THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 58/2001/NĐ-CP NGÀY 24/8/2001 VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU ĐÃ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 31/2009/NĐ-CP NGÀY 01/4/2009

Căn cứ Nghị định số 77/2009/NĐ-CP ngày 15/9/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công an;
Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 (sau đây viết gọn là Nghị định số 58/2001/NĐ-CP), như sau:

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về thủ tục làm con dấu; mang con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài vào Việt Nam; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước; cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ quan có thẩm quyền (sau đây viết gọn là cơ quan có thẩm quyền) quy định tại Điều 4, khoản 1 Điều 6, khoản 1, khoản 2 Điều 10, khoản 3 Điều 11 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP là cơ quan có quyền quyết định thành lập, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Tổ chức khác quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP là tổ chức không thuộc quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 và khoản 11 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, nhưng được Thủ tướng Chính phủ cho phép được sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

3. Tổ chức khác quy định tại khoản 7 Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP là những tổ chức không có trong cơ cấu của Bộ, ngành nhưng được cơ quan theo quy định của pháp luật có thẩm quyền quyết định thành lập, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân và cho phép sử dụng con dấu.

4. Cơ quan, tổ chức cần có thêm con dấu thứ hai có nội dung giống con dấu thứ nhất là cơ quan, tổ chức có trụ sở khác ở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở chính, có người thay mặt cơ quan, tổ chức làm việc trực tiếp tại trụ sở đó và có nhu cầu sử dụng con dấu thứ hai.

5. Biểu tượng của cơ quan, tổ chức có trong con dấu phải là biểu tượng của cơ quan, tổ chức đó và đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc được quy định trong Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

6. Tên của cơ quan, tổ chức bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt có trong con dấu là tên đã được ghi trong quyết định, giấy phép thành lập, giấy phép đặt văn phòng đại diện, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc công nhận.

Chương 2.

THỦ TỤC LÀM CON DẤU

Điều 4. Thủ tục làm con dấu

1. Thủ tục chung về con dấu

a. Cơ quan, tổ chức có hệ thống từ Trung ương đến cơ sở đã được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật hoặc phê duyệt của cấp có thẩm quyền cho phép sử dụng con dấu thì thủ tục làm con dấu của các cơ quan, tổ chức này không cần quyết định cho phép sử dụng con dấu;

b. Quyết định thành lập, giấy phép của cơ quan có thẩm quyền có trong hồ sơ làm con dấu, cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng quy định tại các điều 4, 5, 6, 7, 8 và Điều 9 Thông tư này phải được xuất trình bản chính và nộp bản sao có công chứng hoặc chứng thực;

c. Người trực tiếp liên hệ với cơ quan Công an để xin làm con dấu; cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam phải có Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền, kèm theo Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

d. Trong thời hạn 4 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải giải quyết thủ tục về con dấu quy định tại Thông tư này, đăng ký mẫu dấu để trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

2. Thủ tục làm con dấu mới

a. Đối với cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy: cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

b. Đối với tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp cần: Quyết định thành lập và Điều lệ hoặc Hiến chương cho phép sử dụng con dấu đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

c. Đối với tổ chức khoa học và công nghệ cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ.

d. Đối với tổ chức báo chí, xuất bản cần: Quyết định thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Giấy phép hoạt động báo chí, Giấy phép xuất bản do cơ quan có thẩm quyền cấp.

đ. Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao cần: Giấy phép của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

e. Đối với cơ quan đại diện ngoại giao cần: Công hàm của cơ quan đại diện ngoại giao kèm theo mẫu con dấu và công văn của Bộ Ngoại giao Việt Nam.

g. Đối với tổ chức hoạt động theo Luật Kinh doanh Bảo hiểm, Luật Chứng khoán cần: Giấy phép thành lập và hoạt động.

h. Đối với tổ chức kinh tế cần: Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Quyết định thành lập phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm thuộc Sở giao dịch hoặc Chi nhánh các Ngân hàng Thương mại.

3. Thủ tục làm lại con dấu bị mất

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu cần làm lại, thủ tục gồm:

- Văn bản đề nghị làm lại con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của Cơ quan cấp xã nơi xảy ra mất con dấu gửi cơ quan Công an nơi đã giải quyết làm con dấu;

- Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu của con dấu bị mất do cơ quan Công an cấp.

4. Thủ tục đổi con dấu

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị mòn, méo, hỏng khi cần đổi phải có văn bản đề nghị đổi con dấu và nêu rõ lý do;

5. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do bị mất, bị hư hỏng, gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu gửi cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

- Con dấu đang sử dụng (để kiểm tra).

Điều 5. Thủ tục đề nghị sử dụng con dấu có hình Quốc huy

1. Thủ tục đề nghị sử dụng con dấu có hình Quốc huy

a. Quyết định thành lập cơ quan, tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.

b. Văn bản gửi Bộ Công an và Bộ Nội vụ nêu rõ sự cần thiết phải sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

2. Bộ Công an và Bộ Nội vụ có trách nhiệm báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định. Bộ Công an có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức làm con đấu của cơ quan, tổ chức đó.

Điều 6. Thủ tục làm con dấu thứ hai

1. Thủ tục làm con dấu thứ hai

a. Đối với tổ chức kinh tế: Tùy từng tổ chức kinh tế, thủ tục làm con dấu thứ hai phải có một trong những giấy tờ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy phép thành lập và hoạt động của nơi có trụ sở chính và nơi đặt trụ sở thứ hai;

b. Đối với các cơ quan, tổ chức khác: Quyết định của cơ quan có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu tại nơi đặt trụ sở thứ hai.

