QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH VĨNH LONG

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin, ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số: 63/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công nghệ thông tin;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc quản lý và sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long (http://mail.vinhlong.gov.vn).

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các cấp thực hiện Quyết định này.

Quyết định này thay thế Quyết định số: 3088/2005/QĐ-UBND, ngày 30/12/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long. Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và được đăng công báo cấp tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 20 /2010/QĐ-UBND, ngày 29/7/2010 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh.

1. Quy định này xác định về trách nhiệm quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp và cán bộ công chức, viên chức thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh Vĩnh Long.

2. Quy định này được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp có sử dụng ngân sách Nhà nước và cán bộ công chức, viên chức khi tham gia vận hành và khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ.

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

- Tổ chức: là cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận hành và khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh.

- Tập thể: là phòng ban thuộc cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận hành và khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh.

- Cá nhân: là cán bộ công chức, viên chức cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận hành và khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh.

- Hệ thống thư tín điện tử: thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh (có dạng http://mail.vinhlong.gov.vn) là một hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử, trao đổi thông tin điện tử qua mạng máy tính.

- Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh: là danh bạ hộp thư điện tử của tổ chức, tập thể và cá nhân thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

- Hộp thư công: là hộp thư điện tử chung của tổ chức, tập thể

Điều 3. Mục đích và yêu cầu.

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Vĩnh Long được xây dựng theo mục tiêu chương trình tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước của Thủ tướng Chính phủ, là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh và Chính phủ; là công cụ phục vụ cho các tổ chức, tập thể và cá nhân trong tỉnh sử dụng để gửi, nhận, trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử phục vụ công tác chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Sử dụng hệ thống thư tín điện tử trong hoạt động của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm văn bản giấy tờ hành chính, thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg, ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 03/CT-UBND, ngày 10/3/2009 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đẩy mạnh thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản hành chính và trao đổi thông tin qua thư tín điện tử tại các cơ quan Nhà nước.

Điều 4. Quy định về gửi, nhận, trao đổi thông tin qua mạng.

Khuyến khích sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để gửi, nhận, trao đổi thông tin trong hoạt động của tổ chức, tập thể và cá nhân mang tính chất tham khảo, trao đổi nghiệp vụ phục vụ trong giải quyết công việc chuyên môn.

Không sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các văn bản hành chính phục vụ cho quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo thay việc vận hành phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc dùng chung của tỉnh.

Các nội dung thông tin thể hiện trong hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải thống nhất sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Nội dung thông tin được chuyển qua hệ thống thư tín điện tử phải đảm bảo đúng với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và chỉ có giá trị trao đổi thông tin tham khảo. Riêng việc gửi văn bản điện tử qua thư tín điện tử dưới dạng Scanner có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ

Điều 5. Thành phần, quy mô của hệ thống thư tín điện tử.

Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật mạng tin học diện rộng của tỉnh gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng cục bộ (mạng LAN) của các tổ chức, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và mạng WAN của tỉnh; liên kết với mạng tin học diện rộng của Chính phủ (CPNet) và mạng Internet.

Điều 6. Định dạng hộp thư điện tử

Các đối tượng theo quy định tại Điều 1, Chương 1, Quy định này được cấp một (01) tài khoản để sử dụng hộp thư điện tử gồm: hộp thư dành cho tổ chức, tập thể và hộp thư cá nhân.

Địa chỉ hộp thư điện tử được đặt theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1935/QĐ-UBND, ngày 17/8/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về khai báo hộp thư điện tử cho các cơ quan và cán bộ, công chức nhà nước tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh. Địa chỉ hộp thư điện tử được thể hiện theo các dạng cơ bản như sau:

- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho tổ chức có dạng:

têntổchức@vinhlong.gov.vn

Ví dụ: Hộp thư của Sở Tài chính, được khai báo là:

staichinh@vinhlong.gov.vn

- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho tập thể có dạng:

têntậpthể.@vinhlong.gov.vn

Ví dụ: Hộp thư của phòng tiếp dân - Sở Tài chính, được khai báo là:

ptiepdan.staichinh@vinhlong.gov.vn

- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho cá nhân có dạng:

têncánhân⁽¹⁾.@vinhlong.gov.vn

(1) tên cá nhân được viết không dấu. Trong đó: họ, chữ lót viết tắt, lấy chữ cái đầu; tên viết đầy đủ không dấu.

Ví dụ: Hộp thư của ông Nguyễn Văn Tiến thuộc Sở Tài chính:

nvtien.stc@vinhlong.gov.vn

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ

Điều 7. Trách nhiệm chung.

Các tổ chức và cá nhân là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của Uỷ ban nhân dân tỉnh, khi gửi, nhận, trao đổi thông tin bằng thư điện tử phục vụ chuyên môn, công việc, công vụ phải sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Tất cả cán bộ công chức, viên chức của tỉnh phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử được cấp tối thiểu 2 lần/ngày để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các tổ chức, tập thể và cá nhân khác, đồng thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

Thủ trưởng các tổ chức phải ban hành quy chế sử dụng thư điện tử khi tổ chức đã được cấp tài khoản sử dụng, bảo đảm phù hợp với các mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay và sắp tới.

Điều 8. Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong việc quản lý, cung cấp và sử dụng hệ thống thư tín điện tử.

1. Sở Thông tin và Truyền thông.

Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, lưu trữ danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh (tại Trung tâm tích hợp dữ liệu), ký duyệt cho phép đăng nhập mới, sửa đổi, hủy bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử và cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh theo đề nghị của tổ chức và cá nhân là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

Tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý, xây dựng, nâng cấp, duy trì hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư tín điện tử thuộc mạng tin học diện rộng của tỉnh; xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư tín điện tử cho các tổ chức và cá nhân đúng quy trình, đúng mục đích; xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, đảm bảo sự đồng bộ với các hệ thống khác.

