UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HOÀ BÌNH.

- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 21-6-1994;

- Căn cứ Pháp lệnh về tài liệu lưu trữ Quốc gia được ban hành kèm theo Lệnh của Hội đồng Nhà nước số 08-CT/HĐNN7 ngày 11-12-1982;

- Căn cứ công văn số 66/NVĐP ngày 11-3-1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành đề cương mẫu bản quy định công tác Lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH HOÀ BÌNH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 53/1999/QĐ-UB ngày 30/07/1999 của UBND tỉnh Hoà Bình)

I/ QUY ĐỊNH CHUNG:

Điều 1: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể.... có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, lịch sử ....được đưa vào bảo quản ở các kho lưu trữ ở các cơ quan, đoàn thể.

Tài liệu lưu trữ là cơ sở pháp lý giúp cho sự điều hành công việc của các cơ quan, đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình được chính xác, đúng đường lối chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể. Trải qua các quá trình lịch sử khác nhau, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lịch sử và giá trị khác nhau. Do đó, tài liệu lưu trữ là tài sản không thể thiếu được trong các cơ quan quản lý nhà nước, nên tài liệu lưu trữ phải được bảo quản tập trung, thống nhất trong các kho lưu trữ thuộc Trung tâm Lưu trữ tỉnh và kho lưu trữ của các cơ quan, đoàn thể, huyện, thị xã.

II/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH :

1. Chức năng :

Điều 2 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng giúp việc Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ và tài liệu trong phạm vi toàn tỉnh và của cơ quan Văn phòng.

Điều 3 : Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản về quản lý công tác lưu trữ tại địa phương để Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành.

2. Nhiệm vụ :

Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ :

Điều 4 : Giúp Chánh Văn phòng quản lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; thu tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu của các sở, ban, ngành trực thuộc tỉnh về kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

 - Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ của địa phương;

 - Giúp Chánh Văn phòng lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ.

 - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

 - Hướng dẫn các cán bộ chuyên môn thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ theo công việc.

a. Thu thập :

Điều 5 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ thu thập, thống kê, quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, và toàn bộ hồ sơ công việc đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Thành phần tài liệu nộp lưu là những tài liệu trong quá trình giải quyết xong công việc, lập thành từng hồ sơ (gọi là hồ sơ công việc) được nộp lưu hàng năm (đối với cán bộ chuyên viên thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh), sau 2 năm (đối với kho lưu trữ các cơ quan thuộc tỉnh) vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 6 : Khi nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh :

- Phải lập biên bản giao - nhận, có sổ ghi mục lục hồ sơ.

 - Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận

- Chỉ nhận tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý lập thành hồ sơ, nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa phân loại, chưa lập thành hồ sơ, thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý, phân loại và lập hồ sơ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Điều 7 : Các cán bộ trước khi nghỉ hưu trí, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải nộp các tài liệu có liên quan đến công tác của cơ quan, kể cả sổ công tác vào kho lưu trữ.

Điều 8 : Hồ sơ tài liệu lưu trữ của một cơ quan này được sáp nhập với một cơ quan khác, hoặc của 2 cơ quan sáp nhập thành một cơ quan mới, do lưu trữ của cơ quan mới tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ lưu trữ.

Trường hợp một cơ quan được tách ra 2 hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan nào sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để giải quyết tiếp công việc của mình.

Đối với các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh giải thể thì toàn bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan đó phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

b. Bảo quản tài liệu :

Điều 9 : Tài liệu lưu trữ phải được quản lý và bảo quản tập trung thống nhất tại kho lưu trữ; Tránh tình trạng thất thoát tài liệu, cá nhân tuyệt đối không được giũ tài liệu lưu trữ làm của riêng mình mà khi giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ, biên mục nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ.

Điều 10 : Cán bộ làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biên bản, vào sổ nhập tài liệu, có ký nhận của bên giao tài liệu.

Cán bộ lưu trữ phải sắp xếp tài liệu, hệ thống hoá tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu, đảm bảo an toàn tài liệu.

Điều 11: Kho lưu trữ phải có đầy đủ các trang thiết bị như máy điều hoà nhiệt độ, hút bụi, hút ẩm, giá sắt, cặp hộp đựng tài liệu, dụng cụ phòng chống hoả hoạn, mối, mọt nhằm đảm bảo độ bền của tài liệu.

Điều 12 : Cán bộ lưu trữ phải đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ để phân loại, thống kê, bảo quản tốt các loại hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài...theo đơn vị phông.

Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn tạm thời, tài liệu trùng, thừa ... (gọi chung là tài liệu hết giá trị ) được loại ra để tiêu huỷ. Trước khi tiêu huỷ nhất thiết phải thành lập Hội đồng đánh giá lại giá trị tài liệu để tiến hành tiêu huỷ.

Thành phần Hội đồng đánh giá gía trị tài liệu lưu trữ tại điạ phương quy định như sau :

- Chánh Văn phòng UBND làm chủ tịch

-Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm uỷ viên

- Phụ trách kho lưu trữ làm uỷ viên.

Điều 13 : Chỉ được tiêu huỷ những hồ sơ tài liệu lưu trữ hết giá trị theo quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ tài liệu lưu trữ có thẩm quyền. Phải lập biên bản về số lượng, thành phần tài liệu tiêu huỷ.

