Tóm tắt Công văn 76515/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ đối với khoản chi hỗ trợ tiếp thị chi trực tiếp cho cán bộ công nhân viên

Công văn 76515/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 hướng dẫn về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi hỗ trợ tiếp thị được chi trả trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế.

Các điều kiện cơ bản để chi phí hỗ trợ tiếp thị được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, để khoản chi hỗ trợ tiếp thị trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính thực tế và liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi hỗ trợ tiếp thị phải là khoản chi thực tế phát sinh và trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi trực tiếp cho người lao động, doanh nghiệp phải có chứng từ chi tiền, danh sách ký nhận hoặc các chứng từ thanh toán phù hợp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.

Quy định cụ thể về hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi hỗ trợ tiếp thị cho nhân viên

Để đảm bảo tính pháp lý và được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí được trừ, khoản chi hỗ trợ tiếp thị trực tiếp cho cán bộ công nhân viên phải được thể hiện rõ ràng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp:

• Quy định trong quy chế hoặc hợp đồng: Khoản chi hỗ trợ tiếp thị phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Hồ sơ chứng minh nghiệp vụ phát sinh: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh việc tiếp thị là có thật, bao gồm: Quyết định cử nhân viên đi thực hiện công tác tiếp thị, kế hoạch tiếp thị được phê duyệt, báo cáo kết quả tiếp thị (nếu có), và danh sách nhận tiền hỗ trợ có chữ ký xác nhận của người lao động.

Ảnh hưởng đối với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, khoản chi hỗ trợ tiếp thị trực tiếp cho cán bộ công nhân viên còn liên quan đến nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động:

• Tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Trường hợp khoản chi hỗ trợ tiếp thị được chi trả trực tiếp cho người lao động dưới hình thức tiền lương, tiền công hoặc có danh sách ghi rõ tên cá nhân nhận hỗ trợ, khoản thu nhập này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để kê khai và nộp thuế theo quy định.
• Trường hợp ngoại lệ: Nếu khoản chi này thuộc các khoản phụ cấp, trợ cấp được trừ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính hoặc là khoản chi chung cho tập thể không ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng thì có thể không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hệ thống quy chế nội bộ, hợp đồng lao động và chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán, danh sách ký nhận để đảm bảo các khoản chi hỗ trợ tiếp thị cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, đồng thời thực hiện khấu trừ thuế TNCN đúng quy định pháp luật.