Thực hiện Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số: 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về quy định đăng ký sử dụng hoá đơn tự in, Tổng cục Thuế đã chấp thuận cho hơn 1500 tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn. Việc sử dụng hoá đơn tự in của các doanh nghiệp đã thúc đẩy nêu cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Mặt khác, doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in đã chủ động trong việc lập kế hoạch sử dụng hoá đơn, góp phần cơ giới hoá, tự động hoá, tin học hoá trong lĩnh vực bán hàng, quản lý và hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Hoá đơn tự in được in tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ rõ ràng; có biểu tượng, khi cần đối chiếu, xác minh hoá đơn được thực hiện dễ dàng, thuận lợi; hạn chế, ngăn chặn các hành vi vi phạm như mua, bán hoá đơn không đúng quy định.

Để mở rộng việc sử dụng hoá đơn tự in tại các doanh nghiệp, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện như sau:

1. Uỷ quyền cho Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW xem xét, duyệt mẫu hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân kinh doanh có trụ sở chính tại địa phương.

Mẫu hoá đơn tự in phải có đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản như: Ký hiệu, số hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số... ngày... tháng... năm... của Cục Thuế và tên đơn vị được chỉ định in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. Hoá đơn phải có ít nhất 02 liên: Liên 1 lưu ở cuống quyển hoá đơn, liên 2 giao cho người mua hàng.

Trước khi duyệt mẫu hoá đơn tự in và chấp thuận bằng văn bản, cơ quan thuế phái kiểm tra cụ thể một số nội dung thuộc về doanh nghiệp: địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh...

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn tự in và việc quản lý hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân thực hiện theo quy định tại Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số: 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Quyết định số: 31/2001/QĐ-BTC ngày 13 tháng 4 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Chế độ Quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng và kèm theo giấy phép kinh doanh.

Trường hợp các Tổng công ty, công ty đăng ký sử dụng hoá đơn theo mẫu thống nhất cho các đơn vị thành viên, đơn vị phụ thuộc tại các địa phương khác nhau trong cả nước thì Cục Thuế địa phương nơi có trụ sở chính của Tổng công ty, công ty thực hiện duyệt mẫu và thông báo mẫu cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố khác để có căn cứ theo dõi, quản lý việc đăng ký sử dụng hoá đơn của các đơn vị thành viên, đơn vị phụ thuộc.

3. Việc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân với Cục Thuế được thực hiện theo từng lần in hoá đơn bao gồm: ký hiệu, số lượng hoá đơn, từ số.... đến số...: Ký hiệu và số hoá đơn của lần in tiếp sau phải in tiếp tục ký hiệu và số hoá đơn cuối cùng của lần in trước.

Trước khi sử dụng, tổ chức, cá nhân đã đăng ký tự in hoá đơn phải thông báo công khai mẫu hoá đơn, thời gian đưa mẫu hoá đơn ra sử dụng với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hoá đơn và dán mẫu hoá đơn công khai tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch...

4. Căn cứ danh sách các nhà in đã được Tổng cục Thuế chỉ định in hoá đơn cho các tổ chức, cá nhân (có danh sách đính kèm), nếu địa phương nào chưa có nhà in được Tổng cục Thuế chỉ định in hoá đơn tự in cho các tổ chức, cá nhân thì Cục Thuế hướng dẫn nhà in có công văn đề nghị Tổng cục Thuế chấp nhận. Thủ tục đăng ký với Tổng cục Thuế để được chỉ định in hoá đơn gồm có:

- Công văn đề nghị cam kết việc tổ chức in hoá đơn

- Báo cáo thiết bị và năng lực in hiện có.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).

- Giấy phép đăng ký kinh doanh ngành in (bản sao).

5. Nhà in in hoá đơn của các tổ chức, cá nhân chỉ được in hoá đơn khi có văn bản chấp thuận của cơ quan Thuế, khi in phải có hợp đồng và ghi rõ số lượng hoá đơn in, ký hiệu, số hoá đơn, mẫu hoá đơn in đúng mẫu đã được duyệt, trường hợp có thay đổi các chỉ tiêu, bổ sung lôgô... phải có công văn chấp thuận của cơ quan Thuế; sau khi in phải thanh lý hợp đồng và thanh huỷ bản in. Trường hợp cần giữ lại bản in thì Nhà in và tổ chức, cá nhân in hoá đơn phải lập biên bản, niêm phong và lưu giữ tại Nhà in.

6. Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, phải tổ chức mở sổ sách theo dõi, quản lý các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (theo mẫu đính kèm), quản lý mẫu hoá đơn tự in của các doanh nghiệp chặt chẽ theo quy định, đồng thời gửi mẫu hoá đơn của các tổ chức, cá nhân đã in và đã đăng ký sử dụng (bản photocopy) về Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để theo dõi.

Hàng quý lập báo cáo gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) danh sách các đơn vị được Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc TW duyệt mẫu hoá đơn tự in và biến động tại địa phương vào 10 ngày đầu quý sau (theo mẫu định kèm).

7. Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW cần thông báo và có hướng dẫn, để các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tại địa phương biết thực hiện, bố trí cán bộ quản lý việc sử dụng hoá đơn tự in và mở sổ theo dõi, lập và gửi báo cáo theo đúng chế độ quy định.

DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ ĐƯỢC IN HOÁ ĐƠN TỰ IN

(Đính kèm Công văn số: 3090 TC/TCT ngày 1/4/2002 của Bộ Tài chính)

Cục thuế... Mẫu: BC-28/HD

BÁO CÁO DANH SÁCH CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TỰ IN

Quý.... năm

... ngày... tháng... năm 200...

Người lập báo cáo Thủ trưởng đơn vị

Ghi chú: - Báo cáo này được gửi đồng thời theo thư điện tử về Tổng cục Thuế, địa chỉ: Loan, Vũ Thị Loan (AC - TCT)

- Số theo dõi là số ghi trong cột "số theo dõi" của mẫu số: ST-26/HD

Cục thuế ... Mẫu: ST-26/HD

SỔ THEO DÕI CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN ĐĂNG KÝ
SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TỰ IN

Số theo dõi... (là số ghi trong cột số theo dõi của mẫu số: ST-27/HD

Tên tổ chức, cá nhân: ... Mẫu: ST- 27/HD

Địa chỉ: ... Mã số thuế: ...

SỔ THEO DÕI ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TỰ IN