Tóm tắt Công văn 2355/TCT-CS về chế độ hóa đơn theo Thông tư 153/2010/TT-BTC

Công văn 2355/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh về việc thực hiện chế độ hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện đúng các quy định về tạo, phát hành, sử dụng và báo cáo hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1. Quy định về việc tạo và phát hành hóa đơn tự in, đặt in

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về điều kiện và quy trình để các doanh nghiệp thực hiện việc tự in hoặc đặt in hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý:

• Điều kiện tự in hóa đơn: Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mức vốn điều lệ tối thiểu, có hệ thống thiết bị máy tính, phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo tính bảo mật, không thể can thiệp để làm sai lệch dữ liệu đã khởi tạo.
• Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi đưa vào sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn gửi thông báo phải tuân thủ đúng quy định trước khi chính thức sử dụng hóa đơn.

2. Hướng dẫn cách ghi các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn

Việc ghi chép thông tin trên hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

• Tiêu thức tên, địa chỉ, mã số thuế: Phải ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Đối với các doanh nghiệp có tên hoặc địa chỉ quá dài, được phép viết tắt một số từ thông dụng nhưng phải đảm bảo định danh chính xác đối tượng mua và bán.
• Chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn: Người bán hàng phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký thì phải có giấy ủy quyền hợp pháp và đóng dấu treo của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

3. Chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan thuế:

• Thời hạn nộp báo cáo: Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
• Nội dung báo cáo: Báo cáo phải thể hiện đầy đủ, chính xác số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn mất, cháy, hỏng hoặc hóa đơn hủy bỏ trong kỳ để cơ quan thuế thực hiện công tác giám sát.

4. Xử lý hóa đơn trong các trường hợp đặc biệt

Công văn đưa ra hướng dẫn xử lý cụ thể đối với các tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn:

• Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn: Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), doanh nghiệp phải lập biên bản ghi nhận sự việc và báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Trường hợp viết sai hóa đơn: Nếu hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống, doanh nghiệp gạch chéo các liên và lưu giữ lại. Nếu hóa đơn viết sai đã xé và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế, hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế. Trường hợp đã kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định.