Giới thiệu về Công văn 40839/CT-TTHT năm 2020

Công văn 40839/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về việc xác định chi phí thuế thu nhập cá nhân (TNCN) do doanh nghiệp nộp thay cho người lao động có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không. Đây là nội dung có tính thực tiễn cao, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tối ưu hóa chi phí và tuân thủ pháp luật thuế của các doanh nghiệp áp dụng cơ chế trả lương Net.

Điều kiện để chi phí thuế TNCN nộp thay được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại công văn và các quy định pháp luật thuế hiện hành, khoản thuế TNCN do doanh nghiệp nộp thay cho người lao động chỉ được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Quy định rõ ràng trong hợp đồng: Trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp phải có điều khoản ghi nhận rõ ràng việc doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động theo hình thức lương không bao gồm thuế (lương Net). Đồng thời, hợp đồng phải quy định doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thay thuế TNCN cho người lao động.
• Đầy đủ chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp phải xuất trình được chứng từ nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước, bảng thanh toán tiền lương, tiền công và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) theo đúng quy định của pháp luật.
• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phí tiền lương, tiền công và phần thuế TNCN nộp thay phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có tính chất thực tế phát sinh.

Nguyên tắc quy đổi thu nhập và tính thuế TNCN nộp thay

Đối với các trường hợp hợp đồng lao động thỏa thuận nhận lương Net, doanh nghiệp cần thực hiện đúng nguyên tắc quy đổi thu nhập để tính toán nghĩa vụ thuế:

• Quy đổi thu nhập Net sang thu nhập Gross: Doanh nghiệp phải thực hiện quy đổi thu nhập không bao gồm thuế (thu nhập Net) thành thu nhập tính thuế (thu nhập Gross) theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC trước khi xác định số thuế TNCN phải nộp.
• Xác định tổng chi phí được trừ: Sau khi đã quy đổi và xác định được số thuế TNCN nộp thay, tổng chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp sẽ bao gồm cả phần thu nhập Net thực trả cho người lao động và khoản thuế TNCN mà doanh nghiệp đã nộp thay.

Các trường hợp chi phí thuế TNCN nộp thay bị loại trừ

Công văn cũng gián tiếp lưu ý các trường hợp doanh nghiệp không được tính khoản thuế TNCN nộp thay vào chi phí được trừ, bao gồm:

• Hợp đồng lao động thỏa thuận lương Gross (thu nhập đã bao gồm thuế) nhưng doanh nghiệp vẫn tự nguyện nộp thay thuế TNCN cho người lao động mà không khấu trừ trực tiếp vào lương của họ.
• Hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoàn toàn không có điều khoản quy định về việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp thay thuế TNCN cho người lao động.
• Doanh nghiệp không có chứng từ nộp thuế TNCN hợp pháp hoặc không chứng minh được việc chi trả lương thực tế.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động hiện hành. Đối với các vị trí nhân sự nhận lương Net, cần chuẩn hóa các điều khoản về nghĩa vụ nộp thuế thay trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ một cách đồng nhất và chặt chẽ.