2. Đảm bảo điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.

7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Điều 5. Sử dụng phòng họp giao ban điện tử

1. Phòng họp giao ban điện tử được bố trí độc lập và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp giao ban trực tuyến.

2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thành phố sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai.

3. Cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại Sở Thông tin và Truyền thông. Trường hợp đơn vị có phòng họp giao ban điện tử được phép kết nối với Hệ thống GBĐT, sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại đơn vị đó.

4. Các cuộc họp trực tuyến giữa các huyện, thành phố với nhau sử dụng phòng họp của đơn vị mình, đồng thời được cán bộ kỹ thuật Sở Thông tin và Truyền thông sử dụng Trung tâm điều khiển đặt tại Sở để điều khiển vận hành kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

5. Thực hiện đúng quy định của phòng họp.

Điều 6. Đăng ký sử dụng Hệ thống GBĐT

1. Các cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh chủ trì thực hiện theo giấy mời họp. Văn phòng: Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, UBND tỉnh thông báo về thời gian, quy mô cuộc họp cho Sở Thông tin và Truyền thông trước 02 ngày để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Các sở, ban, ngành tổ chức họp giao ban điện tử phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp giao ban điện tử với UBND các huyện, thành phố và đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh trường hợp trùng lặp.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,…) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho các điểm cầu và Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp:

a) Thông báo thời gian và các điểm cầu phục vụ cuộc họp cho cán bộ kỹ thuật của UBND các huyện, thành phố, Điện lực Lào Cai và Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông kết nối;

b) Tổ chức kiểm tra chạy thử xong các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp;

c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp.

2. UBND các huyện, thành phố chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn của Sở Thông tin và Truyền thông để kết nối vào hệ thống;

c) Thiết lập các vị trí khung hình (Preset) cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 8. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển của Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Phối hợp ngay với cán bộ kỹ thuật của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống của các huyện, thành phố:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình (Preset) khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển Hệ thống GBĐT;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố báo cáo đơn vị chủ trì cuộc họp điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI

Điều 9. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống GBĐT.

2. Tiếp nhận và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng Hệ thống GBĐT; bố trí cán bộ kỹ thuật chuẩn bị các điều kiện và điều khiển hệ thống cho cuộc họp.

3. Hàng năm rà soát Hệ thống GBĐT, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành. Lập dự toán kinh phí phục vụ việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

Điều 10. Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố và các điểm nhánh

1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp giao ban điện tử đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp giao ban điện tử, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của Hệ thống GBĐT, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.

Điều 11. Sở, ban, ngành đăng ký sử dụng Hệ thống GBĐT

1. Tăng cường sử dụng Hệ thống GBĐT trong việc tổ chức cuộc họp với các huyện, thành phố và phòng, ban chuyên môn của UBND huyện, thành phố.

2. Phối hợp chặt chẽ với UBND các huyện, thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến.

3. Gửi văn bản thông báo đến UBND các huyện, thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

4. Khi có thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến UBND các huyện, thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

Điều 12. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông

1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn theo đúng hợp đồng cung cấp dịch vụ.

2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 13. Điện lực Lào Cai

1. Chịu trách nhiệm về nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống GBĐT trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

2. Có trách nhiệm thông báo cho Chi nhánh điện các huyện, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trước, trong và sau cuộc họp.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, các tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế này tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.