2. Cơ quan Công an nơi đăng ký con dấu thứ nhất có trách nhiệm xem xét, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục làm, đăng ký và quản lý con dấu thứ hai theo đề nghị của cơ quan, tổ chức.

Điều 7. Thủ tục làm con dấu thu nhỏ, con dấu nổi, dấu xi

Thủ tục làm con dấu thu nhỏ, con dấu nổi, dấu xi, gồm:

1. Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng minh ngành hoặc phục vụ công tác chuyên môn;

2. Công văn của cơ quan, tổ chức có nhu cầu làm con dấu thu nhỏ, con dấu nổi, dấu xi gửi cơ quan Công an nơi đã đăng ký con dấu thứ nhất.

Điều 8. Thủ tục làm con dấu có biểu tượng, chữ nước ngoài, tên viết tắt

Cơ quan, tổ chức có nhu cầu làm biểu tượng hoặc chữ nước ngoài hoặc tên viết tắt trong nội dung con dấu, ngoài các thủ tục quy định tại Điều 4 Thông tư này, phải có văn bản đề nghị với cơ quan Công an nơi cấp Giấy phép làm con dấu giải quyết (đối với doanh nghiệp thì đề nghị cơ quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu).

Điều 9. Thủ tục mang con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài vào Việt Nam hoạt động

1. Cơ quan, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao, nếu có nhu cầu mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng, phải có đơn xin phép theo mẫu quy định của Bộ Công an; giấy phép thành lập, hoạt động được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp.

2. Trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày mang con dấu vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức nước ngoài phải đăng ký tại cơ quan Công an có thẩm quyền quy định tại Điều 12 Thông tư này trước khi sử dụng.

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập, công nhận, cấp phép hoạt động và cho phép sử dụng con dấu

1. Kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Phối hợp với cơ quan Công an thu hồi con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu của cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền trong các trường hợp quyết định chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu để giao cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu.

3. Cơ quan ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện các tổ chức kinh tế, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan Công an thu hồi con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu

1. Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan Công an và thông báo mẫu dấu với các cơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu.

2. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức mình và con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của mình.

3. Quản lý chặt chẽ con dấu tại trụ sở cơ quan, tổ chức; có quy định cụ thể về quản lý, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó.

4. Chỉ giao con dấu cho người được phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu trước khi ký.

5. Phải thông báo ngay với cơ quan Công an cấp xã nơi con dấu hoặc Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu tìm được, thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy định.

6. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực, người đứng đầu cơ quan, tổ chức được chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu đó.

7. Trường hợp đổi, làm lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đăng ký con dấu mới.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan Công an

1. Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký lưu chiểu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sau đây:

a. Quốc hội, Chính phủ, chức danh nhà nước, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức trực thuộc;

b. Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp và các đơn vị trực thuộc;

c. Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài; cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam do cơ quan Trung ương của Việt Nam cấp phép thành lập, hoạt động;

d. Cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoạt động ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức ở Trung ương;

đ. Tổ chức kinh tế do cơ quan Trung ương thành lập, cấp phép hoạt động;

e. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng.

2. Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký mẫu dấu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu các trường hợp sau:

a. Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp thuộc địa phương; cơ quan, tổ chức theo hệ thống ngành dọc hoạt động tại địa phương;

b. Cơ quan, tổ chức nước ngoài; tổ chức kinh tế do địa phương cấp phép, đăng ký; cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương và một số trường hợp khác theo thông báo của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.

c. Cơ quan, tổ chức thuộc địa phương hoạt động tại nước ngoài.

3. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu thực hiện như sau:

a. Những người sau đây có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu:

- Cục trưởng Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội: Giám đốc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Trưởng phòng thuộc Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội; Trưởng phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Trưởng Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Đội trưởng Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

- Cán bộ, chiến sĩ Cảnh sát nhân dân thuộc lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có chức năng, nhiệm vụ quản lý con dấu.

b. Nội dung kiểm tra:

- Kiểm tra hiện trạng con dấu;

- Kiểm tra Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;

- Kiểm tra việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu.

c. Kết thúc việc kiểm tra những người có thẩm quyền kiểm tra theo quy định tại điểm a khoản này phải lập biên bản theo mẫu do Bộ Công an ban hành. Biên bản phải lập thành hai bản, một bản lưu hồ sơ, một bản giao cho cơ quan, tổ chức có con dấu được kiểm tra.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày, kể từ ngày ký, những văn bản trước đây của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu trái với Thông tư này đều bị bãi bỏ.

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Tổng cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự, an toàn xã hội có trách nhiệm:

a. Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư này;

b. Phối hợp với cơ quan chuyên môn của Bộ Nội vụ, cơ quan Trung ương các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quy định thống nhất mẫu dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu của các tổ chức đó;

c. Giúp lãnh đạo Bộ Công an tổ chức sơ kết, tổng kết công tác quản lý và sử dụng con dấu.

2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm:

a. Tổ chức làm con dấu, quản lý và kiểm tra việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo phân công, phân cấp;

b. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác quản lý và sử dụng con dấu tại địa phương.

3. Tổng cục trưởng các Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, Giám đốc Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy thành phố Hồ Chí Minh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc nảy sinh, các cơ quan, tổ chức và Công an các đơn vị, địa phương báo cáo, phản ánh về Bộ Công an (qua Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội) để có hướng dẫn kịp thời.