Tóm tắt Công văn 4923/TCT-DNL năm 2020 về hướng dẫn vướng mắc thực hiện chế độ hóa đơn, chứng từ

Công văn 4923/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến việc áp dụng chế độ hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là việc sử dụng hóa đơn điện tử và các chứng từ vận chuyển nội bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là các nội dung hướng dẫn chi tiết và cốt lõi từ văn bản này:

1. Quy định về việc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

• Doanh nghiệp được phép sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử để thay thế cho chứng từ giấy truyền thống khi thực hiện điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các chi nhánh hoặc giữa các kho trong cùng một hệ thống nội bộ.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định pháp luật, bao gồm: tên, địa chỉ đơn vị xuất và nhận, thông tin phương tiện vận chuyển, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng thực xuất và chữ ký điện tử của các bên liên quan.
• Khi lưu thông hàng hóa trên đường, các cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thực hiện tra cứu thông tin chứng từ điện tử trực tiếp trên hệ thống dữ liệu của cơ quan Thuế, doanh nghiệp không bắt buộc phải xuất trình bản giấy nếu đã hoàn tất đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn về chữ ký điện tử trên hóa đơn và chứng từ điện tử

• Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp pháp của người bán (hoặc đơn vị xuất kho) để đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Đối với người mua, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc có các thỏa thuận riêng biệt bằng văn bản phù hợp với quy định pháp luật, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định bắt buộc khác.
• Chữ ký số sử dụng trên hóa đơn phải còn hiệu lực tại thời điểm ký và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép.

3. Nguyên tắc lập hóa đơn đối với hoạt động điều chuyển tài sản, hàng hóa nội bộ

• Trường hợp điều chuyển tài sản, hàng hóa giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc không cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, doanh nghiệp có quyền lựa chọn lập hóa đơn GTGT hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ để làm căn cứ lưu thông và hạch toán.
• Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, khi đơn vị nhận điều chuyển thực hiện bán hàng hóa ra ngoài, đơn vị đó phải lập hóa đơn GTGT theo đúng quy định để giao cho khách hàng, đồng thời thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT tại địa phương nơi đặt trụ sở chi nhánh nhận hàng.

4. Trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo mật, lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử đã khởi tạo trong suốt thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải sẵn sàng kết xuất và cung cấp đầy đủ dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử cho cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Các hướng dẫn tại Công văn 4923/TCT-DNL giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ, giảm thiểu chi phí vận hành và in ấn, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý thuế đối với các tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn.