Tóm tắt Công văn 4885/CT-TTHT năm 2018 về hóa đơn chứng từ đối với khoản thu hộ, chi hộ

Công văn số 4885/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 17 tháng 05 năm 2018 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ của doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kế toán và thuế quan trọng, giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1. Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn cụ thể hai trường hợp phát sinh liên quan đến khoản chi hộ khách hàng như sau:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (bên nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng thì doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT đầu ra. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu, chi (phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) để làm căn cứ thanh toán và thu hồi lại khoản tiền chi hộ từ khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT đầu ra giao cho khách hàng. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn này phải áp dụng đúng theo thuế suất của dịch vụ, hàng hóa đã chi hộ trước đó.

2. Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ

Đối với hoạt động thu hộ tiền cho các đơn vị khác, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc:

• Khi nhận tiền thu hộ từ khách hàng, doanh nghiệp không lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu hoặc chứng từ ngân hàng).
• Khi chuyển trả lại khoản tiền thu hộ cho đơn vị nhờ thu hộ, doanh nghiệp lập chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng) để hoàn tất giao dịch.

3. Căn cứ pháp lý áp dụng

Các hướng dẫn tại Công văn 4885/CT-TTHT được xây dựng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế hiện hành tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

4. Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ và hóa đơn mang tên khách hàng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế như:

• Tránh việc bị cơ quan thuế áp đặt doanh thu tính thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi hộ không đúng bản chất kinh doanh.
• Đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ đầu vào cho khách hàng khi nhận lại hóa đơn từ doanh nghiệp chi hộ.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hợp đồng, thỏa thuận thu hộ, chi hộ giữa các bên để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.