ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 50/TTr-VPUBND ngày 28/02/2023.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH HƯNG YÊN
(Kèm theo Quyết định số 475/QĐ-UBND ngày 28 tháng 02 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn tỉnh Hưng Yên (gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp trực tuyến: Là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc qua mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa mà ở đó họ có thể nghe nói nhìn thấy nhau như đang ở chung phòng họp.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên: Là hệ thống thông tin phục vụ họp trực tuyến cho các cơ quan, đơn vị, sử dụng hệ thống Trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU); kết nối đến các điểm cầu qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh (Mạng TSLCD cấp 2). Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên được triển khai đến 03 cấp chính quyền (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã), cụ thể:

a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh và các sở, ban, ngành.

b) Cấp huyện: Các điểm cầu tại UBND các huyện, thị xã, thành phố.

c) Cấp xã: Các điểm cầu tại UBND các xã, phường, thị trấn.

3. Hệ thống Trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU-Multipoint Control Unit): Là hệ thống kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin để thiết lập các phiên họp trực tuyến; truyền tải hình ảnh, âm thanh, cho phép các điểm cầu tương tác. Hệ thống MCU do Văn phòng UBND tỉnh quản lý, vận hành tập trung và đặt tại trụ sở Văn phòng UBND tỉnh.

4. Thiết bị đầu cuối: Là thiết bị họp trực tuyến chuyên dụng (VCS-Video Conferencing System) hoặc thiết bị cá nhân (máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh...) và các thiết bị ngoại vi khác phục vụ họp trực tuyến.

5. Điểm cầu: Là nơi lắp đặt các thiết bị đầu cuối.

6. Điểm cầu chủ trì (điểm cầu chính): Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức phiên họp trực tuyến bố trí; thực hiện việc quản lý, điều hành, điều khiển phiên họp với sự tham gia của các điểm cầu thành phần khác trên Hệ thống Họp trực tuyến của tỉnh.

7. Điểm cầu thành phần (điểm cầu nhánh): Là điểm cầu do cơ quan, đơn vị được mời tham dự Hội nghị trực tuyến, có quyền tham gia và tương tác dưới sự điều hành của điểm cầu chủ trì trên Hệ thống Hội nghị trực tuyến của tỉnh.

8. Trung tâm Thông tin - Hội nghị tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm về kỹ thuật, quản trị, điều phối, vận hành và hỗ trợ khai thác, sử dụng Hệ thống Hội nghị trực tuyến tỉnh.

9. Cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu: Là công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị đầu cuối và điều khiển tương tác theo yêu cầu của điểm cầu chủ trì.

10. Đơn vị cung cấp dịch vụ kênh truyền số liệu chuyên dùng: Là đơn vị bảo đảm kỹ thuật truyền dẫn, kết nối, chất lượng mạng truyền số liệu chuyên dùng.

11. Đơn vị hỗ trợ cơ sở: Là đơn vị phân công, bố trí nhân lực hỗ trợ trực tiếp cán bộ quản lý, vận hành tại các điểm cầu trước, trong và sau khi phiên họp trực tuyến kết thúc.

12. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan, đơn vị, địa phương và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ phiên họp trực tuyến.

Điều 3. Mục đích

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên được sử dụng để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành từ Chính phủ đến cấp xã trực thuộc tỉnh theo quy định tại Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã (Viết tắt là Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT) và công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành từ cấp tỉnh đến các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh.

2. Hình thức họp trực tuyến được áp dụng cho các loại hình họp theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước (Viết tắt là Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg) và loại hình họp khác đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

1. UBND tỉnh Hưng yên thống nhất quản lý Hệ thống Hội nghị trực tuyến tỉnh Hưng Yên theo hình thức tập trung.

2. Việc khai thác, sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh cần thực hiện theo đúng mục đích, quy định, chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tỉnh bằng hình thức trực tuyến; bảo vệ bí mật và đảm bảo an toàn, an ninh thông tin theo đúng quy định của pháp luật.

3. Tài liệu, tư liệu điện tử của phiên họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị là điểm cầu chủ trì lưu trữ và cung cấp cho các cơ quan, đơn vị khác khai thác khi có nhu cầu.

