TÓM TẮT CÔNG VĂN 8233/CT-TTHT NĂM 2016 VỀ ỦY QUYỀN KÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ HÓA ĐƠN

Công văn 8233/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về việc ủy quyền ký chứng từ kế toán, hóa đơn và trách nhiệm pháp lý liên quan đến việc thể hiện chữ ký, đóng dấu trên chứng từ.

1. Nguyên tắc ủy quyền ký chứng từ kế toán và hóa đơn

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với tính chính xác, trung thực và hợp pháp của hóa đơn, chứng từ kế toán phát sinh tại đơn vị.
• Doanh nghiệp được quyền ủy quyền cho cấp phó hoặc cán bộ, nhân viên thuộc thẩm quyền thực hiện ký thay, ký thừa ủy quyền trên chứng từ kế toán và hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản quản lý thuế.
• Việc ủy quyền bắt buộc phải được lập thành văn bản (Giấy ủy quyền hoặc Quyết định ủy quyền), trong đó xác định rõ phạm vi công việc, quyền hạn và thời hạn ủy quyền cụ thể.

2. Quy định thể hiện chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn khi được ủy quyền

• Trường hợp người đại diện theo pháp luật không ký trực tiếp tại chỉ tiêu "Thủ trưởng đơn vị" trên hóa đơn, phải có văn bản ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng hoặc cán bộ chuyên trách.
• Người được ủy quyền thực hiện ký tên vào vị trí được phân công, ghi rõ họ và tên theo đúng nội dung ủy quyền.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu treo của công ty vào góc trên bên trái của các liên hóa đơn hoặc đóng dấu theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

3. Trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ

• Người ủy quyền (người đại diện theo pháp luật) phải chịu trách nhiệm toàn bộ trước pháp luật đối với các hóa đơn, chứng từ được ký bởi người được ủy quyền trong phạm vi văn bản ủy quyền.
• Người được ủy quyền chỉ được ký trong đúng phạm vi và thời hạn quy định, không được tự ý ủy quyền lại cho bên thứ ba ngoại trừ trường hợp có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ văn bản ủy quyền cùng hệ thống hồ sơ, chứng từ kế toán tại đơn vị để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra của cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra.

4. Điều kiện để hóa đơn, chứng từ ủy quyền được tính là hợp lý, hợp lệ

• Hóa đơn, chứng từ kế toán có chữ ký của người được ủy quyền hợp lệ là căn cứ pháp lý để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Các hóa đơn ký thay nhưng không có văn bản ủy quyền, ký vượt quá phạm vi ủy quyền hoặc không đóng dấu đúng quy định sẽ bị coi là không hợp lệ, không có giá trị khấu trừ hoặc tính vào chi phí hợp lý.