Công văn 3361/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ và chi hộ của doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ gây nhầm lẫn trong quá trình kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí.

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ

Văn bản hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động chi hộ dựa trên đối tượng đứng tên trên hóa đơn đầu vào:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (đơn vị nhờ chi hộ): Khi doanh nghiệp chi hộ các khoản chi phí mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị nhờ chi hộ. Lúc này, doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò là bên thanh toán trung gian. Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng). Doanh nghiệp có trách nhiệm bàn giao toàn bộ hóa đơn gốc cho đơn vị nhờ chi hộ để họ tự kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các khoản chi hộ được nhà cung cấp xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ. Khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT, áp dụng thuế suất tương ứng và thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra. Đồng thời, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn đã nhận từ nhà cung cấp.

Nguyên tắc quản lý và lập chứng từ đối với khoản thu hộ

Đối với các khoản thu hộ khách hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ để tránh bị tính trùng vào doanh thu chịu thuế:

• Doanh nghiệp nhận thu hộ tiền cho đơn vị khác phải lập chứng từ thu tiền theo quy định, không được tự ý xuất hóa đơn GTGT đối với khoản thu hộ này (trừ trường hợp có thỏa thuận ủy quyền xuất hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật).
• Các khoản thu hộ không bản chất là doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhận thu hộ, do đó không phải chịu thuế GTGT và không tính vào doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Yêu cầu về hồ sơ chứng từ và hạch toán kế toán

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ thu hộ, chi hộ cần hoàn thiện bộ hồ sơ gồm:

• Văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng: Phải có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên về việc ủy quyền thu hộ, chi hộ, trong đó quy định cụ thể quyền lợi, nghĩa vụ và phương thức thanh toán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khi chuyển giao cho đơn vị nhờ chi hộ.
• Sổ sách kế toán theo dõi riêng: Doanh nghiệp phải hạch toán riêng biệt các khoản thu hộ, chi hộ trên các tài khoản công nợ phải thu, phải trả (như tài khoản 138, 338), tuyệt đối không được hạch toán chung vào tài khoản doanh thu hoặc chi phí hoạt động của doanh nghiệp.