Trước khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu lưu trữ đã hết giá trị thì Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ phải báo cáo với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Điều 14 : Kho lưu trữ phải có nội quy quản lý và bảo quản, gữi gìn bí mật và an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ:

Điều 15 : Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ :

- Cán bộ , công chức VPUBND tỉnh để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

- Các Tổ chức, cá nhân ( bao gồm cả người nước ngoài ).

 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại các Điều 17,18 và 19 của Bản Quy định này.

Điều16 : Hình thức phục vụ :

- Phòng đọc

- Danh mục thống kê (mục lục hồ sơ, mục lục văn bản...). bảng chỉ dẫn tổng quát ...

Điều 17 : Trung tâm Lưu trữ tỉnh được cung cấp hồ sơ tài liệu lưu trữ cho cán bộ nghiên cứu thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Đối với cán bộ, nhân viên và các cá nhân ngoài cơ quan có yêu cầu chính đáng đến nghiên cứu, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ (trong đó có tài liệu "Mật" phải xuất trình giấy giới thiệu và được Chánh Văn phòng đồng ý thì Trung tâm lưu trữ tỉnh mới được đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ.

- Đối tượng khai thác tài liệu lưu trữ là người nước ngoài phải có ý kiến của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh đồng ý thì mới được đưa tài liệu ra phục vụ nghiên cứu.

Điều 18: Tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ nghiên cứu, khai thác phải là những tài liệu bản sao, người đến nghiên cứu khai thác tài liệu lưu trữ phải chấp hành nội quy khai thác, chỉ được nghiên cứu hồ sơ, tài liệu ngay tại phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ.

Điều 19 : Trường hợp cần sao chụp tài liệu lưu trữ, Giám đốcTrung tâm Lưu trữ phải báo cáo với Chánh Văn phòng để báo cáo với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (nếu là người nước ngoài); Sau khi có ý kiến phê duyệt thì Trung tâm Lưu trữ giải quyết.

III./ ĐỐI VỚI KHO LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, HUYỆN, THỊ :

1. Chức năng :

Điều 20 : Lưu trữ các cơ quan sở, ban, nghành, huyện, thị xã (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) phải là cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.

Lưu trữ các cơ quan có chức năng giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, thị và các Trưởng phòng Hành chính các sở, ban, ngành thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi các cơ quan, huyện, thị xã thuộc tỉnh; quản lý kho lưu trữ của các cơ quan, huyện, thị xã.

2. Nhiệm vụ :

Điều 21 : Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, huyện, thị. Khi giao nộp tài liệu lưu trữ phải lập biên bản giao nhận.

Điều 22 : Thường xuyên vệ sinh lau chùi, kiểm tra tình trạng của tài liệu lưu trữ tránh để tài liệu bị mối, mọt.

Sử dụng hoá chất chống mối mọt theo định kỳ để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ.

Điều 23 : Kho lưu trữ cần xây dựng kiên cố, ở nơi khô ráo, thoáng khí, tránh những tác động có hại do thời tiết mưa, nắng gây ra, có khoá cửa chắc chắn. Trước mắt nếu chưa có kho phải bố trí ngay diện tích nhà cần thiết để làm kho bảo quản tốt tài liệu lưu trữ; Từng bước có kế hoạch xây dựng kho lưu trữ theo quy định.

Trong kho cần trang bị giá sắt, cặp đựng tài liệu, sắp xếp hồ sơ lưu trữ khoa học, thuận lợi cho việc phục vụ khai thác tài liệu.

Điều 24 : Kho tài liệu lưu trữ phải bảo đảm đầy đủ sổ sách thống kê, bảng chỉ dẫn để tra tìm (do Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn), như sau :

- Sổ nhập tài liệu.

 - Sổ xuất tài liệu.

- Mục lục hồ sơ

- Sơ đồ bố trí trong kho.

IV./ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ:

Điều 25 : Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện báo cáo định kỳ hàng năm theo nội dung Quyết định Liên Bộ số 149/CLT-TCTK ngày 23-10-1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê; hướng dẫn các cơ quan trực thuộc tỉnh và Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã thực hiện thống nhất các chế độ quy định về quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và báo cáo về công tác lưu trữ.

Điều 26 : - Thủ trưởng các sở, ban, ngành chỉ đạo Lưu trữ của đơn vị mình thực hiện tốt các yêu cầu về công tác nghiệp vụ lưu trữ. Báo cáo về công tác lưu trữ theo định kỳ và nộp lưu đầy đủ các hồ sơ tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh.

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã chỉ đạo Lưu trữ huyện, thị xã quản lý và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của các ngành và các đơn vị trực thuộc báo cáo về công tác lưu trữ theo định kỳ về Uỷ ban nhân dân tỉnh. Hàng năm có kế hoạch thu thập tài liệu của các đơn vị trực thuộc về kho lưu trữ huyện, thị xã.

Điều 27 : Trưởng Ban Tổ chức chính quyền tỉnh chủ trì, phối hợp với Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức làm công tác văn thư-lưu trữ trong toàn tỉnh.

V./ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH :

Điều 28 : Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm kiểm tra công tác lưu trữ của cơ quan, thực hiện tốt việc quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước và bản quy định này.

Điều 29 : Các tổ chức, cá nhân có thành tích thực hiện công tác lưu trữ sẽ được khen thưởng. Tổ chức, cá nhân nào vi phạm thì tuỳ theo mức độ, phải bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, truy tố theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ của Nhà nước./.