Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 31/7/2015, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 2168/BTP-BTTP đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương dự kiến số lượng phôi Thẻ công chứng viên đủ để cấp Thẻ công chứng viên từ 01/8/2015 đến hết ngày 31/12/2015 tại địa phương. Trên cơ sở đề nghị của các địa phương, căn cứ quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng, Bộ Tư pháp phát hành phôi Thẻ công chứng viên và hướng dẫn cách sử dụng, quản lý phôi Thẻ như sau:

1. Cách ghi các thông tin trên phôi Thẻ

Phôi Thẻ công chứng viên có chiều ngang 6,5 cm, chiều dài 9,5 cm gồm 2 mặt.

1.1. Mặt trước:

- (1) ghi tên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH/THÀNH PHỐ nơi cấp Thẻ bằng chữ in hoa;

- (2) ghi SỞ TƯ PHÁP bằng chữ in hoa đậm;

- (3) ghi số Thẻ công chứng viên theo số thứ tự Thẻ công chứng viên được cấp từ số 01;

- (4) ghi họ và tên công chứng viên bằng chữ in hoa đậm;

- (5) ghi ngày tháng năm sinh của công chứng viên bằng chữ in đậm;

- (6) ghi tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề;

- (7) ghi số Quyết định, ngày, tháng, năm bổ nhiệm công chứng viên;

- (8) ghi ngày tháng năm cấp Thẻ;

- (9) Giám đốc Sở Tư pháp ký tên và đóng dấu của Sở Tư pháp;

(10) dán ảnh 2 cm x 3cm của công chứng viên và đóng dấu nổi của Sở Tư pháp;

1.2. Mặt sau: Không ghi.

(Chi tiết mẫu Thẻ công chứng viên kèm theo Công văn này).

2. Đóng dấu Thẻ công chứng viên

Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu quy định:

“Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”,

Điều 12 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước quy định:

“1. Con dấu thứ hai, con dấu nổi, con dấu xi: Kích thước và nội dung giống như con dấu thứ nhất.

2. Con dấu thu nhỏ: Nội dung giống như con dấu thứ nhất, riêng về kích thước theo đề nghị của cơ quan, tổ chức dùng dấu.”

Căn cứ các quy định trên, để phù hợp kích thước giữa con dấu và Thẻ công chứng viên, đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền khắc con dấu nổi và dấu thu nhỏ của Sở Tư pháp. Đối với con dấu thu nhỏ, đề nghị khắc theo đường kính là 22 mm để thống nhất về kích thước giữa các địa phương trong cả nước.

3. Quản lý việc sử dụng phôi Thẻ

Phôi Thẻ công chứng viên được Bộ Tư pháp cấp cho địa phương hàng năm trên cơ sở đề nghị của địa phương. Để việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ công chứng viên được chặt chẽ, hiệu quả, đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương như sau:

Căn cứ vào nhu cầu thực tế đề nghị cấp Thẻ của công chứng viên ở địa phương, dự kiến số lượng phôi Thẻ đủ để cấp trong năm tiếp theo và có văn bản gửi về Bộ Tư pháp (Cục Bổ trợ tư pháp) trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, kèm theo báo cáo cụ thể về tình hình quản lý, sử dụng phôi Thẻ công chứng viên của năm (số lượng phôi đã sử dụng, số lượng còn lại, số lượng hỏng do in hoặc viết sai; các phôi đã in hoặc viết bị hỏng Sở Tư pháp tiến hành tiêu hủy theo quy định của pháp luật).

4. Để việc in Thẻ công chứng viên được chính xác, Bộ Tư pháp đã đăng tải File mềm phôi Thẻ công chứng viên trên Cổng thông tin điện tử cửa Bộ Tư pháp để các Sở Tư pháp tải ứng dụng về thực hiện cho thuận tiện. Trường hợp cần thêm thông tin, đề nghị liên hệ với Phòng Quản lý công chứng, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp theo số điện thoại 04.62739512 - 04.63739508

Trên đây là hướng dẫn về việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ Công chứng viên, kính gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị Sở Tư pháp phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, hướng dẫn./.

(Mẫu ghi Thẻ công chứng viên kèm theo Công văn số 3017/BTP-BTTP ngày 19/8/2015 của Bộ Tư pháp)