Tóm tắt Công văn 3107/CT-TTHT năm 2016 về chính sách thuế chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 3107/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp làm rõ các quy định pháp lý, giảm thiểu rủi ro sai sót cho doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu và duy trì hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải xuất trình được hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật hoặc các chứng từ thanh toán, phiếu thu, biên bản bàn giao hợp lệ đối với các trường hợp không bắt buộc phải có hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng - GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật về thuế.

Hướng dẫn chi tiết về các khoản chi cho người lao động

Công văn 3107/CT-TTHT tập trung làm rõ chính sách thuế đối với các khoản chi trả cho người lao động, cụ thể như sau:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Để được tính vào chi phí được trừ, các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ phương tiện đi lại ngày lễ, tết... được chấp nhận là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, tổng số chi các khoản phúc lợi này không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí mua bảo hiểm tự nguyện cho người lao động: Các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm sức khỏe cho người lao động được trừ vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc và khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời không vượt quá mức trần quy định của pháp luật thuế tại thời điểm phát sinh.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng công văn

Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ lưỡng hệ thống chứng từ kế toán, đặc biệt là các hồ sơ nhân sự và quy chế nội bộ để đảm bảo tính thống nhất và hợp pháp. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch lớn là bắt buộc để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế.