Công văn 63329/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí liên quan đến người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN đối với tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm tự nguyện và các khoản chi phúc lợi.

1. Quy định về chi phí tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động

Theo hướng dẫn, các khoản chi tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Doanh nghiệp đã thực hiện chi trả thực tế cho người lao động và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

2. Quy định về chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động

Công văn hướng dẫn cụ thể về mức khống chế và điều kiện để được trừ đối với khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động:

• Mức chi được trừ tối đa: Phần chi vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người để trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Như vậy, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ tối đa là 03 triệu đồng/tháng/người đối với các khoản chi này.
• Điều kiện áp dụng: Khoản chi này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp (Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính...).
• Điều kiện về nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc: Doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (không nợ tiền bảo hiểm bắt buộc) thì mới được tính khoản chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ này vào chi phí được trừ.

3. Quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được hướng dẫn chi tiết nhằm đảm bảo tính hợp lý và đúng quy định pháp luật:

• Các khoản chi phúc lợi được chấp nhận bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Mức khống chế chi phúc lợi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.
• Xác định quỹ lương thực tế thực hiện: Là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó muộn nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

4. Những lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi áp dụng chính sách

Để đảm bảo các khoản chi nêu trên được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các biện pháp sau:

• Phải xây dựng hệ thống quy chế nội bộ (Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế lương thưởng) rõ ràng, nhất quán và hợp pháp ngay từ đầu năm tài chính hoặc trước khi phát sinh các khoản chi thực tế.
• Đảm bảo tính trung thực, khách quan của các chứng từ chi, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ phúc lợi có giá trị lớn.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc cho người lao động đúng thời hạn quy định trước khi áp dụng chính sách trích chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ.