Giới thiệu về Công văn 3116/TCT-CS năm 2023

Công văn 3116/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cộng đồng doanh nghiệp về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Văn bản này giúp làm rõ các quy trình kỹ thuật và nguyên tắc kê khai thuế liên quan, đảm bảo tính thống nhất trong việc thực thi pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

- Căn cứ pháp lý cốt lõi

Tổng cục Thuế đưa ra các hướng dẫn dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, bao gồm:

• Luật Quản lý thuế năm 2019.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là các quy định tại Điều 19 về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Hướng dẫn chi tiết các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Công văn 3116/TCT-CS phân loại cụ thể các tình huống sai sót trên thực tế và hướng dẫn phương án xử lý tương ứng như sau:

• Trường hợp sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
• Trường hợp sai thông tin về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Người nộp thuế được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý:
  • Phương thức 1 - Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”. Người bán và người mua ký văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu có thỏa thuận trước đó).
  • Phương thức 2 - Lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”. Người bán và người mua cũng thực hiện ký văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế (nếu có thỏa thuận).
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn quy định, người bán phải phản hồi bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT và tiến hành các thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng hướng dẫn.

- Nguyên tắc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc khai thuế nhằm tránh việc trùng lặp hoặc bỏ sót doanh thu, chi phí:

• Việc kê khai thuế đối với các hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất của giao dịch kinh tế phát sinh thực tế.
• Thông thường, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh, thay thế đó.
• Trong trường hợp việc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của các kỳ tính thuế trước đó (làm tăng hoặc giảm số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ), người nộp thuế phải thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót ban đầu theo quy định của Luật Quản lý thuế.

- Khuyến nghị và lưu ý đối với người nộp thuế

Để hạn chế các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thực hiện rà soát định kỳ hệ thống hóa đơn điện tử đã phát hành để phát hiện sớm các sai sót.
• Nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn quy định khi phát hiện sai sót để tránh bị xử phạt về hành vi chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế.
• Thống nhất bằng văn bản với khách hàng về phương thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế) trước khi thực hiện thao tác trên hệ thống hóa đơn điện tử.