4. Tài khoản quản trị cấp cao nhất của Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Hưng Yên do Văn phòng UBND tỉnh quản lý; thực hiện phân quyền quản trị cho các điểm cầu để tổ chức các phiên họp trực tuyến trên Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh.

5. Các cơ quan, đơn vị được giao thiết bị đầu cuối (VSC) có trách nhiệm sử dụng, quản lý tài sản theo đúng quy định của pháp luật.

6. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý, vận hành và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khác khai thác, sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh.

Điều 5. Các yêu cầu của điểm cầu họp trực tuyến

1. Kết nối với đường truyền mạng số liệu chuyên dùng của tỉnh để phục vụ các hội nghị trực tuyến.

2. Sử dụng các thiết bị đầu cuối đáp ứng với các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành (Quyết định số 157/QĐ-BTTTT ngày 28/01/2022 của Bộ Trưởng bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Bộ tiêu chí yêu cầu kỹ thuật tối thiểu nền tảng Họp trực tuyến); Quyết định số 63/2021/QĐ-UBND ngày 20 tháng 9 năm 2021 của UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II trên địa bàn tỉnh Hưng Yên (Viết tắt là Quyết định số 63/2021/QĐ-UBND); đảm bảo tương thích với các thiết bị thuộc Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh.

3. Lắp đặt màn hình, máy chiếu và bố trí chỗ ngồi phù hợp để đại biểu tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất. Lắp đặt hệ thống âm thanh bảo đảm các vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

4. Thiết bị của Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất; đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy.

5. Đảm bảo nguồn điện áp ổn định cho phòng họp và thiết bị phục vụ hội nghị trực tuyến; có nguồn điện dự phòng.

6. Không thay đổi, cài đặt lại các thông số kỹ thuật liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh.

7. Quản lý chặt chẽ thiết bị đầu cuối (VCS), tài khoản quản trị đã được phân quyền do Văn phòng UBND tỉnh cấp phát để điều khiển phiên họp trực tuyến trên Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh.

Điều 6. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ được quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Quyết định số 63/2021/QĐ-UBND.

2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm về bảo đảm an toàn, an ninh thông tin đối với Hệ thống Trung tâm điều khiển họp trực tuyến MCU và thiết bị đầu cuối đặt tại trụ sở UBND tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm về đảm bảo chất lượng và an ninh, an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng tỉnh.

4. Các cơ quan, đơn vị liên quan:

a) Nghiêm túc tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng Hệ thống Hội nghị trực tuyến tỉnh.

b) Tuân thủ tuyệt đối kịch bản của phiên họp trực tuyến và điều hành từ điểm cầu chủ trì.

Điều 7. Điều kiện phân quyền điều khiển Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Đối tượng được phân quyền điều khiển Hệ thống là điểm cầu các sở, ban, ngành, điểm cầu cấp huyện nằm trong Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh.

2. Đảm bảo đầy đủ yêu cầu về trang thiết bị gồm 01 bộ máy tính hoặc laptop (để điều khiển hội nghị) có kết nối với mạng truyền số liệu chuyên dùng tỉnh.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN

Điều 8. Đăng ký sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Các cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh chủ trì: Văn phòng UBND tỉnh thông báo thời gian, địa điểm, thành phần điểm cầu trước 03 ngày để đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ.

2. Các cuộc họp do các cơ quan, đơn vị khác chủ trì: Thực hiện đăng ký họp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống trước 03 ngày để sắp xếp, bố trí và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cho phiên họp trực tuyến.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...) áp dụng họp trực tuyến: Cơ quan, đơn vị chủ trì chủ động thông báo qua điện thoại cho các điểm cầu và đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống để sắp xếp, bố trí ưu tiên chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cho phiên họp trực tuyến.

4. Kinh phí thực hiện các cuộc họp thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có văn bản đăng ký tổ chức họp qua Hệ thống Hội nghị trực tuyến với Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất 03 ngày làm việc với những cuộc họp thông thường; đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp chậm nhất trước 03 giờ với các nội dung thông tin:

a) Tên cơ quan chủ trì cuộc họp (điểm cầu chính);

b) Số lượng, tên các cơ quan, đơn vị được mời họp (điểm cầu thành phần);

c) Thời gian họp chính thức;

d) Thời gian tổ chức vận hành thử;

đ) Thông tin đầu mối liên hệ (họ và tên, số điện thoại);

e) Các hỗ trợ kỹ thuật khác (nếu có): trình chiếu slide, video...

2. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính có trách nhiệm thông báo, liên hệ, phối hợp với các cơ quan, đơn vị tham dự hội nghị (điểm cầu thành phần) để tổ chức vận hành thử trước thời gian họp chính thức.

3. Các cơ quan, đơn vị là điểm cầu thành phần chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao vận hành hệ thống có mặt đúng giờ theo thông báo của cơ quan, đơn vị chủ trì hội nghị và thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị đầu cuối;

b) Kết nối với Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến;

c) Đảm bảo nguồn điện và điện dự phòng;

d) Đảm bảo hoạt động các thiết bị âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại các phòng tổ chức hội nghị trực tuyến;

đ) Kịp thời phản ánh sự cố kỹ thuật của về đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống để có giải pháp khắc phục.

Điều 10. Vận hành, điều khiển hệ thống trong phiên họp trực tuyến

1. Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống: Phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển hệ thống MCU trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp cán bộ kỹ thuật cơ quan quản lý, vận hành mạng truyền số liệu chuyên dùng tỉnh và cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính, điểm cầu thành phần khắc phục sự cố (nếu có) trong quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ kênh truyền số liệu chuyên dùng: Phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành, giám sát, kịp thời khắc phục sự cố hạ tầng đường truyền số liệu chuyên dùng phân hệ Hội nghị truyền hình trực tuyến, đảm bảo hoạt động thông suốt và ổn định trong suốt quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

3. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính:

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chính trực tiếp điều khiển kỹ thuật xuyên suốt phiên họp trực tuyến theo kịch bản phiên họp;

b) Tiếp nhận phản ánh, thông tin từ các điểm cầu thành phần để kịp thời điều khiển, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh diễn ra trong phiên họp và thông tin đăng ký phát biểu các điểm cầu thành phần;

c) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật vận hành Hệ thống sự cố kỹ thuật trong trường hợp phải can thiệp vượt quyền điều khiển, vận hành đã được phân cấp; thông báo các sự cố về chất lượng dịch vụ, đường truyền suy giảm, gián đoạn tại các điểm cầu thành phần để được hỗ trợ, xử lý.

4. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu thành phần:

a) Phân công cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu thành phần điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng tại điểm cầu trong suốt quá trình phiên họp trực tuyến diễn ra;

b) Cung cấp thông tin thành phần tham dự cho điểm cầu chủ trì phiên họp trực tuyến; thực hiện đăng ký phát biểu với điểm cầu chủ trì (nếu có);

c) Phối hợp cán bộ quản lý, vận hành hệ thống; cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu chủ trì khi phát sinh lỗi kết nối đường truyền để được hỗ trợ; kịp thời báo cáo sự cố gián đoạn việc tham dự phiên họp của điểm cầu trong trường hợp không kịp khắc phục vụ sự cố kỹ thuật.

Điều 11. Kết thúc phiên họp trực tuyến

Cán bộ kỹ thuật điều khiển, vận hành Hệ thống và các cán bộ kỹ thuật điều khiển, vận hành điểm cầu tham dự phiên họp trực tuyến kiểm tra, tắt thiết bị đầu cuối và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG

Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Chủ trì, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh theo quy định của Quy chế này.

2. Chỉ đạo, quản lý đơn vị vận hành kỹ thuật Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (Trung tâm Thông tin - Hội nghị tỉnh) đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ:

a) Quản trị, vận hành kỹ thuật Hệ thống trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU) đặt tại trụ sở UBND tỉnh; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị trong quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh;

b) Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp lịch các phiên họp trực tuyến đến các cơ quan, đơn vị; lưu trữ tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến đảm bảo đúng theo quy định;

c) Quản lý, thống kê tình hình ứng dụng họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng trên Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh để báo cáo khi có yêu cầu;

d) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông; VNPT Hưng Yên, Viettel Hưng Yên để tổ chức các phiên họp trực tuyến đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu.

