QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BẮC NINH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH

Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 10/TTr-STTTT ngày 15/4/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 22/5/2022.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan Ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BẮC NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 441/QĐ-UBND ngày 12/5/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị Truyền hình trực tuyến tỉnh Bắc Ninh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị Truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1.Hội nghị Truyền hình trực tuyến (sau đây viết tắt là HNTHTT): Là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể tương tác với nhau.

2. Hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh: Là hệ thống thông tin sử dụng thiết bị (phần cứng và phần mềm) được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh và thiết bị đầu cuối (VCS) đặt ở các điểm cầu của các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn, cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp.

3. Thiết bị điều khiển trung tâm (MCU): Là thiết bị có chức năng quản lý và xử lý đa điểm; hỗ trợ kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu phụ nhằm thiết lập hệ thống HNTHTT. Máy chủ trung tâm được lắp, cài đặt và quản lý tại Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh - Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh.

4. Điểm cầu: Là nơi đặt thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình trực tuyến cùng các thiết bị ngoại vi như thiết bị xuất hình ảnh (màn hình chiếu, ti vi), thiết bị xuất âm thanh (loa), thiết bị thu hình ảnh (camera), thiết bị thu âm thanh (micro) để có thể tham gia vào cuộc họp do thiết bị điều khiển trung tâm vận hành.

5. Điểm cầu chính: Là điểm cầu chủ trì của cuộc họp Hội nghị Truyền hình trực tuyến. Điểm cầu chính thực hiện việc điều khiển kết nối các điểm cầu phụ tương tác và tham gia vào hệ thống HNTTTT.

6. Điểm cầu phụ: Là các điểm cầu kết nối với điểm cầu chính, thiết bị điều khiển trung tâm thông qua các thiết bị đầu cuối.

7. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường truyền để phục vụ tốt HNTHTT.

8. Đơn vị chủ trì: Là đơn vị điều hành hệ thống HNTHTT tại điểm cầu chính.

9. Đơn vị sử dụng: Là Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia hội nghị THTT tại các điểm cầu phụ.

10. Cơ quan chịu trách nhiệm quản lý hệ thống HNTHTT: Là Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh.

11. Đơn vị vận hành hệ thống: Là Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh (đơn vị bảo đảm kỹ thuật truyền dẫn, kết nối, điều khiển, xử lý các vấn đề liên quan đến hệ thống HNTTTT).

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KẾT NỐI VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 4. Các trường hợp tổ chức HNTHTT

HNTHTT được tổ chức khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, ban ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) tổ chức các hội nghị, các buổi làm việc, các cuộc họp, tập huấn, giao ban (gọi tắt là các cuộc họp).

Điều 5. Mục đích của việc sử dụng Hệ thống HNTHTT

1. Hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh được triển khai, sử dụng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trung ương, tỉnh, quận, huyện, thành phố khi có yêu cầu của các cơ quan bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác và tiết kiệm chi phí, thời gian góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính của tỉnh.

2. Hệ thống HNTHTT được sử dụng vào việc tổ chức các cuộc họp:

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh với Giám đốc các Sở, ban, ngành và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố với Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

d) Chuyển tiếp các cuộc họp HNTHTT do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Bắc Ninh là điểm cầu phụ.

e) Đơn vị tổ chức cuộc họp với các cơ quan, đơn vị và các cá nhân có liên quan.

Điều 6. Các yêu cầu cơ bản của HNTHTT

Phòng họp Hội nghị truyền hình trực tuyến phải đảm bảo các yêu cầu:

1. Đảm bảo ổn định, thông suốt về đường truyền trong quá trình diễn ra cuộc họp HNTHTT.

2.Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, đường truyền, nguồn điện và các trang thiết bị khác theo yêu cầu và tính chất của từng cuộc họp cụ thể.

3. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh được lắp đặt phù hợp bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng.

