Tóm tắt Công văn 1008/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1008/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến chi phí phúc lợi, chi phí tiền lương và các khoản chi hộ cho người lao động.

- Các điều kiện cơ bản để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

- Hướng dẫn chi tiết về chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi hộ người lao động

• Chi phí tiền lương, tiền thưởng: Để được tính vào chi phí được trừ, các khoản chi tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.
• Chi phí tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận chi trả tiền học phí cho con của họ học tại Việt Nam (từ bậc mầm non đến trung học phổ thông) dưới hình thức chi hộ có tính chất tiền lương, tiền công, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Chi phí tiền nhà ở cho người lao động: Khoản chi tiền thuê nhà do doanh nghiệp thanh toán hộ cho người lao động (được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính) được coi là khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công và được tính vào chi phí hợp lý nếu có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.

- Các khoản chi bị khống chế định mức hoặc không được trừ

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phần chi vượt định mức đối với các khoản chi đặc thù như chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
• Các khoản chi đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá mức quy định của pháp luật thuế tại thời điểm áp dụng, hoặc không được ghi cụ thể điều kiện và mức hưởng trong các hồ sơ quy chế của doanh nghiệp.

- Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính nội bộ và các chứng từ thanh toán (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng). Việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu là cơ sở pháp lý vững chắc để doanh nghiệp giải trình hiệu quả với cơ quan thuế trong các kỳ thanh tra, kiểm tra.