QUYẾT ĐỊNH

SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA QUYẾT ĐỊNH SỐ 1784/QĐ-UBND NGÀY 07 THÁNG 7 NĂM 2011 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ Bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2007 của Bộ  Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

Căn cứ Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, cụ thể:

1. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 1 như sau:

“1. Quy định này quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).”

2. Sửa đổi khoản 7 và khoản 11 Điều 3 như sau:

“7. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

11. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.”

3. Bổ sung khoản 13, khoản 14 và khoản 15 vào Điều 3 như sau:

 “13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.”

4. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 như sau:

 “Điều 4. Tiêu chuẩn người làm công tác văn thư, lưu trữ

Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.”

5. Sửa đổi Điều 12 như sau:

 “Điều 12. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”

6. Sửa đổi khoản 1 và khoản 2 Điều 17 như sau:

 “1. Hình thức sao văn bản gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”

2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao như: tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo phụ lục III Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”

7. Sửa đổi khoản 2 Điều 23 như sau:

 “2. Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”

8. Sửa đổi Điều 35 như sau:

 “Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử chỉ được tổ chức ở tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm sau:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

3. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

a) Tham mưu Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu. Khi giao nhận tài liệu phải lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức; Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

đ) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.”

9. Sửa đổi Điều 36 như sau:

 “Điều 36. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chi Cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ trên cơ sở danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Ủy ban nhân dân tỉnh.”

10. Sửa đổi Điều 37 như sau:

 “Điều 37. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Tài liệu của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao: sau 30 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

3. Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.”

11. Sửa đổi khoản 1, khoản 4, điểm a khoản 5, điểm a, đ khoản 6 Điều 41 như sau:

 “1. Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện đúng theo Điều 28 của Luật Lưu trữ.

4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ và loại tài liệu hết giá trị.

b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác là Chủ tịch Hội đồng;

- Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

d) Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ.

5. Thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy

a) Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy

- Sở Nội vụ: thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã: thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thành phố, thị xã và của xã, phường, thị trấn;

- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

6. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Chỉ được phép tiêu hủy tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền:

- Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

đ) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.”

12. Sửa đổi, bổ sung Điều 47 như sau:

 “Điều 47. Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do lưu trữ cơ quan hoặc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện.

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Chi cục Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do lưu trữ cơ quan hoặc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đang quản lý.

Cơ quan, tổ chức, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.”

Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (bao gồm cả các công ty, doanh nghiệp) căn cứ vào Quy định công tác văn thư, lưu trữ này tiến hành sửa đổi, bổ sung Quy định công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.