Tổng quan về Công văn 858/TCHQ-TXNK năm 2021

Công văn 858/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành ngày 26 tháng 02 năm 2021 hướng dẫn về việc trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không đủ điều kiện xử lý. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ xác định trước mã số, đồng thời giúp các doanh nghiệp nâng cao tính chính xác khi chuẩn bị hồ sơ hành chính trong lĩnh vực hải quan.

Các lý do chính dẫn đến việc trả lại hồ sơ xác định trước mã số

Theo nội dung hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, việc trả lại hồ sơ xác định trước mã số hàng hóa được thực hiện khi hồ sơ của doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý quy định. Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm:

• Thông tin tài liệu kỹ thuật không đầy đủ hoặc không rõ ràng: Doanh nghiệp không cung cấp đủ tài liệu kỹ thuật, catalogue, sơ đồ cấu tạo, thành phần, công dụng hoặc quy trình vận hành của hàng hóa. Điều này khiến cơ quan hải quan không có đủ cơ sở dữ liệu để phân tích và áp mã HS chính xác.
• Mẫu hàng hóa không đạt yêu cầu: Trong các trường hợp bắt buộc phải gửi mẫu, doanh nghiệp không cung cấp mẫu hoặc mẫu gửi kèm không đúng quy cách, không đại diện được cho lô hàng dự kiến xuất khẩu, nhập khẩu.
• Hồ sơ không đúng biểu mẫu quy định: Đơn đề nghị xác định trước mã số hàng hóa không được kê khai đầy đủ các tiêu chí bắt buộc, thiếu chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc không đóng dấu hợp lệ theo quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC).
• Không chứng minh được giao dịch thực tế: Doanh nghiệp chưa cung cấp được các tài liệu chứng minh hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu dự kiến là có thật, chẳng hạn như hợp đồng thương mại, thỏa thuận mua bán hoặc các chứng từ liên quan khác.

Hướng dẫn xử lý và hoàn thiện hồ sơ cho doanh nghiệp

Để đảm bảo hồ sơ xác định trước mã số được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, Tổng cục Hải quan khuyến nghị các doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

• Nghiên cứu kỹ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần đối chiếu chặt chẽ các quy định tại Khoản 11 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 28 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP) và các văn bản hướng dẫn thi hành để chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ.
• Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác: Đảm bảo mọi thông tin về tên thương mại, tên khoa học, thành phần cấu tạo, công thức hóa học, thông số kỹ thuật, tính năng và công dụng của hàng hóa phải được mô tả chi tiết, rõ ràng và nhất quán giữa các tài liệu đi kèm.
• Chủ động phối hợp với cơ quan hải quan: Trong trường hợp có sự thay đổi hoặc cần làm rõ thông tin, doanh nghiệp cần nhanh chóng phản hồi, bổ sung tài liệu theo yêu cầu của Tổng cục Hải quan để tránh việc hồ sơ bị tồn đọng hoặc bị trả lại quá hạn.

Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn của văn bản

Công văn 858/TCHQ-TXNK đóng vai trò như một lời nhắc nhở và hướng dẫn nghiệp vụ thiết thực cho cả cơ quan hải quan địa phương và cộng đồng doanh nghiệp. Việc trả lại các hồ sơ không đủ điều kiện giúp nâng cao tính minh bạch, chuẩn hóa quy trình hành chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi thực hiện khai báo hải quan đối với các lô hàng thực tế sau này.