4. Số lượng ghế ngồi phù hợp với số lượng người tham dự hội nghị ở từng điểm cầu.

5. Thiết bị của hệ thống HNTHTT cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp HNTHTT.

6. Không tự ý di chuyển, thay đổi, cài đặt các thông số liên quan đến thiết bị của hệ thống HNTTTT khi chưa được phép của đơn vị quản lý, vận hành cho phép. Nếu đơn vị có điểm cầu HNTTTT thay đổi vị trí phòng họp thì cần thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông và đơn vị cung cấp đường truyền số liệu chuyên dùng biết để thực hiện thay đổi, dịch chuyển đường chuyền.

7. Phòng họp tại các điểm cầu tham gia họp trực tuyến phải thống nhất về kích cỡ hình ảnh, mầu nền, mầu chữ của phông nền.

Điều 7. Nguyên tắc sử dụng HNTHTT

1. Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng đúng mục đích, yêu cầu được quy định tại Điều 5 và Điều 6 của Quy chế này. Trước khi tổ chức HNTHTT, các cơ quan, đơn vị chủ trì thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông biết để đảm bảo điều kiện kỹ thuật HNTHTT.

2. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Tư liệu, tài liệu hội nghị được lưu tại cơ quan chủ trì và được thống nhất đưa vào quản lý, cung cấp cho các cơ quan khác có nhu cầu.

4. Có sổ nhật ký để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật tại các phiên họp HNTHTT, hồ sơ ký xác nhận và lưu giữ làm tư liệu để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống họp HNTHTT của tỉnh.

5. Cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng thành thạo hệ thống HNTHTT.

Điều 8. Quản lý hệ thống HNTHTT

1. Các cơ quan, đơn vị được bố trí lắp đặt hệ thống HNTHTT chịu trách nhiệm quản lý hệ thống HNTHTT đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại Điều 7 Quy chế này.

2. Các thiết bị của hệ thống HNTHTT là tài sản của Nhà nước. Tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng để hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

Điều 9. Đăng ký và thông báo tổ chức HNTHTT

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng Văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho HNTHTT.

2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (chỉ đạo phòng chống dịch, lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn…) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Cơ quan chủ trì thông báo nêu rõ các điểm cầu phụ (các cơ quan, đơn vị dự họp); văn bản thông báo nêu rõ các nội dung sau: Tên cơ quan chủ trì HNTHTT (điểm cầu chính); số lượng, tên cơ quan thành phần dự họp (điểm cầu phụ); thời gian họp chính thức; thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT.

4. Trường hợp đột xuất, khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, theo chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, cơ quan chủ trì chủ động điện thoại thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

5. Điểm cầu chính và các điểm cầu phụ phân công cán bộ công chức, viên chức phụ trách chính nội dung của cuộc họp cùng cán bộ kỹ thuật điều khiển thiết bị hệ thống HNTHTT trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

6. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp,không thể tổ chức được cuộc họp như thời gian đã thông báo, cơ quan chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản đến các điểm cầu về việc thay đổi thời gian tổ chức cuộc họp chính thức.

Điều 10. Quy trình tổ chức và vận hành hệ thống HNTHTT

1. Đối với các phiên họp do UBND tỉnh chủ trì. (Chi tiết theo phụ lục 01)

1.1. Sở Thông tin và Truyền thông thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của thiết bị điều khiển trung tâm trước khi diễn ra cuộc cuộc họp.

1.2. Các điểm cầu chính và điểm cầu phụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Doanh nghiệp cung cấp kết nối mạng Truyền số liệu chuyên dùng (TSLCD) để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật kết nối trước cuộc họp.

