Tóm tắt Công văn 8829/CT-TTHT năm 2019 về xuất hóa đơn điện tử

Công văn 8829/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Dưới đây là chi tiết các nội dung quy định cốt lõi được phân tích chuyên sâu:

- Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ

• Khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, người bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, không phân biệt giá trị của từng lần bán hàng hay cung cấp dịch vụ.
• Đối với các trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, hoặc xuất hàng hóa để tiêu dùng nội bộ, cho, tặng, trao đổi, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định hiện hành.

- Quy định xuất hóa đơn đối với trường hợp người mua không lấy hóa đơn

• Trong trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà người mua là cá nhân không kinh doanh hoặc người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho từng lần bán theo quy định.
• Trên hóa đơn điện tử đối với trường hợp này, tại chỉ tiêu thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), người bán phải thể hiện rõ nội dung là người mua không lấy hóa đơn hoặc người mua lẻ không cung cấp thông tin để đảm bảo tính minh bạch và đúng biểu mẫu của cơ quan thuế.

- Yêu cầu về tính pháp lý và định dạng của hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký số của người bán. Chữ ký số này phải còn hiệu lực pháp lý tại thời điểm ký số trên hóa đơn.
• Định dạng của hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định, đảm bảo khả năng truyền nhận, lưu trữ an toàn và không thể bị thay đổi hay can thiệp trái phép sau khi đã ký số thành công.
• Người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận riêng bằng văn bản hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định bắt buộc người mua phải ký số.

- Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp chỉ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên đường hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi trực tiếp.