Bộ Tư pháp đã có Công văn số 2368/BTP-PLQT ngày 10/7/2017 hướng dẫn thực hiện một số quy định về ủy thác tư pháp trong lĩnh vực dân sự ra nước ngoài gửi các cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ ủy thác tư pháp (Công văn số 2368/BTP- PLQT). Qua hoạt động thực tiễn và trao đổi với các Cơ quan trung ương của các quốc gia thành viên Công ước La hay về Tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (Công ước Tống đạt), Bộ Tư pháp nhận thấy có một số bất cập, hạn chế trong hoạt động này liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Quý Cơ quan. Vì vậy, Bộ Tư pháp đề nghị Quý Cơ quan thông báo và hướng dẫn các cơ quan trực thuộc thực hiện các quy định pháp luật về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự, Công văn số 2368/BTP-PLQT và một số nội dung cụ thể như sau:

1. Về việc thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ đối với công dân Việt Nam đang cư trú tại nước ngoài qua kênh ngoại giao

Thời gian vừa qua, Bộ Tư pháp đã chuyển một số hồ sơ thu thập chứng cứ đối với công dân Việt Nam đang cư trú tại quốc gia không có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp với Việt Nam qua kênh ngoại giao. Tuy nhiên, qua theo dõi kết quả do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trả về, Bộ Tư pháp nhận thấy thay vì chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài để thực hiện thu thập chứng cứ, các cơ quan đại diện Việt Nam (như tại Hoa kỳ) đã gửi thông báo yêu cầu đương sự đến nhận giấy tờ và niêm yết các giấy tờ tại trụ sở cơ quan đại diện khi đương sự không có phản hồi, tương tự như việc thực hiện tống đạt giấy tờ đã áp dụng đối với công dân Việt Nam. Việc thực hiện theo phương thức nêu trên không phải là thực hiện ủy thác tư pháp theo kênh ngoại giao đã được quy định tại Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 và Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 (khoản 1 Điều 475). Vì vậy, Bộ Tư pháp đề nghị Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện đúng công việc ủy thác tư pháp theo yêu cầu.

2. Về yêu cầu niêm yết các văn bản của tòa án tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

Theo quy định tại khoản 3 Điều 474 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015, trường hợp các phương thức tống đạt văn bản của Tòa án cho đương sự ở nước ngoài theo khoản 1 Điều 474 không có kết quả, Tòa án yêu cầu niêm yết văn bản tại trụ sở cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và đăng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Trong trường hợp này, Tòa án gửi trực tiếp văn bản yêu cầu cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không cần thông qua Bộ Tư pháp hay Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên, nhiều tòa án vẫn gửi văn bản cho Bộ Tư pháp đề nghị thực hiện công việc nêu trên nên Bộ Tư pháp phải hướng dẫn và trả lại yêu cầu. Vì vậy, Bộ Tư pháp đề nghị Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Ngoại giao hướng dẫn thống nhất các tòa án địa phương và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện quy định này.

3. Về việc ủy thác tư pháp tống đạt giấy tờ đi các quốc gia là thành viên của Công ước Tống đạt

Để tránh hồ sơ ủy thác tống đạt giấy tờ bị Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trả lại do bản dịch không đúng mẫu của Công ước Tống đạt, Bộ Tư pháp đề nghị các cơ quan có thẩm quyền lập văn bản ủy thác tư pháp gửi Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo mẫu 02B song ngữ Việt -Anh kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự (Thông tư liên tịch số 12) đối với tất cả các quốc gia là thành viên của Công ước Tống đạt. Khi đã sử dụng mẫu song ngữ Việt- Anh (phần điền thêm cũng lập song ngữ Việt- Anh) thì không cần bản dịch của mẫu 2B sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước được yêu cầu.

Lưu ý: Riêng giấy tờ cần được tống đạt kèm theo văn bản ủy thác tư pháp này phải dịch sang ngôn ngữ của nước được yêu cầu.

4. Về việc ủy thác tư pháp đi Hoa Kỳ

1.1 Đối với ủy thác tống đạt giấy tờ

Chi phí 95 USD trả cho công ty ABC Legal áp dụng đối với 1 yêu cầu cho 1 đương sự tại 1 địa chỉ. Tại Hoa Kỳ, hồ sơ phải được tống đạt riêng cho từng người. Vì vậy, trường hợp có nhiều đương sự tại một địa chỉ thì phải lập riêng hồ sơ và đóng chi phí 95 USD cho từng đương sự.