1.3. Đơn vị vận hành:

a) Chủ động triển khai lắp đặt thiết bị thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật trước khi diễn ra hội nghị, tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước 02 giờ làm việc.

b) Cán bộ phụ trách kỹ thuật của các điểm cầu kiểm tra hệ thống, nguồn điện, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu và thường xuyên báo cáo với nhóm tương tác (nếu có) qua ứng dụng.

c) Thời gian kết nối và vận hành hệ thống:

Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị hệ thống HNTHTT tại điểm cầu chính, vận hành thử hệ thống trước khi HNTHTT chính thức; điểm cầu chính kết nối thử hệ thống với điểm cầu cấp huyện; điểm cầu cấp xã thuộc huyện (tổ chức kiểm tra các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh) trước 01 ngày làm việc;

2. Đối với các phiên họp do các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố chủ trì: (Chi tiết theo phụ lục 02)

Cơ quan chủ trì có trách nhiệm phân công tổ vận hành chủ động vận hành thử và vận hành chính thức hệ thống HNTHTT; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Doanh nghiệp cung cấp kết nối mạng TSLCD để được hỗ trợ kỹ thuật trước khi HNTHTT chính thức 01 ngày làm việc.

3. Điều khiển, vận hành hệ thống trong HNTHTT

a) Tại điểm cầu chính, cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp trong thời gian họp. Cán bộ vận hành hệ thống phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông và cán bộ vận hành tại các điểm cầu phụ khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian diễn ra cuộc họp.

b) Tại các điểm cầu phụ, cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT điều khiển camera, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp. Trong trường hợp có sự cố xảy ra như mất kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh chưa tốt, phải thông báo ngay đến cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính để kịp thời phối hợp xử lý.

4. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính và các điểm cầu phụ kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống HNTHTT.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan chủ trì cuộc họp

1. Chịu trách nhiệm chủ trì trong suốt quá trình từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, các công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc cuộc họp trực tuyến.

2. Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu phụ trong quá trình vận hành thử và trong cuộc họp chính thức diễn ra.

3. Phân công cán bộ kỹ thuật chủ trì, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông, Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mạng TSLCD và các điểm cầu phụ thực hiện công tác vận hành thử hệ thống HNTHTT và trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến chính thức.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tiếp nhận đăng ký và thông báo của cơ quan chủ trì HNTHTT; hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức các cuộc HNTHTT; phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu tổ chức các cuộc họp áp dụng hình thức HNTHTT của Chủ tịch UBND tỉnh với Giám đốc các Sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống HNTHTT thực hiện theo Quy chế này.

2. Hằng năm rà soát, xây dựng các kế hoạch:

a) Xây dựng kinh phí bảo đảm các nhiệm vụ triển khai, duy trì các phiên họp trực tuyến Nội tỉnh theo quy định.

b) Đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

c) Đào tạo cán bộ kỹ thuật bảo đảm việc vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, khai thác hệ thống HNTHTT khi có sự thay đổi nhân sự phụ trách.

d) Quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống HNTHTT.

e) Kiểm tra định kỳ hệ thống HNTHTT để kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố bảo đảm hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu sử dụng.

Điều 13. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Ninh

Là đơn vị trực tiếp quản lý, hỗ trợ, vận hành hệ thống HNTHTT tỉnh Bắc Ninh, thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Quản lý, vận hành kỹ thuật thiết bị MCU của hệ thống HNTHTT đặt tại Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh tỉnh Bắc Ninh; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng thiết bị HNTHTT theo quy định của nhà nước;

b) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đảm bảo kỹ thuật HNTHTT an toàn, chất lượng, hiệu quả; theo dõi, đánh giá, nhận xét quá trình kết nối trực tuyến giữa các điểm cầu, kịp thời đề xuất những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc;

c) Có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước và trong cuộc họp HNTHTT; thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo kết nối với các điểm cầu, cử cán bộ kỹ thuật túc trực xử lý sự cố kỹ thuật.

Điều 14. Trách nhiệm của Doanh nghiệp cung cấp kết nối mạng TSLCD

1. Cung cấp, duy trì mạng truyền số liệu chuyên dùng bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền phục vụ vận hành hệ thống HNTHTT, sẵn sàng phương án dự phòng, đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và ổn định.

