Công văn 8883/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ giữa các doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ gây nhầm lẫn trong việc kê khai thuế và lập hóa đơn.

Quy định về lập hóa đơn đối với khoản chi hộ

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn, chứng từ trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ cho khách hàng hoặc đối tác, cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Khi doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí thay cho khách hàng và nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ. Khi thu lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và kê khai, nộp thuế theo quy định. Thuế suất thuế GTGT áp dụng tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ đó.
• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp chi hộ nhưng yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn thẳng cho đơn vị nhờ chi hộ (ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng). Khi nhận lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo hóa đơn gốc của nhà cung cấp bàn giao cho khách hàng.

Quy định về kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Việc kê khai và khấu trừ thuế đối với các khoản chi hộ được thực hiện dựa trên nguyên tắc thụ hưởng dịch vụ thực tế:

• Đối với doanh nghiệp chi hộ: Không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Đối với hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế đầu vào và đồng thời phải kê khai thuế đầu ra khi xuất hóa đơn thu lại tiền từ khách hàng.
• Đối với doanh nghiệp nhờ chi hộ (khách hàng): Được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào căn cứ trên hóa đơn GTGT do doanh nghiệp chi hộ xuất lại (nếu hóa đơn ban đầu mang tên doanh nghiệp chi hộ) hoặc căn cứ trên hóa đơn gốc mang tên mình do doanh nghiệp chi hộ bàn giao lại kèm chứng từ thanh toán.

Yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp pháp và đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT cũng như tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng (không dùng tiền mặt).
• Doanh nghiệp nhờ chi hộ phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản của doanh nghiệp chi hộ, hoặc chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ để chứng minh tính thực tế của giao dịch.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Công văn 8883/CT-TTHT giúp làm rõ ranh giới giữa hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường và hoạt động chi hộ đơn thuần, tránh việc doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hợp đồng hoặc thỏa thuận chi hộ rõ ràng bằng văn bản giữa các bên trước khi thực hiện giao dịch để làm cơ sở pháp lý cho việc xuất hóa đơn và chứng từ thanh toán.
• Phân loại rõ ràng các khoản chi hộ mang tên mình và mang tên khách hàng ngay từ khâu tiếp nhận hóa đơn đầu vào để xử lý kế toán và thuế chính xác.