Giới thiệu về Công văn 6179/CT-TTHT

Công văn 6179/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh năm 2016, tập trung hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong quá trình xác định tính hợp lý, hợp lệ của các khoản chi phát sinh thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các điều kiện cốt lõi để ghi nhận chi phí được trừ

Theo tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Tính thực tế và liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi phải thực tế phát sinh và có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản bàn giao...).
• Điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để trình cơ quan thuế khi quyết toán.

Hướng dẫn chi tiết đối với một số khoản chi phí cụ thể

Công văn 6179/CT-TTHT làm rõ phương thức hạch toán và ghi nhận đối với các nhóm chi phí thường gặp tại doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương: Các khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt...) được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí mua sắm và khấu hao tài sản cố định: Doanh nghiệp phải đảm bảo tài sản cố định thuộc quyền sở hữu hợp pháp, được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện trích khấu hao theo đúng khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.

Khuyến nghị thực tế dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính, quy chế lương thưởng rõ ràng, chi tiết và đồng bộ với hợp đồng lao động để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi nội bộ.
• Kiểm soát chặt chẽ chứng từ đầu vào: Thiết lập quy trình kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, đặc biệt lưu ý các giao dịch trên 20 triệu đồng phải thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
• Cập nhật kịp thời các văn bản hướng dẫn: Thường xuyên theo dõi các công văn hướng dẫn nghiệp vụ từ Cục Thuế địa phương để áp dụng đúng quy định đối với các trường hợp phát sinh đặc thù tại đơn vị.