Hoa Kỳ không tống đạt các giấy tờ của tòa án nước ngoài trong đó có nội dung đề nghị đương sự hoặc người làm chứng tự cung cấp lời khai theo các câu hỏi của tòa án hoặc cung cấp tài liệu để giải quyết vụ việc tại tòa án. Do vậy, hồ sơ yêu cầu tống đạt giấy tờ và thu thập chứng cứ phải lập riêng hồ sơ.

1.2 Đối với ủy thác thu thập chứng cứ

Hiện nay, giữa Việt Nam và Hoa Kỳ chưa có điều ước quốc tế về thu thập chứng cứ trong lĩnh vực dân sự. Vì vậy, việc thu thập chứng cứ được thực hiện qua kênh ngoại giao. Một số nội dung cần lưu ý như sau:

- Đối với Công hàm ngoại giao do Cơ quan đại diện của Việt Nam ở Hoa Kỳ lập:

+ Gửi đến Cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ là

Judicial Assistance Officer

U.S Department of State

Office of Legal Affairs (CA/OCS/L)

SA-17,10^th Floor

2201 C Street, NW

Washington, DC 20522-1710

+ Trong Công hàm ngoại giao cần nêu rõ: Đề nghị chuyển yêu cầu thu thập chứng cứ trong vụ việc dân sự hoặc thương mại tới Văn phòng Tương trợ tư pháp quốc tế thuộc Vụ Dân sự, Bộ Tư pháp Hoa Kỳ để thực hiện (to transmit the request of taking of evidence in a civil or commercial matter to the Office of International Judicial Assistance of Civil Division, the United States Department of Justice for execution).

- Đối với hồ sơ ủy thác thu thập chứng cứ lấy lời khai, văn bản ủy thác tư pháp về dân sự gửi Cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ (mẫu 02A kèm theo Thông tư liên tịch số 12) do các cơ quan yêu cầu ủy thác lập phải đáp ứng một số yêu cầu như sau:

+ Bản dịch tiếng Anh nên sử dụng các từ ngữ có sẵn trong mẫu kèm theo Công văn này

+ Phần Tên cơ quan được ủy thác tư pháp ghi “Văn phòng Tương trợ tư pháp quốc tế, Vụ Dân sự, Bộ Tư pháp Hoa Kỳ” (tên tiếng Anh: Office of International Judicial Assistance, Civil Division, the United States Department of Justice)

+ Phần Tóm tắt nội dung vụ việc cần trình bày tên của các bên nguyên đơn và bị đơn trong vụ việc, xác định bản chất của vụ việc (ví dụ: tranh chấp về ly hôn, tranh chấp về hợp đồng...), làm rõ mối liên hệ của chứng cứ cần thu thập với việc giải quyết vụ việc.

+ Phần các biện pháp thực hiện ủy thác tư pháp: đề nghị xác định việc thu thập chứng cứ lấy lời khai thông qua việc lập văn bản tự khai của đương sự hoặc người làm chứng (written affidavit).

- Đối với yêu cầu thu thập chứng cứ đặc biệt như thông tin về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, hồ sơ bệnh án mà cần phải có văn bản đồng ý của người nộp thuế, người được bảo hiểm xã hội hoặc bệnh nhân thì phải lập theo mẫu do pháp luật Hoa Kỳ quy định. Các yêu cầu về cung cấp thông tin điện tử (email, thời gian liên lạc qua các phương tiện điện tử), hồ sơ ngân hàng (thông tin tài khoản), mẫu ADN đều phải tuân theo các quy định cụ thể của pháp luật Hoa Kỳ. Một số thông tin như bản sao quyết định của tòa án, thông tin về đăng ký của các công ty hoặc thông tin về hộ tịch của cá nhân, thông tin về thuế thu nhập cá nhân... không do Bộ Tư pháp Hoa Kỳ cung cấp mà cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài phải tự tìm kiếm trên các trang thông tin của từng bang hoặc của liên bang hoặc phải đề nghị cơ quan có thẩm quyền khác của Hoa Kỳ cung cấp. Vì vậy, khi cần thu thập chứng cứ là các thông tin này, các cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ cần liên hệ trước với Bộ Tư pháp để được hướng dẫn cụ thể.

