Công văn 2288/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chi phí phúc lợi, chi phí cho người lao động nước ngoài và các điều kiện cần thiết để các khoản chi này được công nhận là hợp lệ.

Nguyên tắc và điều kiện xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo hướng dẫn, để một khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định về chi phí tiền thuê nhà và vé máy bay cho người lao động nước ngoài

Công văn hướng dẫn chi tiết đối với các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Chi phí tiền thuê nhà: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí vé máy bay: Khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Khoản chi này chỉ được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho 01 chuyến về nước và sang lại Việt Nam trong năm của người lao động.

Chính sách thuế đối với các khoản chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Văn bản cũng làm rõ giới hạn và điều kiện đối với các khoản chi mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động:

• Các khoản chi phúc lợi bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Yêu cầu nghiêm ngặt về chứng từ và hóa đơn đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị xuất toán khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tất cả các khoản chi phải được quy định rõ ràng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.