ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân  thành phố tại Tờ trình số 232/VP-TTTT ngày 5/5/2006,

QUYẾT ĐỊNH :

QUY ĐỊNH TẠM THỜI

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ TRÊN HỆ THỐNG MẠNG HPNET CỦA THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1082/2006/QÐ-UBND ngày 19 /5 /2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy định này áp dụng cho các đơn vị hành chính và cán bộ, công chức, viên chức của thành phố Hải Phòng khi được cấp có thẩm quyền cho phép tham gia quản lý và sử dụng Hệ thống thư tín điện tử.

Điều 2. Hệ thống thư tín điện tử thành phố Hải Phòng (gọi tắt là Hệ thống thư tín điện tử) là thành phần của Hệ thống thông tin điện tử của thành phố Hải Phòng; là thành phần cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu thành phố được xây dựng trong Chương trình tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước thành phố Hải Phòng giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112 thành phố) nhằm phục vụ các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã trực thuộc (gọi tắt là các đơn vị hành chính), các cán bộ, công chức, viên chức của thành phố Hải Phòng sử dụng trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử qua mạng tin học diện rộng của thành phố (mạng HPNet) được kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ (CPNet) và mạng Internet, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Điều 3. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của thành phố; Trung tâm Thông tin - Tin học thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố (gọi tắt là Trung tâm Thông tin - Tin học) chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của Hệ thống thông tin điện tử của thành phố.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố gồm : Trung tâm tích hợp dữ liệu, mạng diện rộng của thành phố (HPNet), hệ thống mạng cục bộ (LAN) của các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố.

Hệ thống thư tín điện tử được đặt tên trên Hệ thống mạng HPNet có dạng là xxxx@haiphong.gov.vn và được phân thành hai loại:

+ Hộp thư cá nhân : dành cho cán bộ, công chức, viên chức của thành phố.

+ Hộp thư của đơn vị hành chính: là hộp thư điện tử cấp cho từng đơn vị hành chính căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ giao thức mạng thông tin toàn cầu và tên miền của mạng CPNet.

Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng Hệ thống thư tín điện tử được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại hệ thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu thành phố - gọi là Danh bạ hộp thư điện tử thành phố Hải Phòng (gọi tắt là Danh bạ hộp thư điện tử).

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan đến Hệ thống thư tín điện tử.

5.1. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố.

Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm quản lý Hệ thống thư tín điện tử; cho phép đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử. Cụ thể :

+ Giao cho Trung tâm Thông tin - Tin học có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện việc quản lý kỹ thuật, thực hiện các tác nghiệp quản lý và thiết lập chế độ lưu trữ thông tin, hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác đối với Hệ thống thư tín điện tử.

+ Chỉ đạo Trung tâm Thông tin - Tin học quản trị kỹ thuật đối với Hệ thống thư tín điện tử đảm bảo hoạt động thông suốt, liên tục (24/24), ổn định, an toàn và thực hiện bảo mật thông tin Danh bạ hộp thư điện tử theo chế độ Mật.

+ Tổ chức cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính địa chỉ hộp thư điện tử và mật khẩu để quản lý, sử dụng theo yêu cầu bằng văn bản của lãnh đạo các đơn vị hành chính.

+ Quản lý quyền truy cập của các đơn vị hành chính, các cán bộ, công chức, viên chức khi tham gia Hệ thống thư tín điện tử theo quy định.

+ Hướng dẫn các đơn vị hành chính, các cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng quy trình, đúng mục đích. Xây dựng và thực hiện kế hoạch tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính để khai thác, sử dụng Hệ thống thư tín điện tử.

+ Hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, bảo trì và phát triển Hệ thống thư tín điện tử trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt và tổ chức thực hiện.

5.2. Sở Nội vụ.

Sở Nội vụ có trách nhiệm cung cấp các văn bản về công tác tổ chức của các đơn vị hành chính (các văn bản thành lập mới, sát nhập, giải thể tổ chức, đơn vị...) cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố để phục vụ công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử.

5.3. Các Sở, Ban, ngành, các Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã.

Khi có sự bổ sung, loại bỏ, thay đổi thông tin liên quan công tác tổ chức, cá nhân tham gia Hệ thống thư tín điện tử thì các đơn vị hành chính phải có thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố để phục vụ công tác quản lý Hệ thống thư tín điện tử. Cụ thể áp dụng tại các trường hợp sau :

- Trường hợp thành lập mới, chia tách, sát nhập và giải thể tổ chức : Sau khi có văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền về việc thành lập mới, chia tách, sát nhập và giải thể tổ chức tại các đơn vị hành chính.

- Trường hợp tuyển mới, thay đổi vị trí công tác, hoặc đình chỉ công tác đối với cán bộ, công chức, viên chức : Sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được tuyển mới, thay đổi vị trí công tác, hoặc đình chỉ công tác.

- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác ra ngoài bộ máy quản lý về tổ chức cán bộ của thành phố, hoặc nghỉ hưu, hoặc chết,...:  Sau khi có văn bản của cấp có thẩm quyền về việc cán bộ, công chức, viên chức chuyển ra ngoài bộ máy quản lý, hoặc nghỉ hưu, hoặc chết...

Điều 6. Trung tâm Thông tin - Tin học.

Trung tâm thông tin- tin học Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố giúp  Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau :

6.1. Quản trị Danh bạ hộp thư điện tử.

6.2. Cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị hành chính một hộp thư điện tử và mật khẩu sử dụng theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố.

6.3. Quản lý kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử, kiểm soát, bảo đảm Hệ thống thư tín điện tử hoạt động thông suốt, liên tục 24 giờ trong ngày.

6.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử theo chế độ Mật, quản lý và kiểm soát quyền truy cập đối với Danh bạ hộp thư điện tử.

6.5. Lập kế hoạch và tổ chức tập huấn hướng dẫn các đơn vị hành chính, cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng và xóa bỏ thư rác trên Hệ thống thư tín điện tử.

6.6. Lập kế hoạch xây dựng hệ thống phòng chống Virus tin học cho Hệ thống thư tín điện tử.

6.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin cho Danh bạ hộp thư điện tử.

6.8. Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư tín điện tử, báo cáo Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.

Các cán bộ, công chức, viên chức của thành phố được cấp hộp thư điện tử có trách nhiệm :

7.1. Quản lý và lưu trữ các thông tin trên hộp thư điện tử của mình.

7.2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin từ hộp thư điện tử cá nhân của mình gửi trên mạng.

7.3. Sử dụng Hệ thống thư tín điện tử đúng mục đích; nghiêm cấm sử dụng Hệ thống thư tín điện tử này để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với mục đích được quy định tại Điều 1 quy định này.

7.4. Không được để người khác sử dụng hộp thư điện tử cá nhân dưới bất kỳ lý do nào.

7.5. Không được dùng bất cứ hình thức nào để truy nhập bất hợp pháp vào hộp thư điện tử cá nhân của người khác trên Hệ thống thư tín điện tử.

7.6. Không được cung cấp mật khẩu cho người khác để truy cập vào Hệ thống thông tin điện tử của thành phố dưới bất kỳ hình thức nào. Trường hợp bị lộ mật khẩu của hộp thư điện tử cá nhân thì phải thay đổi mật khẩu ngay; nếu bị mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Thông tin - Tin học để giải quyết.

7.7. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học phát tán Virus tin học, phá hoại Hệ thống thư tín điện tử.

7.8. Khi gặp sự cố trên Hệ thống thư tín điện tử phải thông báo ngay cho Trung tâm Thông tin - Tin học để xử lý kịp thời.

Điều 8. Quản lý, sử dụng hộp thư của đơn vị hành chính.

Hộp thư của đơn vị hành chính là hộp thư dùng cho từng đơn vị hành chính trong thành phố Hải Phòng để trao đổi thông tin liên quan đến công tác hành chính của đơn vị;

Hộp thư của đơn vị hành chính do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền bằng văn bản cho một cá nhân trong đơn vị mình quản lý, sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ thường là cán bộ văn thư của đơn vị). Các thông tin dữ liệu dạng chữ (Text) gửi qua hộp thư điện tử của các đơn vị thống nhất dùng phông chữ Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Khi người được giao quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị phát hiện mật khẩu hộp thư điện tử của đơn vị mình bị lộ thì phải báo cáo ngay lãnh đạo đơn vị biết và đồng thời thông báo ngay cho Trung tâm Thông tin - Tin học để giải quyết.

Khi có sự thay đổi lãnh đạo của đơn vị, thủ trưởng cũ phải bàn giao hộp thư điện tử của đơn vị cùng với mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử của đơn vị cho người thủ trưởng kế nhiệm.

Các thư gửi hoặc nhận từ hộp thư của đơn vị hành chính do thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Tất cả các thư đến, thư đi trong hộp thư đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo được thực hiện truyền, nhận tại hộp thư phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như văn bản hành chính gốc (có chữ ký, đóng dấu và gửi qua đường bưu điện).

Thủ trưởng các đơn vị hành chính chỉ đạo ban hành quy định quản lý, sử dụng và chấp hành thông tin được truyền nhận trên hộp thư điện tử của đơn vị phù hợp với hoạt động của đơn vị và phải coi đó như phương tiện công bố văn bản hành chính của đơn vị; bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử của đơn vị an toàn, kịp thời, chính xác. Khuyến khích các đơn vị trực thuộc trong phạm vi quản lý sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử của đơn vị; các công văn trao đổi qua hộp thư này phải được lưu bản gốc tại văn thư của đơn vị.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9.

Các đơn vị hành chính, các cán bộ công chức, viên chức không sử dụng hệ thống thư điện tử khác không thuộc Hệ thống thư tín điện tử quy định tại Quy chế này để trao đổi công việc hành chính để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin quốc gia

Điều 10. Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố, Trung tâm Thông tin - Tin học và thủ trưởng các đơn vị hành chính tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm quy định này.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 11. Sở Tài chính căn cứ kế hoạch vốn được Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt hàng năm, phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng và vận hành phát triển Hệ thống thư tín điện tử của thành phố.

Điều 12. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị hành chính thông báo kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (qua Trung tâm Thông tin - Tin học) để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định./.