Tóm tắt Công văn 2798/CT-TTHT năm 2015 về hóa đơn chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 2798/CT-TTHT được Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ và các giao dịch tài chính liên quan. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình hạch toán và khai thuế.

Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn, chứng từ khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ khách hàng các khoản chi phí phát sinh:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng: Khi doanh nghiệp chi hộ các khoản chi phí mà hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp dịch vụ ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (người được chi hộ), doanh nghiệp chỉ thực hiện thanh toán hộ. Khi nhận lại tiền thanh toán từ khách hàng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT, chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định. Khách hàng sẽ dùng hóa đơn mang tên mình để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các khoản chi hộ có hóa đơn, chứng từ mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó. Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra theo quy định pháp luật.

Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với khoản thu hộ

Đối với các khoản thu hộ khách hàng hoặc đối tác, việc lập chứng từ được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ tiền cho đơn vị khác, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu).
• Khi bàn giao lại khoản tiền thu hộ cho đơn vị nhờ thu hộ, doanh nghiệp lập chứng từ chi tiền (phiếu chi) và các chứng từ bàn giao liên quan, không lập hóa đơn GTGT.
• Đơn vị nhờ thu hộ có trách nhiệm lập hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng thực tế sử dụng dịch vụ, hàng hóa theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Nguyên tắc hạch toán và kê khai thuế liên quan

Doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc hạch toán kế toán và kê khai thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ để tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

• Các khoản thu hộ, chi hộ không được ghi nhận vào doanh thu và chi phí của doanh nghiệp khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), trừ trường hợp có khoản phí dịch vụ thu hộ, chi hộ được hưởng.
• Khoản phí dịch vụ thu hộ, chi hộ được hưởng (nếu có) được xác định là doanh thu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, kê khai nộp thuế GTGT và thuế TNDN đối với phần phí dịch vụ này theo quy định.
• Hồ sơ, chứng từ chứng minh nghiệp vụ thu hộ, chi hộ phải đầy đủ, rõ ràng, bao gồm hợp đồng hoặc thỏa thuận thu hộ, chi hộ giữa các bên, các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) và phiếu thu, phiếu chi hợp pháp.