Tóm tắt Công văn số 930/TCT-CS về việc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Công văn số 930/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các cục thuế địa phương và các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Nội dung công văn tập trung giải quyết các vướng mắc, hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình đăng ký sử dụng hoá đơn tự in nhằm đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ đúng quy định pháp luật về hoá đơn, chứng từ.

1. Đối tượng và điều kiện đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Văn bản xác định rõ các tiêu chí và điều kiện bắt buộc mà doanh nghiệp phải đáp ứng khi muốn chuyển sang hình thức tự in hoá đơn:

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp, có mã số thuế và đang hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định.
• Có hệ thống trang thiết bị máy móc, phần mềm tự in hoá đơn đảm bảo tính bảo mật, có khả năng kiểm soát chặt chẽ số lượng hoá đơn được in ra, ngăn chặn việc can thiệp trái phép làm thay đổi dữ liệu.
• Doanh nghiệp không thuộc nhóm đối tượng có rủi ro cao về thuế hoặc đang trong quá trình bị thanh tra, kiểm tra về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
• Đảm bảo các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu điện tử và có phương án dự phòng khi xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình in ấn.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in

Để được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý bao gồm:

• Đơn đề nghị sử dụng hoá đơn tự in (theo mẫu quy định của cơ quan thuế).
• Bản thiết kế mẫu hoá đơn dự kiến tự in, đảm bảo hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng cộng thanh toán.
• Bản thuyết minh về quy trình tự in, phần mềm tự in và các biện pháp tự kiểm soát, bảo mật thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.

3. Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan thuế

Công văn hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm và thời hạn giải quyết của cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp:

• Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ đi kèm.
• Thẩm định thực tế: Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp để đánh giá năng lực công nghệ thông tin, hệ thống máy in và phần mềm quản lý hoá đơn.
• Trả kết quả: Cơ quan thuế phải ban hành văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận (nêu rõ lý do) cho doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá đơn tự in

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:

• Chỉ được phép in và sử dụng hoá đơn theo đúng mẫu đã đăng ký và được cơ quan thuế phê duyệt.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn định kỳ (hàng quý hoặc hàng tháng) theo đúng quy định của pháp luật quản lý thuế hiện hành.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu hoá đơn tự in và các biện pháp bảo mật chống làm giả hoá đơn.
• Kịp thời thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi có sự thay đổi về phần mềm tự in, mẫu hoá đơn hoặc khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hoá đơn.