CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 13/TTr-STTTT ngày 07/8/2012,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH HÀ GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1951/QĐ-UBND, ngày 27 tháng 9 năm 2012 của UBND tỉnh Hà Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối  tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Hà Giang (sau đây gọi tắt là hệ thống GBĐT).

2. Đối tượng áp dụng:

- Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống GBĐT, Viễn thông Hà Giang, Công ty Điện lực Hà Giang và các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

- Áp dụng đối với các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, chuyên đề....trong và ngoài tỉnh khi tổ chức họp trên hệ thống GBĐT của tỉnh (gọi tắt là họp giao ban).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp: đơn vị đề xuất thời gian họp, chuẩn bị các nội dung mời họp và tổ chức cuộc họp.

2. Điểm cầu chủ tọa: điểm cầu chính do đơn vị chủ trì cuộc họp sử dụng để tổ chức họp trực tuyến.

3. Cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp: cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Hà Giang có trách nhiệm phối hợp với cán bộ quản lý phòng họp tại điểm cầu chủ tọa, chủ trì điều khiển kỹ thuật của hệ thống tại điểm cầu chủ tọa.

4. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến: đơn vị được đầu tư trang thiết bị hệ thống giao ban điện tử.

5. Cán bộ đầu mối: cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống GBĐT tại các điểm cầu.

Điều 3. Mục đích sử dụng hệ thống GBĐT

1. Hệ thống GBĐT tỉnh Hà Giang được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến giữa:

- Tỉnh ủy với Huyện ủy, Thành ủy;

- UBND tỉnh họp với UBND các huyện, thành phố.

- Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các sở, ban, ngành) với đơn vị cấp huyện (phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố) theo ngành dọc.

- Các cuộc họp trực tuyến khác giữa các điểm cầu trong hệ thống (họp trực tuyến của 02 hay nhiều cơ quan, đơn vị).

2. Sử dụng hệ thống GBDT tỉnh Hà Giang nhằm tin học hóa các cuộc họp trong tỉnh, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh, đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm, an toàn và bảo mật thông tin.

Điều 4. Thành phần hệ thống GBĐT

1. Thành phần hệ thống GBĐT tỉnh Hà Giang gồm 01 thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) đặt tại Viễn thông Hà Giang, các điểm cầu chủ tọa và điểm cầu nhánh được kết nối trên đường truyền cáp quang của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông.

2. Hệ thống GBĐT hoạt động trên nền tảng mạng IP (Internet Protocol) riêng, có dải địa chỉ và tham số thiết lập mạng do Sở Thông tin và Truyền thông và Viễn thông Hà Giang ấn định để đảm bảo sự thống nhất chung trên toàn hệ thống.

3. Số lượng điểm cầu phụ thuộc vào năng lực thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), do đó khi đầu tư, mở rộng điểm cầu của hệ thống GBĐT, phải có ý kiến tham gia của Sở Thông tin và Truyền thông và sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh trên cơ sở đảm bảo hoạt động của toàn bộ hệ thống trước, trong và sau khi kết nối.

Điều 5. Nguyên tắc quản lý Hệ thống GBĐT

1. Các cơ quan, đơn vị được đầu tư thiết bị hệ thống GBĐT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng theo quy chế này và các quy định khác có liên quan.

2. Kinh phí duy trì hoạt động của 13 điểm cầu (bao gồm Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND các huyện, thành phố) và hoạt động của MCU do ngân sách tỉnh chi trả tập trung, trọn gói hàng năm và được cân đối vào ngân sách hàng năm của Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Ngoài 13 điểm cầu nêu tại khoản 2 điều này, các điểm cầu khác khi kết nối vào hệ thống GBĐT của tỉnh phải tự đảm bảo kinh phí hoạt động cho điểm cầu đó.

4. Tăng cường và khuyến khích các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh sử dụng hệ thống GBĐT đa phương tiện của tỉnh.

Chương II

SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH HÀ GIANG

Điều 6. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống GBĐT

1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

2. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.

7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Điều 7. Sử dụng phòng họp GBĐT

1. Phòng họp GBĐT phải được bố trí độc lập và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp giao ban trực tuyến.

2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy chủ trì họp trực tuyến với các huyện ủy, thành ủy: Tỉnh ủy sử dụng phòng trực tuyến của đơn vị (điểm cầu chủ tọa); Huyện ủy, Thành ủy sử dụng phòng họp trực tuyến tại Văn phòng UBND huyện, thành phố sử dụng phòng họp GBĐT tại Văn phòng UBND thành phố.

3. Các cuộc họp do HĐND, UBND tỉnh chủ trì họp trực tuyến với UBND các huyện, thành phố: UBND tỉnh sử dụng phòng họp trực tuyến 301 của UBND tỉnh (điểm cầu chủ tọa); UBND các huyện, thành phố sử dụng phòng họp trực tuyến tại đơn vị.

4. Các cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố: Các sở, ban, ngành đăng ký và sử dụng phòng họp trực tuyến 301 của UBND tỉnh, các đơn vị có liên quan cấp huyện sử dụng phòng họp trực tuyến tại UBND huyện.

5. Thực hiện đúng quy định của phòng họp.

Điều 8. Đăng ký sử dụng Hệ thống GBĐT

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp đăng ký thời gian họp với đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến để xác định phòng họp trực tuyến làm điểm cầu chủ tọa (Trong trường hợp đơn vị chủ trì cuộc họp không có phòng họp trực tuyến).

2. Đơn vị chủ trì cuộc họp phát hành giấy mời họp trực tuyến (hoặc đơn vị được ủy quyền phát hành giấy mời) gửi giấy mời cho các đơn vị liên quan, Sở Thông tin và Truyền thông và Viễn thông Hà Giang ít nhất 2 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Hà Giang trước 2 ngày để có kế hoạch đảm bảo nguồn điện tại các điểm cầu.

