Chương 8 Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực

1. Chữ viết trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch phải dễ đọc, được thể hiện bằng loại mực bền trên giấy có chất lượng, bảo đảm lưu trữ lâu dài. Chữ viết có thể là chữ viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính; không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được để trống, trừ xuống dòng; trong trường hợp có sửa chữa hoặc viết thêm, thì được thực hiện bằng cách người thực hiện công chứng, chứng thực ghi bên lề, ký và đóng dấu vào chỗ sửa hoặc viết thêm đó.

2. Thời điểm công chứng, chứng thực phải được ghi cả ngày, tháng, năm bằng số và chữ; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực đề nghị hoặc người thực hiện công chứng, chứng thực thấy cần thiết.

3. Các con số liên quan đến tiền phải được ghi cả bằng số và chữ.

1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.

2. Mỗi hồ sơ phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng, sổ chứng thực, bảo đảm dễ tra cứu.

1. Mỗi việc công chứng, chứng thực đều phải được ghi vào sổ theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

2. Sổ của Phòng Công chứng bao gồm: Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, Sổ công chứng bản sao giấy tờ, Sổ công chứng bản dịch giấy tờ và Sổ công chứng chữ ký.

Sổ củaUỷ ban nhân dân cấp huyện bao gồm: Sổ chứng thực bản sao giấy tờ, Sổ chứng thực chữ ký và Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Sổ của Uỷ ban nhân dân cấp xã bao gồm: Sổ chứng thực chữ ký và Sổ chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản.

3. Trong trường hợp phát sinh các việc công chứng, chứng thực khác theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 21, điểm e khoản 1 Điều 22 và điểm c khoản 1 Điểu 24 của Nghị định này, thì Bộ Tư pháp hướng dẫn việc ghi sổ.

1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

Ngoài việc lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực cần nhập vào máy vi tính các việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt đối với hồ sơ, sổ công chứng, sổ chứng thực.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ là 5 năm, kể từ thời điểm công chứng, chứng thực.

4. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng hoặc hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã công chứng hoặc chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng hoặc văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng, văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.

1. Hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ, khi hết hạn được tiêu huỷ theo định kỳ mỗi năm một lần vào cuối năm; trong trường hợp hồ sơ có nhiều thì có thể được tiêu huỷ lần nữa vào giữa năm. Khi tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải có Hội đồng tiêu hủy.

2. Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao giấy tờ tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp, công chức phụ trách lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, đại diện Sở Tư pháp là uỷ viên, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ tại Phòng Công chứng gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Công chứng, công chức phụ trách lưu trữ tại Phòng Công chứng, Chánh Văn phòng Sở Tư pháp, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh là uỷ viên, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng. Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

3. Việc tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải lập thành biên bản có chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng và tuân theo quy định của pháp luật về lưu trữ; trong biên bản ghi rõ việc tiêu hủy đó từ số nào đến số nào, trong quyển nào.