b) Về biên chế: Tăng cường bổ sung, sắp xếp biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; đối với các xã, phường, thị trấn cần bố trí cán bộ làm kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ.

c) Về đào tạo, bồi dưỡng: Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương; tạo điều kiện cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do cấp có thẩm quyền tổ chức.

d) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

2. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

a) Căn cứ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị, địa phương tiến hành rà soát, bổ sung, thay thế, ban hành mới các văn bản về văn thư, lưu trữ:

- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

- Danh mục hồ sơ cơ quan;

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu;

- Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

b) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan tham mưu ban hành các văn bản:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Tiền Giang (thay thế Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang và Quyết định số 2737/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2012 của UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang).

- Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020.

- Hướng dẫn thu tài liệu lưu trữ từ Lưu trữ huyện về Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

c) Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Tăng cường tổ chức các lớp tập huấn để giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Về chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng Nội vụ) tăng cường tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ ở các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã.

Nội dung kiểm tra, hướng dẫn cần tập trung vào các vấn đề sau:

- Việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định;

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

+ Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Xác định thực tế tình trạng Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho;

+ Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;

- Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

III. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương rà soát các văn bản đã ban hành về lưu trữ, chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế văn bản mới cho phù hợp với các quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan về công tác lưu trữ.

2. Xây dựng và thực hiện các Đề án

a) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng

Căn cứ Quyết định 2076/QĐ-UBND ngày 10 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 2013 - 2020), các cơ quan, tổ chức tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo lộ trình của Đề án.

Các cơ quan, tổ chức lập kế hoạch chỉnh lý, dự toán kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị mình nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý;

b) Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ

Sở Nội vụ khẩn trương xây dựng Đề án và tổ chức thực hiện Đề án “Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

3. Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho lưu trữ

a) Sở Nội vụ tiếp tục thực hiện Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Về cải tạo, nâng cấp và quản lý Kho lưu trữ:

- Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào điều kiện và tình hình thực tế quan tâm đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích; mua sắm đầy đủ các trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;

- Đối với các huyện, thành phố, thị xã: bố trí kho lưu trữ hiện hành đảm bảo các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định;

- Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu và định kỳ phun thuốc phòng chống mối mọt nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

- Tạo điều kiện thuận lợi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.

- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; sổ sách quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu và độc giả;

- Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho.

4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu lưu trữ

a) Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định;

b) Các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Căn cứ vào các nội dung Kế hoạch và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng Kế hoạch cụ thể và triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ năm 2014. Định kỳ báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước ngày 15/6 đối với báo cáo 06 tháng và trước ngày 30/11 đối với báo cáo năm.

2. Giao giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, đôn đốc các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị triển khai thực hiện kế hoạch này; đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá định kỳ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh./.