KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2014 TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, gồm các nội dung sau đây:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, hoạt động bảo đảm đúng quy định, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

Các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức thực hiện đúng theo quy định; thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Công tác tổ chức, cán bộ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

b) Bố trí biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; đối với các xã, phường, thị trấn cần quan tâm bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ; sắp xếp cán bộ trong biên chế được giao có trình độ về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống, cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử;

c) Về đào tạo, bồi dưỡng

- Các cơ quan, đơn vị tăng cường công tác đào tạo, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch của Sở Nội vụ.

d) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về văn thư, lưu trữ

a) Các cơ quan, đơn vị, tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng, ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

- Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức;

- Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Giao Sở Nội vụ chủ trì, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, liên quan xây dựng các văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định:

- Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố;

- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa thay thế Quyết định 831/2000/QĐ-UB ngày 19/4/2000 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ không còn phù hợp với Luật và các văn bản QPPL hiện hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

- Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Tổ chức thực hiện các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức đánh giá việc thực hiện Luật Lưu trữ, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ; tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua ngày pháp luật;

- Tổ chức mở các lớp tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ đối với công chức, viên chức làm công tác quản lý và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, đồng thời giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ.

1.3. Kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phối hợp Thanh tra Sở Nội vụ tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; các cơ quan, đơn vị tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc.

1.4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ

Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố và cơ quan, đơn vị chủ động bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

a) Tổ chức Hội nghị, phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ;

b) Xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ;

c) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

d) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

đ) Chỉnh lý tài liệu;

e) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

g) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

h) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

i) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

k) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

2. Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ trọng tâm

2.1. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu lưu trữ

a) Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời đưa ra những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc;

b) Các cơ quan, đơn vị cần tập trung chỉnh lý nhằm lựa chọn, xác định những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thời hạn quy định.

c) Tổ chức sơ kết các mô hình lưu trữ hiện hành tại Sở Nông nghiệp và PTNT, Văn phòng UBND tỉnh để nhân rộng.

2.2. Xây dựng và thực hiện các Đề án

a) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trên địa bàn tỉnh

- Giao Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tham mưu lập và trình Chủ tịch UBND tỉnh Đề án chỉnh lý tài liệu tích đống tại các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố để giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.

- Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố và cơ quan, đơn vị tập trung chỉ đạo để chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị mình nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.

b) Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ

Giao Sở Nội vụ triển khai thực hiện tốt Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ về việc phê duyệt “Đề án quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”.

c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm:

Sở Nội vụ phối hợp với UBND các huyện, ngành, đơn vị tiến hành rà soát, thống kê những tài liệu quý, hiếm hiện có trên địa bàn tỉnh (số lượng và tình trạng bảo quản của tài liệu) theo Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ.

2.3. Bố trí Kho lưu trữ và các điều kiện bảo vệ tài liệu lưu trữ

a) Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố căn cứ tình hình lập kế hoạch xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho Lưu trữ chuyên dụng; chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã bố trí kho lưu trữ tài liệu theo quy định.

b) Bố trí mua sắm các trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ như: Bình chữa cháy; máy điều hòa không khí; hệ thống quạt thông gió; phòng chống mối mọt, côn trùng; kệ, giá, tủ, cặp hộp đựng tài liệu theo quy định, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, địa phương; chỉ đạo các đơn vị, địa phương trực thuộc thực hiện Kế hoạch này và Kế hoạch riêng của từng ngành, địa phương, báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) theo định kỳ 6 tháng (trước ngày 15/6) và năm (trước ngày 05/12/2014).

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện với Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này đảm bảo tiến độ, yêu cầu đề ra.

Trong quá trình thực hiện nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) để tổng hợp, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết./.