QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CÁC HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 20/TTr-STTTT ngày 08 tháng 6 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng các Hệ thống giao ban trực tuyến trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1951/QĐ-UBND ngày 27/9/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Giang về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Hà Giang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Thông tin và Truyền thông; Tài chính; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CÁC HỆ THỐNG GIAO BAN TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1373/QĐ-UBND ngày 24/7/2017 của UBND tỉnh Hà Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng các Hệ thống giao ban trực tuyến trên địa bàn tỉnh Hà Giang (sau đây gọi tắt là Hệ thống GBTT), bao gồm:

a) Hệ thống giao ban trực tuyến của tỉnh bao gồm 22 điểm cầu: Văn phòng Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Sở Tài chính, UBND các huyện, thành phố và 08 điểm cụm xã biên giới gồm: Thanh Thủy; Xín Mần; Tùng Vài; Bạch Đích; Ma Lé; Phó Bảng; Xín Cái; Thàng Tín (sau đây gọi tắt là Hệ thống GBTT của tỉnh);

b) Hệ thống giao ban trực tuyến của ngành Thông tin và Truyền thông gồm 12 điểm cầu: Sở Thông tin và Truyền thông; Phòng Văn hóa và Thông tin các huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là GBTT ngành TT&TT).

c) Các Hệ thống giao ban trực tuyến của các huyện, thành phố kết nối giữa UBND các huyện, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là GBTT của các huyện, thành phố).

d) Các điểm cầu trực tuyến của các cơ quan Đảng, cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Đối tượng áp dụng

a) Áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng các Hệ thống GBTT, Viễn thông Hà Giang, Viettel Hà Giang và các cơ quan có liên quan trên địa bàn tỉnh.

b) Áp dụng các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, chuyên đề, tập huấn... trong và ngoài tỉnh được tổ chức trên các Hệ thống giao ban trực tuyến trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt Cuộc họp).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp: đơn vị đề xuất thời gian họp, chuẩn bị các nội dung mời họp và tổ chức cuộc họp.

2. Điểm cầu chủ tọa: điểm cầu chính do đơn vị chủ trì cuộc họp sử dụng để tổ chức họp trực tuyến.

3. Cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp là kỹ thuật viên có trách nhiệm phối hợp với cán bộ quản lý phòng họp tại điểm cầu chủ tọa, chủ trì điều khiển Hệ thống trực tuyến theo diễn biến cuộc họp.

4. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến: đơn vị được đầu tư trang thiết bị Hệ thống giao ban điện tử (sau đây gọi tắt là điểm cầu)

5. Cán bộ đầu mối: cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành Hệ thống GBTT tại các điểm cầu.

6. Đơn vị cung cấp đường truyền: là doanh nghiệp viễn thông cho thuê kênh truyền trực tuyến, đường truyền dịch vụ internet phục vụ kết nối trực tuyến tại các điểm cầu.

Điều 3. Yêu cầu quản lý, sử dụng thiết bị GBTT

1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của Hệ thống.

2. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho Hệ thống.

3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình Hệ thống.

4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào Hệ thống.

5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

6. Bật, tắt Hệ thống đúng quy trình.

7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho Hệ thống khi không sử dụng.

8. Thường xuyên vệ sinh Hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý các Hệ thống GBTT

1. Các cơ quan, đơn vị được đầu tư thiết bị Hệ thống GBTT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng thiết bị theo quy chế này và các quy định khác có liên quan.

2. Thiết bị Hệ thống GBTT nào được sử dụng để kết nối phục vụ họp trực tuyến của Hệ thống GBTT đó. Việc sử dụng thiết bị Hệ thống GBTT của tỉnh, Hệ thống GBTT của ngành TT&TT để kết nối với Hệ thống GBTT khác phải có văn bản chỉ đạo hoặc đồng ý của Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Kinh phí duy trì hoạt động Hệ thống GBTT của tỉnh và Hệ thống GBTT của ngành TT&TT do ngân sách tỉnh chi trả tập trung hàng năm và được cân đối vào ngân sách của Trung tâm CNTT&TT. Kinh phí duy trì hoạt động Hệ thống GBTT của các huyện, thành phố do các huyện, thành phố tự đảm bảo theo quy định.

4. Ngoài các Hệ thống GBTT quy định tại Khoản 3 Điều này, các điểm cầu trực tuyến khác do các cơ quan, đơn vị tự đảm bảo kinh phí hoạt động.

5. Thứ tự ưu tiên các cuộc họp trực tuyến: Cuộc họp trực tuyến do các cơ quan Trung ương; Tỉnh ủy; HĐND; UBND tỉnh; Huyện ủy, Thành ủy, UBND các huyện, thành phố chủ trì theo từng quy mô trực tuyến.

