Giới thiệu về Công văn 55659/CT-TTHT năm 2018

Công văn 55659/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp liên quan đến tiêu thức chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Văn bản này căn cứ vào các quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC để đưa ra các hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn trong giao dịch thương mại.

Các nội dung cốt lõi về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng

- Quy định về chữ ký của người bán trên hóa đơn giấy

• Thẩm quyền ký hóa đơn: Người ký tại tiêu thức "Người bán hàng" phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản.
• Trường hợp ủy quyền ký hóa đơn: Nếu thủ trưởng đơn vị không trực tiếp ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có Quyết định ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký. Người được ủy quyền khi ký hóa đơn phải ghi rõ họ tên và đóng dấu treo của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (liên giao cho khách hàng).
• Yêu cầu về kỹ thuật ký: Chữ ký trên hóa đơn giấy phải được ký trực tiếp bằng bút mực (không dùng mực đỏ, bút chì hoặc chữ ký khắc sẵn). Chữ ký của cùng một người trên các liên của một số hóa đơn phải đồng nhất về nét ký và màu mực.

- Quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn

• Nguyên tắc chung: Người mua hàng hóa, dịch vụ có nghĩa vụ ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn để xác nhận việc giao dịch đã hoàn thành và đồng ý với các điều khoản, số lượng, giá trị ghi trên hóa đơn.
• Các trường hợp miễn chữ ký của người mua: Người mua không nhất thiết phải ký tên trên hóa đơn trong các trường hợp đặc biệt như: mua hàng qua điện thoại, mua hàng qua mạng internet, hoặc phương thức bán hàng gián tiếp mà người mua không có mặt trực tiếp tại thời điểm lập hóa đơn. Tại tiêu thức "Người mua hàng", người bán phải ghi rõ "Bán hàng qua điện thoại" hoặc "Bán hàng qua mạng".

- Quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử

• Chữ ký số của người bán: Đối với hóa đơn điện tử, người bán bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của hóa đơn.
• Chữ ký số của người mua: Người mua là đơn vị kế toán phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử nhận được. Tuy nhiên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc có các chứng từ khác chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán) thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận riêng.

- Hệ quả pháp lý khi hóa đơn thiếu chữ ký hoặc ký sai quy định

• Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn thiếu chữ ký của các bên theo quy định (mà không thuộc trường hợp được miễn trừ) hoặc ký không đúng thẩm quyền sẽ bị coi là hóa đơn không hợp pháp, không đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Ảnh hưởng đến chi phí được trừ: Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn không hợp lệ về chữ ký sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Biện pháp khắc phục: Khi phát hiện hóa đơn có sai sót về chữ ký, doanh nghiệp phải thực hiện lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn, đồng thời xuất hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.