4. Thực hiện rà soát, xây dựng kế hoạch hàng năm:

a) Đầu tư, nâng cấp, mở rộng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh, thiết bị đầu cuối phục vụ họp trực tuyến tại trụ sở UBND tỉnh;

b) Tổ chức các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Tổ chức đào tạo, tập huấn kỹ năng vận hành, điều khiển phiên họp trực tuyến cho cán bộ kỹ thuật các điểm cầu;

d) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng: Hệ thống MCU; các thiết bị đầu cuối tại trụ sở UBND tỉnh theo quy định;

đ) Tổng hợp, rà soát, cập nhật danh sách đầu mối cán bộ được phân công quản lý, vận hành điểm cầu của các cơ quan, đơn vị;

e) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra các điều kiện, tiêu chuẩn và công tác đảm bảo an ninh, an toàn thông tin trong quản lý, vận hành Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tại các cơ quan, đơn vị.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành hạ tầng mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh quy định tại Quyết định số 63/2021/QĐ-UBND.

2. Phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành, giám sát, kịp thời khắc phục sự cố hạ tầng mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh; đảm bảo hoạt động thông suốt và ổn định trong suốt quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

3. Tổ chức thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.

4. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh đôn đốc, giám sát các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trên Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh khi kết nối qua mạng truyền số liệu chuyên dùng tỉnh.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hằng năm phối hợp với các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí và hướng dẫn để thực hiện nhiệm vụ theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương

1. Bảo đảm thực hiện đúng trách nhiệm, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trong khai thác, sử dụng Hệ thống, Hội nghị truyền hình trực tuyến được quy định tại Quy chế này.

2. Tăng cường, đẩy mạnh khai thác, sử dụng hình thức họp trực tuyến đối với các loại hình họp quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg.

3. Phân công cán bộ tham gia quản lý, vận hành tại điểm cầu gồm: 01 Lãnh đạo Văn phòng (hoặc tương đương), 01 cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu để phối hợp trong vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo về Văn phòng UBND tỉnh để có kế hoạch đào tạo, vận hành và sử dụng hệ thống.

4. Hàng năm lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và mua sắm/thuê thiết bị đầu cuối (nếu có) để đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến tại điểm cầu và trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ tổ chức họp trực tuyến đúng theo quy định pháp luật.

5. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đánh giá các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới, thuê hoặc sửa chữa, nâng cấp trước khi đưa vào khai thác, sử dụng.

6. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí để vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hoặc thay thế thiết bị họp trực tuyến nếu thiết bị họp bị hư hỏng theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp Viễn thông

a) Viettel Hưng Yên (đơn vị hỗ trợ cơ sở): Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ hỗ trợ ở điểm cầu để xử lý các sự cố phát sinh trong thời gian vận hành thử và vận hành chính thức khi cần thiết, đánh giá chất lượng âm thanh, hình ảnh sau mỗi phiên họp; xây dựng phương án cung cấp dịch vụ kênh truyền số liệu chuyên dùng trên địa bàn tỉnh (hệ thống kênh truyền dự phòng để nâng cao chất lượng và mở rộng khả năng kết nối của mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước).

b) VNPT Hưng Yên (đơn vị cung cấp dịch vụ kênh truyền số liệu chuyên dùng):

- Cung cấp đường truyền bảo đảm yêu cầu băng thông đúng theo cam kết đáp ứng yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật cho Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh.

- Thực hiện rà soát, kiểm tra, đánh giá, nâng cấp, bảo trì đường truyền mạng số liệu chuyên dùng; thông báo cho các cơ quan chủ trì thuê dịch vụ, cơ quan sử dụng dịch vụ và đơn vị tham gia Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi có thay đổi.

- Phối hợp với cán bộ kỹ thuật quản lý, vận hành hệ thống; cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu; cán bộ hỗ trợ cơ sở trong việc thiết lập các thông số thiết bị đầu cuối (router) của kênh truyền và xử lý các sự cố xảy ra (nếu có).

c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

d) Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống hỗ trợ, xử lý các sự cố kỹ thuật thiết bị đầu cuối của kênh truyền; báo cáo các sự cố về truyền dẫn;

2. Công ty Điện lực Hưng Yên

a) Chịu trách nhiệm về nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trong suốt thời gian hội nghị.

b) Có trách nhiệm thông báo cho Chi nhánh điện các huyện, thị xã, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trong suốt thời gian hội nghị.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Điều khoản thi hành

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

2. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này; báo cáo UBND tỉnh.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp; báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.