Công văn 3789/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của văn bản tập trung vào việc hướng dẫn hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (vé máy bay điện tử) cho người lao động đi công tác.

Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ đối với vé máy bay mua qua mạng

Theo hướng dẫn tại Công văn 3789/CT-TTHT, để khoản chi phí mua vé máy bay trực tuyến phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải thu thập và lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket): Doanh nghiệp phải có vé máy bay điện tử hợp pháp được xuất từ hệ thống của hãng hàng không hoặc đại lý bán vé.
• Thẻ lên máy bay (Boarding Pass): Đây là chứng từ bắt buộc đi kèm để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra, khớp với thông tin trên vé máy bay điện tử và quyết định cử đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ (như ủy nhiệm chi, chuyển khoản ngân hàng). Trường hợp thanh toán qua tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về ủy quyền thanh toán.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản, quyết định cử cán bộ, công nhân viên đi công tác do ban giám đốc hoặc người đại diện pháp luật ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi, thời gian và địa điểm công tác.

Hướng dẫn về phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân

Công văn cũng làm rõ phương án giải quyết đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán hộ tiền vé máy bay:

• Quy chế tài chính rõ ràng: Doanh nghiệp phải có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ quy định rõ việc cho phép người lao động thanh toán tiền vé máy bay bằng thẻ tín dụng cá nhân, sau đó doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán lại cho cá nhân đó.
• Tính đồng bộ của chứng từ: Khoản thanh toán lại từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân phải được thể hiện rõ ràng trên chứng từ ngân hàng, đi kèm với hóa đơn, vé máy bay mang tên người lao động đi công tác.

Ý nghĩa thực tiễn đối với doanh nghiệp

Công văn 3789/CT-TTHT mang tính định hướng thực tế cao, giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện hồ sơ kế toán đối với các giao dịch thương mại điện tử. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn về chứng từ đi kèm (đặc biệt là thẻ lên máy bay và chứng từ thanh toán) giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN định kỳ.