Giới thiệu về Công văn 44446/CT-HTr năm 2016

Công văn 44446/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn thực tế quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế hiện hành, tối ưu hóa chi phí hợp lý và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

Các nội dung cốt lõi về xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi phí liên quan đến người lao động nước ngoài (như tiền thuê nhà, vé máy bay, chi phí đưa đón) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định rõ trong hợp đồng hoặc quy chế: Các khoản chi phí này phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty hoặc Tổng công ty.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua dịch vụ, hàng hóa phục vụ cho người lao động nước ngoài.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích của người lao động

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích mà người lao động nước ngoài nhận được:

• Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay: Tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị.
• Chi phí vé máy bay về phép: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do đơn vị sử dụng lao động chi trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Quy định này phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
• Học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do đơn vị sử dụng lao động trả hộ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu có đầy đủ chứng từ học phí hợp pháp và được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 44446/CT-HTr giúp làm rõ ranh giới giữa chi phí được trừ của doanh nghiệp và thu nhập chịu thuế của cá nhân người lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ lưỡng hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính và chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ tối đa cho các khoản chi phí này khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.