Bên cạnh đó, cần lưu ý thực tế là 50% hồ sơ tống đạt giấy tờ gửi đi Hoa Kỳ không thực hiện được do địa chỉ không chính xác, đương sự không có tại địa chỉ được yêu cầu hoặc đã chuyển đi nơi khác. Hơn nữa, trung bình thời gian để Công ty ABC Legal thực hiện tống đạt giấy tờ chỉ khoảng 01 tháng kể từ ngày nhận được yêu cầu. Do vậy, để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí ủy thác tư pháp, trường hợp cần tống đạt giấy tờ và thu thập chứng cứ lấy lời khai của đương sự, các tòa án cân nhắc thực hiện tống đạt giấy tờ cho đương sự trước, sau khi có kết quả tống đạt thành công mới lập hồ sơ thu thập chứng cứ lấy lời khai của đương sự.

1.3 Đối với việc tìm kiếm địa chỉ

Hoa Kỳ coi yêu cầu xác định địa chỉ của đương sự tại Hoa Kỳ là yêu cầu thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, Cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ (Bộ Tư pháp Hoa Kỳ) không thể thực hiện yêu cầu này do không có hệ thống đăng ký quản lý tập trung với người cư trú. Các đương sự và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài có quyền thuê các công ty tư nhân cung cấp dịch vụ tìm kiếm địa chỉ (skip tracing).

Công ty ABC Legal được Bộ Tư pháp Hoa Kỳ giao thực hiện các hồ sơ tống đạt giấy tờ đến Hoa Kỳ cũng cung cấp dịch vụ này nếu tòa án nước ngoài hoặc luật sư trong vụ việc yêu cầu với mức giá 85 USD/ yêu cầu. Tuy nhiên, khi thực hiện yêu cầu tống đạt giấy tờ, Công ty ABC Legal cũng đã kiểm tra, tìm kiếm địa chỉ của đương sự. Trong trường hợp đương sự không ở tại địa chỉ được yêu cầu hoặc đã chuyển đi nơi ở khác, Công ty ABC Legal kiểm tra và cung cấp địa chỉ mới mà có thể đương sự đang sinh sống. Nếu Công ty ABC Legal thông báo không thực hiện được yêu cầu tống đạt giấy tờ và không cung cấp được địa chỉ mới của đương sự thì việc yêu cầu công ty này tiếp tục tìm kiếm địa chỉ là không cần thiết và không thể thực hiện được.

4. Về việc ủy thác tư pháp đi Ca-na-đa

Ca -na- đa là quốc gia liên bang nên các cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ ủy thác tư pháp cần kiểm tra địa chỉ của đương sự, xác định được bang cụ thể từ đó xác định cơ quan có thẩm quyền thực hiện tương ứng của Ca-na-đa.

Về thanh toán chi phí, tại phần lớn các bang của Ca-na-đa, việc thanh toán chi phí thực tế tống đạt giấy tờ có thể thực hiện bằng séc. Thời hạn thanh toán của tờ séc là 6 tháng, do đó, khi các cơ quan có thẩm quyền nhận được tờ séc cần nhanh chóng gửi hồ sơ kèm theo tờ séc gốc về Bộ Tư pháp để kịp thời chuyển cho Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Vì cơ quan có thẩm quyền nhận hồ sơ của Ca-na-đa không đồng thời là người thụ hưởng trên séc nên đề nghị các cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ tra cứu kỹ trên trang thông tin điện tử của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HCCH): https://www.hcch.net/ để điền thông tin về 2 cơ quan này cho chính xác.

Các bước tra cứu

(i) Chọn ngôn ngữ tiếng Anh- English

(ii) Chọn phần Service

(iii) Chọn phần Authorities

(iv) Chọn Canada - Central Authority & practical information

(v) Trong mục chi phí (Costs)

- Đường dẫn thứ nhất là thông tin về các cơ quan có thẩm quyền nhận giấy tờ để điền vào văn bản ủy thác tư pháp (mẫu 2B kèm theo Thông tư liên tịch số 12)

https://assets.hcch.net/docs/b12d88a6-4814-4c9a-901a-dbced2122ffb.pdf

Thông tin về các cơ quan có thẩm quyền nhận cũng có tại phần all Central Authorities designated by Canada

https://assets.hcch.net/docs/15b5f973-5121-49f0-8a73-9b44d02c7dc5.pdf

- Đường dẫn thứ hai là thông tin về các cơ quan thụ hưởng trên séc thanh toán chi phí thực tế tống đạt giấy tờ

https://assets.hcch.net/docs/7a67ab29-f0db-46fc-8d8c-b71670692008.pdf

5. Về việc ủy thác tư pháp đi Hàn Quốc, Nhật Bản

Các hồ sơ ủy thác tư pháp gửi đi Nhật Bản cũng phải tách riêng các yêu cầu thu thập chứng cứ và tống đạt giấy tờ, không tống đạt văn bản yêu cầu đương sự tự trả lời các câu hỏi/ tự cung cấp lời khai, chứng cứ.

Đối với ủy thác tống đạt giấy tờ, hiện nay cả Hàn Quốc và Nhật Bản đều không thu chi phí thực tế đối với việc thực hiện ủy thác tư pháp theo phương thức a (phù hợp với pháp luật của nước được yêu cầu) trong mẫu 02B. Vì vậy, không cần thu tạm ứng chi phí thực tế ủy thác tư pháp 3.000.000 đồng (ba triệu đồng) đối với các hồ sơ tống đạt giấy tờ gửi đến Hàn Quốc và Nhật Bản.

6. Về việc ủy thác tư pháp đi các quốc gia liên bang (Đức, Thụy Sĩ,...)

6.1 Về xác định cơ quan có tham quyền thực hiện tống đạt giấy tờ.

Tương tự như Ca-na-đa, Bộ Tư pháp đề nghị các cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ kiểm tra lại thông tin về địa chỉ của đương sự để xác định bang cụ thể từ đó xác định cơ quan có thẩm quyền thực hiện và ngôn ngữ tương ứng khi tống đạt giấy tờ đi các quốc gia liên bang. Một số quốc gia có công cụ tìm kiếm riêng để xác định địa chỉ thuộc bang cụ thể nào như Thụy sĩ http://www.elorge.admin.ch/ (thông tin trên trang tin điện tử của HCCH) nhưng phải có địa chỉ chính xác về tên đường, phố. Cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ có thể tìm kiếm địa chỉ trên mạng Internet trước khi sử dụng các công cụ này.

6.2 Việc xác định địa chỉ tại Đức

Các yêu cầu về xác định địa chỉ và các thông tin hộ tịch cơ bản (tên, địa chỉ hiện tại, tình trạng còn sống hay đã chết) được gửi đến cơ quan đăng ký của quận (Bürgeramt) nơi một người được cho là đang sinh sống. Việc cung cấp thông tin này phải thanh toán chi phí, mức phí khác nhau theo từng bang. Điều kiện là cần phải có thông tin để xác định cụ thể cá nhân người này.

Trường hợp bên yêu cầu cung cấp được lý do cụ thể như cần các thông tin cho vụ việc về dân sự hoặc thương mại thì có thể yêu cầu cơ quan nêu trên cung cấp thông tin hộ tịch mở rộng (bao gồm cả tên trước đây, ngày tháng năm sinh, tình trạng hôn nhân, quốc tịch hiện nay, địa chỉ trước đây, ngày đến và ngày đi khỏi địa chỉ, tên và địa chỉ của người đại diện theo pháp luật, tên và địa chỉ của vợ/ chồng; ngày và nơi chết). Việc cung cấp các thông tin này cũng phải trả phí.

Việc cung cấp các thông tin này sẽ được thông báo cho người liên quan đến thông tin hộ tịch, kể cả nội dung về người yêu cầu cung cấp thông tin, trừ khi người yêu cầu chứng minh được lý do chính đáng của việc không thông báo, chẳng hạn như vì lý do khởi kiện.

Thông tin chi tiết tại địa chỉ https://assets.hcch.net/upload/civ-reg- infol4_de.pdf

Trong quá trình thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự, trường hợp cần thêm thông tin chi tiết, đề nghị Quý Cơ quan liên hệ Vụ Pháp luật quốc tế- Bộ Tư pháp (Địa chỉ 58- 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội), số điện thoại 024 62739 (445) hoặc (532). Email: mlavietnam@moj.gov.vn.

Trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý Cơ quan./.

REQUEST OF JUDICIAL ASSISTANCE IN CIVIL OR COMMERCIAL MATTERS

... would like to show its gratitude for your cooperation. For further information to execute the request, please contact the requesting authority via mail or email address as provided above.