QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, SỰ NGHIỆP TỈNH THANH HÓA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10/12/2003;

- Căn cứ Quyết định số:112/2001/QĐ-TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tưởng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005;

- Căn cứ vào Quyết định số 1711/2002/QĐ-UB ngày 28/5/2002 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Thanh Hóa, giai đoạn 2002-2005;.

- Thực hiện Công văn hướng dẫn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về việc quy định đại chỉ IP và tên miền dùng cho Đề án 112;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa tại Tờ trình số: 88/TTr-VP, ngày 24 tháng 3 năm 2005 về việc xin ban hành Qui định của UBND tỉnh về quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các cơ quan hành chính tỉnh Thanh Hóa;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Qui định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan hành chính trong tỉnh tham gia các hệ thống mạng ThanhHoaNet, CPNet và Internet.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Các ông: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TỈNH THANH HÓA
 (Ban hành kèm theo Quyết định số: 824/2005/QÐ-UB, ngày 28 tháng 3 năm 2005 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Thanh Hóa; là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu được xây dựng trong chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Thanh Hóa, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng UBND tỉnh (ThanhHoaNet), phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 2: Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa; chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Thanh Hóa.

Điều 3: Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và cá nhân được cấp có thẩm quyền cho phép tham gia quản lý, sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa.

Chương II:

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 4: Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng LAN của các Sở, Ban, Ngành; của UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Hộp thư điện tử của các tổ chức, cá nhân trong hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được đặt tên duy nhất có dạng: ten_sd@THANHHOA.GOV.VN (Trong đó: ten_sd: Là tên hộp thư của đơn vị, hộp thư của cá nhân) và được chia làm các loại:

- Hộp thư cá nhân: Dành cho cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh.

- Hộp thư của đơn vị (hộp thư công): Hộp thư của đơn vị được quy định đặt tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112, ngày 13/9/2004 của Ban Điều hành Đề án 112 Chính phủ về quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Mọi tổ chức, cá nhân thuộc các cơ quan hành chính sự nghiệp khi đăng ký sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được lưu trữ địa chỉ thư tín điện tử trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5: Trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa.

1. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm:

- Tổ chức quản lý kỹ thuật, quản lý Danh bạ điện tử thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh; được phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử của tỉnh khi nhận được yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Cụ thể:

+ Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trong tỉnh địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu để quản lý, sử dụng thư điện tử khi nhận được quyết định của các cấp có thẩm quyền;

+ Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, đảm bảo hệ thống thư tín điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục và ổn định;

+ Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo chế độ mật;

+ Quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được phép tham gia;

+ Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, ngăn chặn các thư rác trên hệ thống thư tín điện tử của tỉnh;

+ Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin:

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử đúng quy trình, đúng mục đích. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trong tỉnh về khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa.

- Hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, bảo trì và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện.

2. Các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố:

Khi cần bổ sung, loại bỏ, thay đổi thông tin về tổ chức, cá nhân tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cụ thể:

- Trường hợp thành lập mới, sát nhập, giải thể tổ chức: Sau khi có quyết định thành lập mới, sát nhập, giải thể tổ chức của cấp có thẩm quyền, các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cấp mới hộp thư điện tử của tổ chức (hộp thư công) để tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh.

- Trường hợp tuyển mới, thay đổi vị trí công tác của cán bộ, công chức, viên chức: Sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cấp mới hộp thư điện tử hoặc cập nhật thông tin thay đổi vào danh bạ điện tử.

- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh không còn quyền được tham gia hệ thống thư tín điện tử như: Chuyển công tác ra ngoài tỉnh, nghỉ hưu,…): Sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của công chức đó ra khỏi hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 6: Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân:

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trong tỉnh khi tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Thanh Hóa có trách nhiệm:

1. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

2. Vận hành đúng quy trình khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử đã được hướng dẫn; chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng.

3. Sử dụng hệ thống thư tín điện tử đúng mục đích; Nghiêm cấm sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các quy định tại Điều 1 của Qui định này.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử cho tổ chức, cá nhân không có chức năng. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư đã đăng ký. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cho Quản trị mạng được đổi lại mật khẩu mới.

5. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học trên hệ thống thư tín điện tử tỉnh. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cho Quản trị mạng phối hợp xử lý. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Quản trị mạng để khôi phục, sửa chữa.

Điều 7: Sử dụng hộp thư đơn vị:

1. Hộp thư của đơn vị là hộp thư riêng duy nhất phục vụ trao đổi công tác giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân khác; là phương tiện truyền đạt các quyết định hành chính dưới dạng thư điện tử đến các tổ chức cá nhân trong đơn vị.

2. Hộp thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho một người trong đơn vị sử dụng.

3. Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng và trao đổi thông tin qua hộp thư của đơn vị.

Điều 8: Các cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử riêng. Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng như: yahoo, hotmail,.. để trao đổi công việc trên mạng ThanhHoaNet, CPNet.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào hệ thống thư tín điện tử tỉnh Thanh Hóa có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định trên. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc cần phải điều chỉnh bổ sung, yêu cầu gửi ý kiến về UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) để xem xét, giải quyết./.