3. Nội dung giấy mời họp trực tuyến phải nêu rõ:

+ Thời gian khai mạc cuộc họp.

+ Thời gian kiểm tra hệ thống GBĐT (trước ít nhất 01 giờ so với Thời gian khai mạc cuộc họp).

+ Thống nhất nội dung market (nếu có).

+ Thông tin liên hệ ở đầu cầu chủ tọa: Họ tên và số điện thoại của 02 cán bộ gồm (01 cán bộ trực tiếp quản lý phòng họp tại điểm cầu chủ tọa, 01 cán bộ kỹ thuật điều khiển máy tại cuộc họp).

4. Các sở, ban, ngành tổ chức họp GBĐT phải đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh để sử dụng phòng họp trực tuyến của UBND tỉnh, đồng thời thống nhất thời gian sử dụng phòng họp GBĐT với UBND các huyện, thành phố, sau đó phát hành giấy mời theo khoản 2, 3 điều này.

5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông tỉnh Hà Giang và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến tại điểm cầu chủ tọa cử cán bộ:

a) Sẵn sàng tiếp nhận thông tin của cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu (qua điện thoại). Đồng thời phối hợp với cán bộ kỹ thuật điều khiển máy tại cuộc họp duy trì, đảm bảo chất lượng hệ thống trước, trong và sau cuộc họp trực tuyến.

b) Chuẩn bị tốt các nhiệm vụ nêu tại Điểm a, Khoản 2, Điều này.

2. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến tại điểm cầu tham gia bố trí, chỉ đạo cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại các điểm cầu chủ tọa (cán bộ đã niêm yết của Viễn thông tỉnh Hà Giang) thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp. Phối hợp với cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp và cán bộ của Trung tâm viễn thông (viễn thông các huyện, thành phố) gần nhất để hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố xảy ra.

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

3. Viễn thông Hà Giang

a) Thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm Viễn thông trực thuộc đơn vị mình để sẵn sàng phục vụ, ứng cứu khi có sự cố;

b) Cử cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp (cán bộ đã được niêm yết) tổ chức kiểm tra hệ thống và phục vụ điều khiển cuộc họp theo nội dung Giấy mời trực tuyến.

Điều 10. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Cán bộ kỹ thuật điều khiển kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa:

a) Điều khiển, vận hành toàn bộ hoạt động của hệ thống và điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Chủ trì liên hệ với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Hà Giang và cán bộ vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho Chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống của các huyện, thành phố:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không được tự ý hủy kết nối, kết nối lại, quay số hoặc điều chỉnh điểm cầu khác khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở điểm cầu chủ tọa;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Viễn thông tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của đồng chí chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách, gửi yêu cầu phát biểu cho cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa bằng điện thoại và bấm nút xin phát biểu trên điều khiển cầm tay tại điểm cầu.

f) Trong quá trình diễn ra cuộc họp, cán bộ tại các điểm cầu và cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa liên lạc, thông tin với nhau về hiện trạng hoạt động của mỗi điểm cầu thông qua gọi điện hoặc nhắn tin.

g) Kết thúc cuộc họp: Cán bộ ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH HÀ GIANG

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị được UBND tỉnh ủy quyền quản lý hệ thống giao ban điện tử; Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống GBĐT.

2. Hàng năm rà soát Hệ thống GBĐT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

3. Phối hợp với các đơn vị liên quan, lập dự toán duy trì hoạt động của 13 điểm cầu của hệ thống GBĐT trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

4. Hàng năm ký hợp đồng trọn gói với Viễn thông Hà Giang trong việc thuê đường truyền, thuê dịch vụ lưu trữ thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) và chi phí nhân công điều khiển cuộc họp.

5. Định kỳ cập nhật danh sách các cán bộ tham gia quản lý, vận hành Hệ thống GBĐT và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

6. Định kỳ 6 tháng/lần hoặc đột xuất, báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh về hoạt động của hệ thống GBĐT.

Điều 12. Các đơn vị có điểm cầu trục tuyến

1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp GBĐT đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp GBĐT (tối thiểu mỗi đơn vị 2 cán bộ, đối với cấp huyện: một cán bộ của Huyện ủy và một cán bộ của UBND huyện). Danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) được gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Hà Giang biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống GBĐT, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

4. Thực hiện các quy định khác tại quy chế.

Điều 13. Sở Tài chính

Tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của hệ thống GBĐT tỉnh Hà Giang.

Điều 14. Sở, ban, ngành và các đơn vị liên quan

1. Tăng cường sử dụng Hệ thống GBĐT trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của huyện, thành phố.

2. Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến.

3. Gửi văn bản thông báo đến UBND các huyện, thành phố, Viễn thông Hà Giang và Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến UBND các huyện, thành phố, Viễn thông Hà Giang và Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 15. Viễn thông Hà Ciang

1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống GBĐT. Dung lượng đường truyền tại mỗi điểm cầu tối thiểu 4Mbps và tại MCU tối thiểu là 50Mbps.

2. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa (ít nhất 02 cán bộ) tới Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông.

4. Khi có sự cố về đường truyền, cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp chủ động yêu cầu các Trung tâm Viễn thông kịp thời xử lý, ứng cứu. Khi có thay đổi cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp, Viễn thông Hà Giang phải có văn bản thông báo tới các đơn vị liên quan;

Điều 16. Công ty Điện lực Hà Giang

1. Có kế hoạch đảm bảo nguồn điện cho các điểm cầu của Hệ thống GBĐT trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp theo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

2. Chỉ đạo Điện lực các huyện, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trước, trong và sau cuộc họp.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, các tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 18. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.