Công văn 72149/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động và chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí lưu trú, đi lại.

1. Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với các khoản chi phí mua vé máy bay, tiền thuê nhà và các chi phí lưu trú khác cho chuyên gia, người lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Được quy định rõ ràng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế quản lý tài chính của đơn vị.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (như vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay - boarding pass, hóa đơn dịch vụ lưu trú).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

2. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động nước ngoài được xác định cụ thể:

• Chi phí tiền thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị.
• Chi phí vé máy bay: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do đơn vị sử dụng lao động chi trả hộ (hoặc thanh toán lại) cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép được miễn thuế TNCN nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động và chỉ áp dụng với tần suất 01 lần/năm.
• Chi phí đào tạo và học phí: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp trả thay được miễn thuế TNCN nếu có đầy đủ chứng từ và được quy định trong hợp đồng lao động.

3. Khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho chuyên gia nước ngoài nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp của dịch vụ mua vào (như hóa đơn dịch vụ khách sạn, hóa đơn đại lý vé máy bay).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các chi phí này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi phí nêu trên khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện bộ hồ sơ chứng minh bao gồm: Hợp đồng lao động (có điều khoản chi tiết về việc chi trả chi phí đi lại, nhà ở), quyết định cử đi công tác, hộ chiếu, visa hoặc giấy phép lao động của chuyên gia nước ngoài, cùng hệ thống chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt rõ ràng.