2. Phân công cán bộ kỹ thuật phối hợp với cán bộ kỹ thuật các điểm cầu,thường trực xử lý sự cố về đường truyền số liệu chuyên dùng trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT chuẩn bị cuộc họp và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp trực tuyến chính thức.

3. Bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hàng năm cân đối, tham mưu UBND tỉnh về kinh phí theo quy định để đảm bảo hoạt động của HNTHTT cho các nội dung sau:

1. Đầu tư, nâng cấp, sửa chữa, thay thế, mở rộng các thiết bị dùng chung của hệ thống HNTHTT theo đề xuất của Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Kinh phí quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị dùng chung của hệ thống HNTHTT tại Trung tâm Dữ liệu thành phố thông minh.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống HNTHTT của đơn vị mình có hiệu quả; bảo đảm địa điểm, hạ tầng kỹ thuật và chủ động tổ chức HNTHTT tại điểm cầu của địa phương, cơ quan, đơn vị.

2. Quản lý, sử dụng hệ thống HNTHTT đúng mục đích, an toàn theo quy định tại các Điều 6 của Quy chế này.

3. Kịp thời thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện các sự cố về thiết bị, đường truyền để xử lý đảm bảo hệ thống HNTHTT luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành. Thành lập Tổ quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT; gửi danh sách cán bộ đầu mối (hoặc có sự thay đổi) về Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị có hệ thống HNTHTT có trách nhiệm quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị. Hàng năm, báo cáo tình hình quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT trước ngày 30 tháng 11 gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.

5. Hàng năm các đơn vị lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế thiết bị hỏng, trang thiết bị hệ thống HNTHTT đã được giao của đơn vị mình trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện việc đầu tư, mua sắm theo quy định.

6. Với phiên họp HNTHTT mà cơ quan, đơn vị là chủ trì thì có trách nhiệm sau:

a) Chịu trách nhiệm chủ trì trong quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc HNTHTT;

b) Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu phụ trong quá trình vận hành thử nghiệm và trong cuộc họp chính thức; phân công cán bộ chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu phụ thực hiện công tác vận hành hệ thống trước và trong suốt thời gian diễn ra HNTHTT;

c) Các cuộc họp của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cấp huyện, cấp xã, cơ quan chủ trì (hoặc cơ quan được phân công tổ chức) có trách nhiệm gửi thông báo đến các cơ quan liên quan bảo đảm về đường truyền, nguồn điện và cử cán bộ trực tại điểm cầu chính để xử lý kịp thời khi có sự cố.

Điều 17. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đánh giá việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến để có hình thức khen thưởng phù hợp đối với những cá nhân, tổ chức có liên quan.

2. Đối với các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật hiện hành.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

Điều 19. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh. Các cơ quan, đơn vị báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông) để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, bổ sung Quy chế cho phù hợp với thực tiễn./.

PHỤ LỤC 01:

QUY TRÌNH TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT DO UBND TỈNH CHỦ TRÌ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 441/QĐ-UBND ngày 12/5/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh)

1. Đối với các phiên họp có kế hoạch của UBND tỉnh.

1.1. Lưu đồ khung:

1.2 Diễn giải lưu đồ:

2. Đối với các phiên họp đột xuất của UBND tỉnh

2.1. Lưu đồ khung:

2.2 Diễn giải lưu đồ:

PHỤ LỤC 02:

QUY TRÌNH TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT DO CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ CHỦ TRÌ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 441/QĐ-UBND ngày 12/5/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh)

1. Đối với phiên họp của các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố

1.1. Lưu đồ khung:

1.2. Diễn giải lưu đồ:

PHỤ LỤC 03:

DANH SÁCH CÁC ĐIỂM CẦU KẾT NỐI HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BẮC NINH
(Tính đến ngày …. Tháng …… năm 2022)
(Ban hành kèm theo Quyết định số 441/QĐ-UBND ngày 12/5/2022 của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh)