Giới thiệu về Công văn 4636/TCT-TNCN năm 2017

Công văn 4636/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xác định khoản tiền nhà do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động tại Việt Nam để tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp và cá nhân người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thực hiện đúng nghĩa vụ thuế đối với các khoản phúc lợi liên quan đến nhà ở.

Các quy định cốt lõi về tính thuế TNCN đối với tiền nhà

• Nguyên tắc chung: Khoản tiền thuê nhà, tiền điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Mức khống chế 15%: Số tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo tính vào thu nhập chịu thuế tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Áp dụng đối với nhân sự nước ngoài: Trường hợp người lao động nước ngoài được cử sang Việt Nam làm việc, nhận lương từ cả công ty mẹ ở nước ngoài và đơn vị tại Việt Nam, khoản tiền nhà do bất kỳ bên nào chi trả hộ đều phải được tổng hợp để tính thuế TNCN tại Việt Nam theo nguyên tắc khống chế 15% nêu trên.

Phương pháp xác định và tính toán thu nhập chịu thuế

Để xác định chính xác phần tiền nhà tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, đơn vị chi trả thu nhập thực hiện theo các bước sau:

• Xác định thu nhập làm căn cứ tính trần: Tính tổng thu nhập chịu thuế của người lao động trong kỳ (không bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ đi kèm do doanh nghiệp trả thay).
• Tính mức trần 15%: Lấy tổng thu nhập chịu thuế vừa xác định nhân với 15%.
• So sánh và áp dụng: So sánh số tiền thuê nhà thực tế được trả thay với mức trần 15%. Nếu tiền nhà thực tế thấp hơn mức trần 15% thì tính theo số thực tế. Nếu tiền nhà thực tế cao hơn mức trần 15% thì chỉ tính theo mức trần 15% vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Phần chênh lệch vượt quá 15% sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh đối với khoản chi phí tiền nhà trả thay bao gồm: Hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tài chính hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản thanh toán theo quy định phải dùng chứng từ không dùng tiền mặt) và quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động có quy định rõ về khoản phúc lợi nhà ở này để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.