6. Tăng cường và khuyến khích các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh sử dụng hiệu quả các Hệ thống GBTT trên địa bàn tỉnh.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Quy mô tổ chức trực tuyến

1. Hệ thống GBTT của tỉnh được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến giữa:

a) Tỉnh ủy họp với Huyện ủy, Thành ủy. Điểm cầu chủ tọa: phòng họp trực tuyến Văn phòng Tỉnh ủy;

b) HĐND, UBND tỉnh họp với HĐND, UBND các huyện, thành phố. Điểm cầu chủ tọa: Phòng họp trực tuyến tầng 2, Văn phòng HĐND - UBND tỉnh;

c) Sở Tài chính họp với UBND các huyện, thành phố; hoặc với Phòng Tài chính Kế hoạch các huyện, thành phố. Điểm cầu chủ tọa: Phòng họp trực tuyến Sở Tài chính.

2. Hệ thống GBTT ngành TT&TT (điểm cầu chủ tọa là Phòng họp trực tuyến Sở Thông tin và Truyền thông) được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến giữa:

a) Sở Thông tin và Truyền thông họp với UBND các huyện, thành phố; hoặc với Phòng Văn hóa và Thông tin các huyện, thành phố.

b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các Ban đảng Tỉnh ủy; các sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh) với đơn vị cấp huyện (phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố, tổ chức đoàn thể).

c) Các cuộc hợp quy định tại Khoản 1 Điều này trong trường hợp Hệ thống GBTT của tỉnh không thể tổ chức họp trực tuyến (do sự cố kỹ thuật, hoặc di chuyển phòng họp, hoặc phòng họp bận...).

3. Hệ thống GBTT của các huyện, thành phố (điểm cầu chủ tọa là Phòng họp trực tuyến của các huyện, thành phố) được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến giữa:

a) Huyện ủy, Thành ủy họp với Đảng ủy các xã, phường, thị trấn.

b) HĐND, UBND huyện, thành phố họp với HĐND, UBND các xã, phường, thị trấn.

c) Các cuộc họp trực tuyến khác có quy mô trên địa bàn huyện, thành phố.

4. Kết nối liên thông các Hệ thống GBTT được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến:

a) Cuộc họp Trung ương đến tỉnh (Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh) được lãnh đạo tỉnh chỉ đạo chuyển tiếp hình ảnh, âm thanh đến các huyện, thành phố, các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

b) Cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh chủ trì và kết nối đến các huyện, thành phố và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

c) Các cuộc họp trực tuyến khác có quy mô 03 cấp (tỉnh, huyện, xã) theo chỉ đạo của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh.

Điều 6. Cơ quan vận hành các Hệ thống GBTT

1. Cơ quan vận hành Hệ thống GBTT của tỉnh và của ngành TT&TT là Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh Hà Giang (sau đây gọi tắt là Trung tâm CNTT&TT).

2. Cơ quan vận hành Hệ thống GBTT của các huyện, thành phố do các huyện, thành phố quy định trên cơ sở Quy chế này.

3. Đối với các cuộc họp kết nối liên thông các Hệ thống GBTT theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Quy chế này, Cơ quan vận hành là Trung tâm CNTT&TT.

Điều 7. Quy định về thời gian

1. Thời gian kết nối trực tuyến phục vụ họp chính thức trước ít nhất 1,5 giờ so với thời gian khai mạc cuộc họp.

2. Thời gian kết nối thử Hệ thống GBTT đối với các cuộc họp có quy mô quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 5 Quy chế này, trước ít nhất 01 buổi làm việc so với thời gian khai mạc cuộc họp.

3. Thời gian kết nối thử Hệ thống GBTT đối với các cuộc họp có quy mô quy định tại Khoản 4 Điều 5 Quy chế này, trước ít nhất 01 ngày làm việc so với Thời gian khai mạc cuộc họp.

4. Đơn vị chủ trì cuộc họp phát hành giấy mời họp trực tuyến gửi Cơ quan vận hành; Đơn vị cung cấp đường truyền trước ít nhất 02 (hai) ngày để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 8. Công tác chuẩn bị

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phát hành giấy mời họp trực tuyến. Nội dung giấy mời cần có các thông tin: Thông tin liên hệ cán bộ đầu mối của điểm cầu chủ tọa: Họ tên và số điện thoại; Quy mô, phạm vi trực tuyến; Tên Hệ thống GBTT; và các nội dung khác thuận lợi cho công tác phối hợp tổ chức trực tuyến.

2. Cán bộ đầu mối tại các điểm cầu:

a) Kiểm tra thiết bị Hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu.

b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp thiết lập các thông số kỹ thuật để kết nối trực tuyến. Phối hợp Nhân viên kỹ thuật của Đơn vị cung cấp đường truyền nơi gần nhất để được hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố xảy ra.

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

3. Đơn vị cung cấp đường truyền: Thông báo thời gian kết nối trực tuyến theo quy định tại Điều 7 Quy chế này cho Nhân viên kỹ thuật của các đơn vị trực thuộc để phối hợp kiểm tra, kết nối và ứng cứu khi có sự cố.

Điều 9. Điều khiển Hệ thống GBTT

1. Cán bộ kỹ thuật điều khiển tại điểm cầu chủ tọa:

a) Điều khiển, vận hành toàn bộ hoạt động của Hệ thống và điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Phối hợp với Nhân viên kỹ thuật của Đơn vị cung cấp đường truyền và cán bộ đầu mối tại các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho Chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ đầu mối các điểm cầu:

a) Phối hợp, theo dõi hoạt động của điểm cầu trực tuyến tại điểm cầu của mình trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không được tự ý hủy kết nối, kết nối lại, quay số hoặc điều chỉnh điểm cầu khác khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp ở điểm cầu chủ tọa;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với Nhân viên kỹ thuật của Đơn vị cung cấp đường truyền để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố.

đ) Trong quá trình diễn ra cuộc họp, cán bộ đầu mối các điểm cầu và cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp tại điểm chủ tọa liên lạc, thông tin với nhau về hiện trạng hoạt động của mỗi điểm cầu thông qua gọi điện thoại hoặc nhắn tin.

e) Kết thúc cuộc họp: Cán bộ ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ Hệ thống trước khi ngắt kết nối và ngắt nguồn điện cung cấp Hệ thống.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị được UBND tỉnh ủy quyền quản lý mọi hoạt động của Hệ thống GBTT của tỉnh và của ngành TT&TT; quản lý nhà nước đối với các Hệ thống GBTT, thiết bị GBTT khác trên địa bàn tỉnh. Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả các Hệ thống GBTT

2. Hàng năm rà soát Hệ thống GBTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng Hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

3. Định kỳ cập nhật danh sách các cán bộ tham gia quản lý, vận hành Hệ thống GBTT và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

4. Định kỳ 6 tháng/lần hoặc đột xuất, báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh về hoạt động của Hệ thống GBTT.

Điều 11. Trách nhiệm của UBND các huyện, thành phố

1. Ban hành quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT của huyện, thành phố mình trên cơ sở quy chế này.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm CNTT&TT kết nối liên thông các Hệ thống GBTT theo yêu cầu, chỉ đạo của tỉnh.

3. Ban hành nội quy, quy định sử dụng phòng họp trực tuyến.

4. Quyết định các giải pháp nâng cấp, mở rộng Hệ thống GBTT của địa phương mình; Xây dựng kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

5. Định kỳ 06 tháng/lần báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông về tình hình quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống GBTT của địa phương mình.

Điều 12. Trách nhiệm của Cơ quan vận hành Hệ thống GBTT

1. Quyết định thành lập tổ kỹ thuật vận hành, điều khiển các cuộc họp trực tuyến của Hệ thống GBTT do mình phụ trách.

2. Phối hợp với các đơn vị liên quan, lập kinh phí duy trì, bảo dưỡng Hệ thống GBTT do mình là Cơ quan vận hành trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

3. Sắp xếp, bố trí cán bộ kỹ thuật điều khiển Hệ thống GBTT theo lịch họp trực tuyến của cấp có thẩm quyền.

4. Mỗi Hệ thống GBTT thực hiện bảo dưỡng ít nhất 01 lần/năm cho toàn bộ Hệ thống; Là đầu mối tiếp nhận yêu cầu sửa chữa thiết bị trực tuyến, kinh phí sửa chữa, thay thế thiết bị do các điểm cầu chi trả.

Điều 13. Các đơn vị có điểm cầu trực tuyến

1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp GBTT đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Cử cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp GBTT (tối thiểu mỗi đơn vị 2 cán bộ). Danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) gửi về Sở Thông tin và Truyền thông, đồng gửi Cơ quan vận hành để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông, Cơ quan vận hành biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng Hệ thống.

3. Gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

4. Thực hiện các quy định khác tại quy chế.

Điều 14. Sở Tài chính

Tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo duy trì, bảo dưỡng hoạt động của các Hệ thống GBTT trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Điều 15. Sở, ban, ngành và các đơn vị liên quan

1. Tăng cường sử dụng Hệ thống GBTT trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của UBND huyện, thành phố.

2. Gửi văn bản thông báo đến UBND các huyện, thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị cung cấp đường truyền để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến Sở Thông tin và Truyền thông và Cơ quan vận hành biết, phối hợp thực hiện.

Điều 16. Đơn vị cung cấp đường truyền

1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho các Hệ thống GBTT.

2. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp, thông số kỹ thuật của Hệ thống theo các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Cử cán bộ tham gia Tổ kỹ thuật điều khiển cuộc họp trực tuyến tại điểm chủ tọa (ít nhất 02 cán bộ). Khi có thay đổi cán bộ kỹ thuật điều khiển cuộc họp, phải có văn bản thông báo tới các đơn vị liên quan.

4. Khi có sự cố về đường truyền, Nhân viên kỹ thuật Đơn vị cung cấp đường truyền kịp thời xử lý, ứng cứu sự cố.

Điều 17. Công ty Điện lực Hà Giang

1. Có kế hoạch đảm bảo nguồn điện cho các điểm cầu Hệ thống GBTT trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp theo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

2. Chỉ đạo Điện lực các huyện, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trước, trong và sau cuộc họp trực tuyến.

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.