QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH LÂM ĐỒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10/12/2003;

Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005;

Căn cứ vào Quyết định số 124/2002/QĐ-UB ngày 13/9/2002 của UBND tỉnh Lâm Đồng về việc phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2001-2005;

Căn cứ Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về việc quy định sử dụng hệ thống thư tín điện tử;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Lâm Đồng tại Tờ trình số: 206/TTr-VP, ngày 26 tháng 4 năm 2005 về việc ban hành Quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Bảo Lộc, thành phố Đà Lạt và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 87/2005/QĐ-UB ngày 29 tháng 4 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng là thành phần của Hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Lâm Đồng thuộc Hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.

Hệ thống thư tín điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng theo Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112), là công cụ nhằm hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý việc khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Trung tâm Tin học trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

Điều 3. Qui định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị (gọi tắt là các đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức tham gia sử dụng và khai thác Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

Chương 2.

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH LÂM ĐỒNG

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm Trung tâm Tích hợp Dữ liệu, mạng LAN thành phần tại các đơn vị.

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng có dạng: tên_sd@lamdong.gov.vn. Trong đó: lamdong.gov.vn là tên miền (Domain); tên_sd là ký hiệu tên hộp thư điện tử. Tên hộp thư điện tử phải là tên duy nhất trong Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Hộp thư điện tử được chia thành các loại:

- Hộp thư điện tử của cá nhân: là hộp thư điện tử được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh hiện đang công tác.

- Hộp thư điện tử của đơn vị: là hộp thư điện tử được cấp cho từng đơn vị (còn gọi là hộp thư điện tử công) được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều Hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương 3.

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH LÂM ĐỒNG

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của tỉnh.

- Quản trị mạng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin cập nhật về thay đổi thông tin của mỗi cán bộ công chức trong tỉnh cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để cập nhật kịp thời vào danh bạ điện tử của tỉnh.

3. Các đơn vị hành chính trong tỉnh phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá nhân, tổ chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ điện tử của tỉnh.

4. Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:

4.1. Quản trị hệ thống danh bạ điện tử tỉnh Lâm Đồng, thông tin về danh bạ thư điện tử trong tỉnh.

4.2. Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lâm Đồng địa chỉ thư tín điện tử và mật ngữ sử dụng, khai thác thư điện tử khi được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu.

4.3. Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng hoạt động thông suốt, liên tục.

4.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lâm Đồng.

4.5. Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

4.6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

4.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.

4.8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lâm Đồng khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng.

4.9. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng để trình lãnh đạo tỉnh Lâm Đồng phê duyệt.

Điều 6. Cung cấp và quản lý thư điện tử.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh Lâm Đồng, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh Lâm Đồng.

1. Đối với trường hợp công chức mới làm việc trong tỉnh Lâm Đồng: Trung tâm Tin học căn cứ vào quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, công chức mới của cơ quan có thẩm quyền và ý kiến của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ, công chức đó tham gia hệ thống thông tin điện tử.

2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác: Trung tâm Tin học căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh nhằm bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh Lâm Đồng.

3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh Lâm Đồng hoặc về hưu: Trung tâm Tin học căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và chấm dứt hoạt động hộp thư của cán bộ này ra trong hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.

Các cán bộ, công chức thuộc tỉnh Lâm Đồng được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Hàng ngày phải mở hộp thư điện tử của mình để nhận thư mới, thông tin mới và xử lý thông tin, thực hiện kịp thời.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư tín, chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật ngữ, hoặc để lộ mật ngữ sử dụng hộp thư điện tử trong Hệ thống thư tín điện tử cho người khác. Bảo vệ mật ngữ sử dụng hộp thư điện tử của mình. Trường hợp mật ngữ bị lộ hoặc quên mật ngữ phải báo cáo ngay cho thủ trưởng cơ quan, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Trung tâm Tin học) bằng văn bản để được thay đổi mật khẩu.

6. Không sử dụng Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Lâm Đồng để gửi, nhận nội dung thông tin trái với quy định tại điều 1 của Quy định này. Không phát tán thư rác, không được tạo và phát tán virus tin học thông qua hộp thư điện tử của mình lên mạng tin học diện rộng.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cáo cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Trung tâm Tin học) để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử đơn vị.

Hộp thư điện tử của đơn vị là loại hộp thư điện tử đặc biệt dành để đơn vị hành chính trao đổi công tác của đơn vị.

Hộp thư điện tử của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một số người trong đơn vị sử dụng.

Khi thay đổi Thủ Trưởng đơn vị thì phải bàn giao hộp thư điện tử, mật ngữ và toàn bộ nội dung dữ liệu trong hộp thư điện tử của đơn vị cho Thủ Trưởng đơn vị mới.

Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng đơn vị.

Điều 9. Các đơn vị hành chính không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng;

Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân của các hệ thống thư tín điện tử miễn phí khác để trao đổi công việc với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Lâm Đồng, Hệ thống thư tín điện tử của Chính phủ;

Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định trên trong đơn vị mình.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 11. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.