TỔNG QUAN VỀ CÔNG VĂN 1218/HTQTCT-CT NĂM 2020

Công văn 1218/HTQTCT-CT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) ban hành nhằm hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc nghiệp vụ phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất áp dụng pháp luật về chứng thực trên phạm vi toàn quốc đối với cơ quan tư pháp địa phương, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các tổ chức hành nghề công chứng.

NỘI DUNG HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CHI TIẾT

1. Nghiệp vụ chứng thực bản sao từ bản chính

• Đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp: Giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi thực hiện chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có hiệu lực tương đương.
• Đối với giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng: Không thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ, hoặc bị hư hỏng, rách nát không xác định được nội dung chính xác.
• Chứng thực bản sao từ bản chính là văn bản điện tử: Hướng dẫn kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của bản gốc điện tử, đối chiếu chữ ký số và con dấu điện tử trước khi thực hiện chứng thực theo đúng quy định pháp luật.

2. Nghiệp vụ chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch

• Phân biệt chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: Cơ quan thực hiện chứng thực cần phân biệt rõ trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền (chỉ áp dụng trong các trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu bất động sản, quyền sử dụng đất) với việc ký kết hợp đồng, giao dịch.
• Trách nhiệm đối với nội dung văn bản chứng thực chữ ký: Người thực hiện chứng thực chữ ký không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản, trừ trường hợp nội dung đó vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, tuyên truyền chống phá nhà nước, hoặc xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
• Chứng thực chữ ký người dịch: Người dịch phải cam kết dịch chính xác nội dung, chịu trách nhiệm trước pháp luật về bản dịch. Cơ quan chứng thực kiểm tra điều kiện của người dịch (đã đăng ký chữ ký mẫu, có bằng cấp chuyên môn phù hợp) trước khi ký chứng thực.

3. Nghiệp vụ chứng thực hợp đồng, giao dịch

• Thẩm quyền và thủ tục: Hướng dẫn chi tiết việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia giao dịch, ý chí tự nguyện và việc ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
• Địa điểm chứng thực: Thực hiện tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp người yêu cầu chứng thực là người già yếu, ốm đau, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

4. Quản lý, sử dụng Sổ chứng thực và ghi lời chứng

• Ghi lời chứng: Lời chứng phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo đúng mẫu quy định tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP; không được tự ý thay đổi, thêm bớt làm sai lệch bản chất của lời chứng.
• Đóng dấu giáp lai và quản lý sổ: Thực hiện đóng dấu giáp lai đối với văn bản, hợp đồng có từ 02 trang trở lên; việc lập, khóa sổ và lưu trữ Sổ chứng thực phải đảm bảo tính liên tục, an toàn và dễ tra cứu.

Ý NGHĨA VÀ GIÁ TRỊ ÁP DỤNG

Công văn 1218/HTQTCT-CT giúp tháo gỡ triệt để các vướng mắc thực tiễn của cán bộ làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã, cấp huyện, các Phòng Công chứng/Văn phòng Công chứng và cơ quan đại diện ngoại giao, góp phần hạn chế rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người dân, doanh nghiệp.