b) Các khoản thanh toán theo thực tế:

Đối với các khoản thanh toán theo thực tế thì khi quyết toán nhất thiết phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ.

i) Tiền thuê phòng nghỉ:

- Đối với cán bộ lãnh đạo đương chức quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Thông tư này được thuê 1 người/1 phòng ở có đủ tiện nghi loại tốt, an toàn (Phòng Suite loại tốt có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng);

- Đối với cán bộ, công chức có chức danh lãnh đạo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 2 Thông tư này được thuê 1 người/1 phòng có tiện nghi bảo đảm chất lượng (phòng Superior);

- Đối với cán bộ, công chức có chức danh quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này được thuê 2 người/1 phòng đôi loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard). Trường hợp người đi công tác một mình hoặc trường hợp đoàn công tác có lẻ người, lẻ người khác giới thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng); 

ii) Tiền vé các phương tiện đi lại: Thanh toán theo hóa đơn mua vé kèm theo cuống vé máy bay. Tiền thuê các phương tiện vận chuyển khác thanh toán theo hóa đơn, chứng từ trả tiền hợp pháp kèm theo cuống vé (nếu có);

iii) Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác:

- Thanh toán theo hóa đơn thuê phương tiện nhưng không vượt quá 80 USD/1người/1 nước đến công tác. Trường hợp một số nước kiểm soát vé phương tiện đi lại công cộng bằng điện tử không có cuống vé thì Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm về việc kê khai vé theo thực tế phù hợp với lịch trình làm việc của đoàn làm căn cứ quyết toán;

...”;

- Tại điểm 2.8 Điều 6 Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp quy định khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

“Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

...”

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty có phát sinh chi phí đi lại cho nhân viên đi công tác tại nước ngoài (Châu Âu) phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty thì Công ty phải căn cứ vào hóa đơn, chứng từ hợp pháp của nước nhân viên đi công tác để tính vào chi phí được trừ theo thực tế phát sinh. Thông tư số 102/2012/TT-BTC không quy định mức khoán chi phí đối với tiền thuê phương tiện đi làm việc hằng ngày tại nơi đến công tác, nên công ty không thể áp dụng khoản chi phí này theo mức khoán áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với cán bộ công chức viên chức nhà nước.

Chú thích: Khoản “tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập/xuất cảnh (USD/1 lượt xuất và nhập cảnh/người)” quy định tại phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 102/2012/TT-BTC được tính cho lượt xuất và nhập cảnh, không tính theo ngày đi công tác.

Cục Thuế Thành phố thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.