QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 05/07/1994.

- Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia công bố ngày 11/12/1982.

- Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/ 09/ 1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.

- Thực hiện công văn số 66/NVĐP ngày 11/03/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ban hành quy định mẫu về công tác lưu trữ địa phương.

- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này bản”Quy định về công tác lưu trữ tỉnh Thanh Hóa”

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội, Chủ tịch UBND các cấp trong tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. /.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 831/2000/QĐ-UB ngày 19 tháng 4 năm 2000 của UBND tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu lưu trữ bao gồm tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu ghi âm, ghi hình và các loại hình tài liệu khác có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh không kể thời gian sản sinh, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu được lựa chọn bảo quản tập trung thống nhất ở các phòng kho lưu trữ của các cấp, các ngành nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của văn bản. Trường hợp do hậu quả của chiến tranh, thiên tai không giữ được bản chính mới được thay thế bằng bản sao hợp pháp có giá trị như bản chính.

Điều 2: Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hóa, thuộc sở hữu toàn dân, được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, là một phần của Phông lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nào được chiếm làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích nhà nước và quyền lợi của nhân dân.

Điều 3: Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội, Chủ tịch UBND các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. Lập hồ sơ công việc

Điều 4: Cán bộ, công chức làm công việc có liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan đơn vị, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình phải lập các hồ sơ công việc về phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ công việc được tiến hành dưới sự hướng dẫn của công chức văn thư - lưu trữ cơ quan, đơn vị mình và phải tuân theo các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định.

Điều 5: Hồ sơ công việc chứa đựng nhiều tài liệu quan trọng, phản ánh quá trình nghiên cứu, theo dõi và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức. Khi lập hồ sơ công việc phải đảm bảo mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc. Phải sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian, viết tiêu đề hồ sơ ngắn gọn nhưng phải phản ánh được toàn bộ nội dung của tài liệu có trong hồ sơ, làm mục lục văn bản có trong hồ sơ đảm bảo khoa học và thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.

Điều 6: Hồ sơ tên gọi gồm các tập lưu văn bản đi ở mỗi cơ quan, đơn vị được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn..., cán bộ văn thư của mỗi cơ quan, đơn vị phải bảo đảm lưu đủ văn bản (kể cả bản chính và phụ lục đính kèm), sắp xếp thứ tự đúng với số đã đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi và chịu trách nhiệm lập hồ sơ theo tên gọi.

Điều 7: Hồ sơ nguyên tắc gồm các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn về các chế độ chính sách của Nhà nước. Cán bộ, công chức căn cứ vào nhiệm vụ được giao lập các hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc. Hồ sơ nguyên tắc không phải nộp vào lưu trữ cơ quan, đơn vị như những hồ sơ công việc. Khi nghỉ chế độ BHXH hoặc thuyên chuyển công tác khác phải bàn giao cho người làm thay công việc của mình, không được tự ý mang đi hoặc tiêu hủy trái phép.

Điều 8: Hàng năm cán bộ, công chức trong mỗi cơ quan, đơn vị phải tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong theo từng công việc của mình, hoàn thiện và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị quản lý. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của Lưu trữ và Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Mục 2. Thu nộp hồ sơ tài liệu trong diện lưu trữ

Điều 9: Các cơ quan, đơn vị thuộc danh mục là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện theo quyết định của UBND tỉnh, UBND huyện thì chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong công việc trong thời hạn 10 năm kể từ khi hồ sơ công việc đó đã kết thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ tài liệu đó vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện. Trường hợp nếu có yêu cầu giữ lại để sử dụng tiếp đối với hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu, phải báo cáo Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và được sự đồng ý của UBND tỉnh, UBND huyện. Đồng thời phải làm thủ tục cho lưu trữ cơ quan mượn để sử dụng.

Điều 10: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giao nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện đều phải sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị, tài liệu hư hỏng phải được tu bổ, phục chế và phải có công cụ tra cứu khoa học, chính xác. Việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp cần phải có sự kiểm tra, hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ của công chức lưu trữ cấp trên nhằm đảm bảo chất lượng hồ sơ, tài liệu giao nộp.

