Nghị định số 31/2009/NĐ-CP được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, mang lại những thay đổi quan trọng trong thủ tục hành chính và công tác quản lý nhà nước đối với con dấu của các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, các tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam và các cơ quan, tổ chức khác có quyền sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.

Nội dung cốt lõi của Nghị định

1. Quy định về số lượng, hình thức và đăng ký mẫu con dấu

• Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được phép sử dụng một con dấu duy nhất. Trong trường hợp cần thiết phải sử dụng con dấu thứ hai có cùng nội dung với con dấu thứ nhất, con dấu này phải có ký hiệu riêng biệt để phân biệt.
• Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực (visa) có dán ảnh được phép khắc thêm dấu nổi hoặc dấu thu nhỏ để phục vụ nghiệp vụ chuyên môn, nhưng phải được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép và nội dung phải đồng nhất với con dấu thứ nhất.
• Con dấu sau khi hoàn thành việc chế tác bắt buộc phải đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký. Khi bắt đầu sử dụng con dấu mới, cơ quan, tổ chức phải thực hiện thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

2. Các trường hợp thu hồi và tạm đình chỉ sử dụng con dấu

• Con dấu của cơ quan, tổ chức sẽ bị thu hồi trong các trường hợp: Có quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu; doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc có các vi phạm pháp luật khác; con dấu bị mất nhưng sau đó tìm lại được.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức bị thu hồi con dấu có trách nhiệm nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký. Cơ quan ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải phối hợp với cơ quan Công an để thực hiện việc thu hồi này.
• Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải tiến hành thu hồi con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo cho cơ quan Công an và các bên liên quan được biết.

3. Thủ tục, hồ sơ xin làm con dấu và thời hạn giải quyết

• Đối với cơ quan nhà nước, tổ chức sự nghiệp: Phải có quyết định thành lập và văn bản cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền.
• Đối với tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp: Phải có quyết định thành lập hoặc công nhận, kèm theo Điều lệ tổ chức và hoạt động đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
• Đối với tổ chức khoa học - công nghệ và báo chí: Phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học - công nghệ hoặc giấy phép hoạt động báo chí do cơ quan quản lý thông tin và truyền thông cấp.
• Đối với tổ chức kinh tế (theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư): Không cần phải xin giấy phép làm con dấu, nhưng bắt buộc phải thực hiện đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an trước khi chính thức sử dụng.
• Trường hợp làm lại hoặc cấp lại giấy chứng nhận: Khi con dấu hoặc giấy chứng nhận bị mất, hỏng, biến dạng, rách nát, cơ quan, tổ chức chỉ cần gửi văn bản nêu rõ lý do đến cơ quan Công an có thẩm quyền để được giải quyết.
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải cấp giấy giới thiệu đến cơ sở làm con dấu. Trong vòng không quá 02 ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được giấy giới thiệu hoặc đề nghị của doanh nghiệp, cơ sở làm con dấu phải hoàn thành việc chế tác và chuyển cho cơ quan Công an để kiểm tra, đăng ký.

4. Phân công trách nhiệm quản lý nhà nước về con dấu

• Bộ Công an chịu trách nhiệm thống nhất quy định các mẫu dấu, việc thể hiện biểu tượng hoặc chữ nước ngoài trên con dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai, đăng ký lưu chiểu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu trên phạm vi cả nước.
• Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể về mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân và Công an nhân dân. Riêng các tổ chức kinh tế thuộc lực lượng vũ trang phải tuân thủ quy định chung về con dấu như các tổ chức kinh tế khác.
• Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Công an để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định đối với các trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

Hiệu lực thi hành

Nghị định 31/2009/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2009. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại Nghị định này.