2. Thủ trưởng các đơn vị mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh cung cấp thông tin có liên quan đến việc thay đổi hoặc phát sinh mới về tổ chức và cá nhân cho Sở Thông tin và Truyền thông để làm cơ sở điều chỉnh, cập nhật vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh.

- Khi có sự tăng, giảm, thay đổi tên tổ chức, tập thể: trong thời hạn 15 ngày, sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, Thủ trưởng của tổ chức phải có văn bản đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông cấp mới, xóa bỏ hoặc cấp lại hộp thư điện tử cho phù hợp.

- Khi có sự thay đổi, tăng, giảm cán bộ, công chức (bố trí phân công lại, tuyển mới, tiếp nhận chuyển công tác, chuyển công tác đi, nghỉ việc hoặc nghỉ hưu): trong thời hạn 15 ngày, sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, Thủ trưởng của tổ chức phải có văn bản kèm danh sách đăng ký điều chỉnh hộp thư cá nhân cho cán bộ công chức, viên chức ở tổ chức mình quản lý đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông cấp mới, xóa bỏ hoặc cấp lại hộp thư điện tử cá nhân cho phù hợp.

3. Tổ chức và cá nhân sử dụng, khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin điện tử mà tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, gửi, nhận.

Điều 9. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông

1. Thiết lập, lưu trữ và quản trị hệ thống danh bạ thư tín điện tử của tổ chức và cá nhân tham gia hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh. Khai báo, cấp địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng cho tổ chức, cá nhân theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Quản lý quyền truy cập của tổ chức và cá nhân khi tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo quy định và kiểm soát hệ thống thư tín điện tử thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh theo yêu cầu của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Quản trị về kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, đảm bảo cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục 24/24 giờ trong ngày, an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của Nhà nước.

3. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học trên hệ thống mạng và tạo lập chế độ lưu trữ thông tin điện tử cho hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

4. Phối hợp tổ chức hướng dẫn người dùng các thao tác sử dụng thư điện tử như: tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn, dọn dẹp xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn.

5. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức trong các tổ chức thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, đảm bảo đủ kiến thức và kỹ năng khai thác sử dụng hệ thống thư tín điện tử.

6. Căn cứ kế hoạch hàng năm, tham mưu cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, xây dựng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh phê duyệt.

Điều 10. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng.

Cán bộ quản trị mạng tại các cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, thực hiện nhiệm vụ:

1. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học trên hệ thống mạng, đảm bảo an toàn thông tin khi truy cập mạng tại tổ chức.

2. Tổ chức hướng dẫn người dùng các thao tác sử dụng thư điện tử như: tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn, dọn dẹp xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn.

3. Phối hợp với đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh về sử dụng hệ thống thư tín điện tử tại cơ quan, đơn vị.

Điều 11. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân và người được giao sử dụng hộp thư công

Các cá nhân thuộc tổ chức là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh được cấp phát hộp thư điện tử, có trách nhiệm:

1. Quản lý và chịu trách nhiệm về mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử được cấp. Sắp xếp, lưu trữ các thư điện tử có liên quan đến công việc thuộc nhiệm vụ được phân công phụ trách.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin từ hộp thư điện tử khi gửi lên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh hoặc mạng Internet.

3. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín theo quy định Nhà nước. Không truy nhập vào hộp thư riêng của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

4. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư tín điện tử cho cá nhân hoặc tổ chức, tập thể khác biết để truy nhập vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Trường hợp mật khẩu bị lộ thì phải đổi ngay mật khẩu mới, trường hợp mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ quản trị mạng tại tổ chức hoặc đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin biết để khắc phục.

5. Không phát tán các thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích sử dụng của hệ thống thư tín điện tử thông qua hộp thư điện tử của mình.

6. Khi phát hiện có thông tin gây ảnh hưởng xấu đến xã hội, an ninh, quốc phòng người sử dụng hộp thư (đối với hộp thư cá nhân), người được gia quản lý hộp thư (đối với hộp thư công) có trách nhiệm báo ngay với thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền để xem xét, xử lý.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo ngay cho cán bộ quản trị mạng tại tổ chức xử lý; nếu không thể khắc phục, cán bộ quản trị mạng tại tổ chức phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa kịp thời.

Điều 12. Quy định về sử dụng hộp thư công của tổ chức, tập thể.

Hộp thư công của tổ chức, tập thể do thủ trưởng phân công cán bộ quản lý, sử dụng, hàng ngày phải thường xuyên kiểm tra để nhận thư chuyển lãnh đạo xử lý hoặc gửi thư đi khi có yêu cầu. Tất cả các thư đi, đến trong hộp thư công của tổ chức, tập thể đều phải được lưu trữ và đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật (nếu có) của thông tin.

Cán bộ, công chức, viên chức khi cần trao đổi thông tin qua hộp thư công của tổ chức, tập thể thì chuyển tập tin điện tử nội dung cần gửi cho cán bộ quản lý hộp thư công thực hiện phát hành thư theo quy định.

Khi có sự thay đổi người quản lý hộp thư công, thủ trưởng phải tổ chức bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ dữ liệu của hộp thư công cho người mới tiếp nhận.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND huyện, thành phố là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, tham gia vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong tổ chức mình các quy định trên.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm Quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 14. Sở Tài Chính căn cứ kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bố trí kinh phí cho việc quản lý, duy trì sử dụng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các tổ chức gửi ý kiến đóng góp về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.