Điều 63 Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực

1. Hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ, khi hết hạn được tiêu huỷ theo định kỳ mỗi năm một lần vào cuối năm; trong trường hợp hồ sơ có nhiều thì có thể được tiêu huỷ lần nữa vào giữa năm. Khi tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải có Hội đồng tiêu hủy.

2. Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao giấy tờ tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp, công chức phụ trách lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, đại diện Sở Tư pháp là uỷ viên, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ tại Phòng Công chứng gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Công chứng, công chức phụ trách lưu trữ tại Phòng Công chứng, Chánh Văn phòng Sở Tư pháp, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh là uỷ viên, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng. Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

3. Việc tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải lập thành biên bản có chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng và tuân theo quy định của pháp luật về lưu trữ; trong biên bản ghi rõ việc tiêu hủy đó từ số nào đến số nào, trong quyển nào.