Điều 11: Các ngành Công an, Quân sự, Biên phòng được lập kho lưu trữ riêng, không phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm vi địa phương và hàng năm phải báo cáo thống kê và báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lên Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện.

Điều 12: Hồ sơ tài liệu của một cơ quan, đơn vị này sáp nhập vào cơ quan, đơn vị khác hoặc hai cơ quan, đơn vị sáp nhập làm một cơ quan, đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị được sáp nhập hay cơ quan, đơn vị mới tiếp nhận và quản lý.

Đối với cơ quan, đơn vị giải thể thuộc cấp nào quản lý thì chuyển giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cấp đó quản lý.

Trường hợp một cơ quan, đơn vị được tách làm hai hoặc nhiều cơ quan, đơn vị thì phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị ấy tiếp nhận, quản lý để sử dụng.

Điều 13: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện phải thống nhất về địa điểm, thời gian giao nộp giữa bên giao và bên nộp. Biên bản giao nộp hồ sơ, tài liệu phải được làm thành 02 bản theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước, mỗi bên giữ một bản.

Điều 14: Hệ thống lưu trữ các ngành, các cấp trong tỉnh có trách nhiệm sưu tầm, bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử.

Những hồ sơ, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ... nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội... gắn liền với các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam nói chung và của tỉnh nói riêng, nếu đủ điều kiện và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thì thành lập Phông lưu trữ riêng.

Mục 3. Thống kê - Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 15: Các cấp, các ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội của tỉnh hàng năm phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định liên Bộ số 149/CLT-TCTK ngày 23/10/1987 giữa Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê.

Điều 16: Lưu trữ các cấp, các ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội phải có sổ sách thống kê tài liệu đang bảo quản và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ từng phông, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...

Điều 17: Việc bảo quản hồ sơ tài liệu trong từng kho lưu trữ của các cấp, các ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội được thực hiện theo một phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tại văn bản số 111/NVĐP ngày 04/04/1995.

Điều 18: Để tránh ẩm mốc, côn trùng phá hoại làm hư hỏng hồ sơ tài liệu, nơi bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là nơi khô ráo, thoáng mát, có cửa và khóa chắc chắn, khu vực kho phải có chế độ bảo mật, phòng gian. Kho lưu trữ phải được trang bị các phương tiện để bảo quản như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, máy hút bụi, hút ẩm, ẩm kế... và có biện pháp phòng cháy, phương tiện chữa cháy.

Điều 19: Những hồ sơ, tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, micrô phim, băng đĩa từ... cần phải có những trang thiết bị và biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu này được an toàn lâu dài.

Mục 4. Xác định giá trị hồ sơ tài liệu lưu trữ và việc tiêu hủy hồ sơ tài liệu không còn giá trị

Điều 20: Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu có thẩm quyền. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:

a. Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng.

- Cơ quan, đơn vị có tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm ủy viên.

- Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm ủy viên.

b. Các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội:

- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp làm Chủ tịch Hội đồng.

- Phòng, ban, bộ phận có tài liệu làm ủy viên (nếu tài liệu của nhiều phòng, ban, bộ phận thì chọn phòng, ban, bộ phận có nhiều tài liệu nhất)

- Phụ trách Lưu trữ sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội làm ủy viên.

c. UBND huyện, thị xã, thành phố:

- Chánh Văn phòng UBND huyện, thị xã, thành phố làm Chủ tịch Hội đồng.

- Phòng, ban, hoặc cơ quan, đơn vị có tài liệu làm ủy viên.

- Phụ trách Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố làm ủy viên.

Điều 21: Khi tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị bảo quản theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập biên bản tiêu hủy. Hồ sơ, tài liệu tiêu hủy phải được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại có ý kiến thẩm định của cơ quan Lưu trữ cấp trên và trực tiếp giám sát việc tiêu hủy trọn vẹn.

Mục 5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 22: Lưu trữ các cấp, các ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ cho từng đối tượng là cán bộ công chức trong cơ quan, ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu sử dụng chính đáng. Hồ sơ, tài liệu chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc không mang ra khỏi nơi quy định.

Điều 23: Trường hợp đối với người nước ngoài và tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, nếu có nhu cầu sử dụng, nhất thiết phải thực hiện theo Nghị định số 84 /HĐBT ngày 09/03/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành”Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước” và được Chủ tịch UBND các cấp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội cho phép.

Điều 24: Người khai thác sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được đưa ra nghiên cứu, không được làm nhàu nát, mất mát, hư hỏng tài liệu, xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự và bàn giao đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc lấy cắp tài liệu thì công chức lưu trữ phải lập biên bản và báo cáo lên người có thẩm quyền xử lý.

Điều 25: Trường hợp cần y sao bản chính, chứng thực lưu trữ phải có lý do chính đáng và được sự đồng ý của người có thẩm quyền. Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố, đoàn thể và tổ chức chính trị xã hội có trách nhiệm cấp bản sao công văn, tài liệu và chứng thực về tài liệu lưu trữ mà Lưu trữ đang quản lý cho các tổ chức và công dân khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.

Chương III

HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ TRONG TỈNH

Điều 26: Ở tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh. Nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện thống nhất các chế độ quy định, nguyên tắc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh của các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị - xã hội đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh để bảo quản và sử dụng cho mục đích nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn. Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị của địa phương. Tổ chức nghiên cứu khoa học, nghiên cứu nghiệp vụ, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong tỉnh. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức tổng kết hoạt động công tác lưu trữ trong phạm vi tỉnh.

Điều 27: Công tác lưu trữ ở các sở, ban ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội bố trí 01 công chức lưu trữ chuyên trách có trình độ từ trung học lưu trữ trở lên thuộc phòng Hành chính- Tổng hợp. Chức năng: giúp Thủ trưởng thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi ngành. Nhiệm vụ: hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ ngành để bảo quản, sử dụng. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh đến hạn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định của Nhà nước.

Điều 28: Các huyện, thị xã, thành phố tổ chức bộ phận lưu trữ, bố trí từ 01 đến 02 công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách có trình độ trung học lưu trữ trở lên thuộc Văn phòng UBND huyện, thị xã, thành phố. Chức năng: giúp Chánh Văn phòng và giúp UBND huyện, thị xã, thành phố thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi huyện, thị xã, thành phố. Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện, thị xã, thành phố và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của huyện, thị xã, thành phố. Nhiệm vụ: hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện các chế độ quy định của Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ. Thu thập, bổ sung tài liệu của các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ huyện để tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng theo quy định hiện hành.

Điều 29: ở các xã, phường, thị trấn, cán bộ Văn phòng UBND kiêm nhiệm công tác lưu trữ, có trách nhiệm thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan Lưu trữ cấp trên, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của xã, phường, thị trấn.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 30: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc quản lý, bảo vệ, tổ chức sử dụng tốt hồ sơ tài liệu lưu trữ thì được khen thưởng. Nếu vi phạm những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và các quy định trong quy định này thì tùy theo mức độ sai phạm mà bị xử lý kỷ luật theo pháp luật hiện hành.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 31: Các cấp, các ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội, căn cứ vào bản quy định này để xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho phù hợp với phạm vi cơ quan, đơn vị mình quản lý.

Điều 32: Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị-xã hội, UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức triển khai thực hiện quy định này.

Trưởng ban Tổ chức chính quyền tỉnh chủ trì, phối hợp với Chánh Văn phòng UBND tỉnh lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho công chức làm công tác lưu trữ và văn thư trong phạm vi toàn tỉnh.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho Lưu trữ các cấp, các ngành và đoàn thể chính trị-xã hội thực hiện tốt công tác lưu trữ trong tỉnh.

Điều 33: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể và tổ chức chính trị- xã hội, Chủ tịch UBND các cấp có trách nhiệm thi hành bản quy định này. /.