Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp hiện nay, chữ ký số đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như thay đổi nhân sự, mất thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) hoặc tạm ngừng kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện thủ tục tạm dừng chứng thư số. Để tối ưu hóa quy trình hành chính, việc sử dụng Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thay là giải pháp phổ biến và đúng pháp luật.

Doanh nhân thực hiện giao dịch điện tử bằng chữ ký số (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc ủy quyền và tạm dừng chứng thư số

Việc lập Giấy ủy quyền đề nghị tạm dừng chứng thư số phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020, bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về đại diện và ủy quyền trong các giao dịch dân sự.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền hạn của chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số sẽ bị tạm dừng trong các trường hợp thuê bao yêu cầu và yêu cầu này phải được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số xác minh là chính xác.

Điều 27. Tạm dừng chứng thư số
1. Chứng thư số bị tạm dừng trong các trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số xác minh là chính xác...

Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền tạm dừng chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mực dành cho doanh nghiệp tư nhân khi muốn ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục này tại các nhà cung cấp dịch vụ (như VNPT, Viettel, FPT-CA...):

Ký kết văn bản ủy quyền trong doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro tranh chấp, chủ doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý các điểm sau:

• Xác thực thông tin: Thông tin về số CMND/CCCD của người được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối so với bản gốc để đối chiếu tại nơi nộp hồ sơ.
• Thời hạn tạm dừng: Theo khoản 2 Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi có căn cứ tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ phải tiến hành ngay và thông báo cho thuê bao.
• Bảo mật: Dù đã ủy quyền tạm dừng, chủ doanh nghiệp vẫn cần quản lý chặt chẽ thiết bị Token để tránh việc bị lợi dụng ký khống các văn bản khác trước khi thủ tục tạm dừng hoàn tất.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ hỗ trợ đắc lực cho quý doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.