Tổng quan về Công văn 7285/CT-TTHT năm 2018

Công văn 7285/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hỗ trợ cho nhà phân phối và đại lý bán hàng. Văn bản này giúp doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế và cách thức lập chứng từ hợp lệ đối với các khoản chi phí hỗ trợ đại lý, từ đó tối ưu hóa chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hỗ trợ bằng tiền

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền hỗ trợ cho các nhà phân phối, đại lý bán hàng để thực hiện các chương trình khuyến mại, hỗ trợ đạt doanh số hoặc các khoản hỗ trợ khác bằng tiền, quy định về chứng từ được áp dụng như sau:

• Đối với bên nhận hỗ trợ (đại lý, nhà phân phối): Khi nhận khoản tiền hỗ trợ này, cơ sở kinh doanh không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT. Do đó, bên nhận hỗ trợ không lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định.
• Đối với bên chi hỗ trợ (doanh nghiệp): Doanh nghiệp thực hiện chi tiền căn cứ vào mục đích chi để lập chứng từ chi tiền. Chứng từ chi tiền này cùng với chứng từ thu tiền của bên nhận là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Yêu cầu về hồ sơ kèm theo: Để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm hợp đồng đại lý, quy chế hoặc chính sách hỗ trợ của công ty, quyết định phê duyệt chi hỗ trợ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên).

Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ

Trong trường hợp khoản hỗ trợ cho nhà phân phối và đại lý không bằng tiền mặt mà bằng hàng hóa hoặc dịch vụ, quy định về hóa đơn được thực hiện như sau:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Doanh nghiệp chi hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn GTGT như đối với hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông thường.
• Xác định giá tính thuế GTGT: Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để hỗ trợ, tiêu dùng nội bộ hoặc khuyến mại được xác định theo quy định của pháp luật về thuế GTGT tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Kê khai thuế: Doanh nghiệp thực hiện kê khai, tính nộp thuế GTGT đầu ra; bên nhận hỗ trợ thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào (nếu đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ theo quy định).

Điều kiện để khoản chi hỗ trợ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để các khoản chi hỗ trợ cho nhà phân phối và đại lý được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hợp đồng, chính sách hỗ trợ, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận kết quả đạt chỉ tiêu hỗ trợ).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).