TIÊU CHUẨN VIỆT NAM

TCVN 5951 : 1995

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG
Guidelines for developing quality manuals

0. Mở đầu

Bộ tiêu chuẩn TCVN 5200 (ISO 9000) bao gồm các yêu cầu đối với các hệ thống chất lượng, có thể sử dụng để đạt được sự thông hiểu chung, xây dựng, thực hiện và áp dụng việc quản lí chất lượng và đảm bảo chất lượng.

Các tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng trong bộ TCVN 5200 (ISO 9000) đòi hỏi phải xây dựng và thực hiện một hệ thống chất lượng được lập thành văn bản. Ngoài ra, các tiêu chuẩn này còn đòi hỏi phải soạn thảo một cuốn sổ tay chất lượng.

Trong TCVN 5814, "Quản lí chất lượng và đảm bảo chất lượng - Thuật ngữ và định nghĩa", sổ tay chất lượng được định nghĩa là một tài liệu công bố chính sách chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng của một tổ chức. Sổ tay chất lượng có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của một tổ chức hay một bộ phận của tổ chức đó; ví dụ:

Các yêu cầu quy định phụ thuộc vào bản chất của các sản phẩm hoặc dịch vụ, các quá trình, các yêu cầu ghi trong hợp đồng, các điều lệ quản trị hay chính bản thân tổ chức đó.

Để điều hành có hiệu quả hệ thống chất lượng, điều quan trọng là các yêu cầu và nội dung của hệ thống chất lượng và sổ tay chất lượng phải được kết cấu tương ứng với tiêu chuẩn mà chúng nhằm thoả mãn. Tiêu chuẩn này cung cấp các hướng dẫn chung để xây dựng những cuốn sổ tay chất lượng nêu trên.

1. Phạm vi.

Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc xây dựng, soạn thảo và kiểm soát sổ tay chất lượng thích hợp theo yêu cầu cụ thể của người sử dụng. Sổ tay chất lượng tốt phải phản ánh được các thủ tục của hệ thống chất lượng đã lập thành văn bản theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn TCVN 5200 (ISO 9000). Các hướng dẫn công việc chi tiết, các phương án chất lượng và các cuốn sách tra cứu không thuộc đối tượng của tiêu chuẩn này.

Chú thích: Tiêu chuẩn này có thể được sử dụng để xây dựng sổ tay chất lượng liên quan đến các tiêu chuẩn khác với bộ TCVN 5200.

2. Tiêu chuẩn trích dẫn.

TCVN 5814 : 1994 (ISO 8402) Quản lí chất lượng và đảm bảo chất lượng - Thuật ngữ và định nghĩa.

3. Định nghĩa.

Các định nghĩa sau đây được áp dụng cho mục đích của tiêu chuẩn này.

3.1. Sổ (sổ tay) chất lượng: Tài liệu công bố chính sách và mô tả hệ thống chất lượng của một tổ chức (TCVN 5814).

3.2. Sổ (sổ tay) quản lí chất lượng: Tài liệu công bố chính sách chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng của một tổ chức, tài liệu này chỉ để sử dụng nội bộ.

Chú thích: Sổ (sổ tay) quản lí chất lượng có thể chứa thông tin về tài sản.

3.3. Sổ (sổ tay) đảm bảo chất lượng: Tài liệu công bố chính sách chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng, tài liệu này có thể sử dụng cho mục đích đối ngoại.

Chú thích: Sổ (sổ tay) đảm bảo chất lượng thường không chứa thông tin về tài sản sở hữu và có thể sử dụng cho khách hàng và người đánh giá thuộc bên thứ ba.

3.4. Cơ quan có thẩm quyền: Một nhóm hay một tổ chức có khả năng và nguồn lực rõ ràng để tiến hành các nhiệm vụ đã xác định.

4. Tài liệu của hệ thống chất lượng.

Phụ lục A mô tả hệ thống cấp bậc tài liệu của một hệ thống chất lượng điển hình. Thứ tự xây dựng hệ thống này trong từng tổ chức tuỳ thuộc vào tình hình của tổ chức đó.

4.1. Thủ tục của hệ thống chất lượng được lập thành văn bản.

Các thủ tục của hệ thống chất lượng dưới dạng văn bản phải là các văn bản cơ bản dùng để lập kế hoạch tổng thể và quản trị các hoạt động có tác động đến chất lượng. Các thủ tục này có thể trở thành cơ sở cho sổ tay chất lượng. Theo bộ tiêu chuẩn TCVN 5200, Các thủ tục này phải đề cập đến mọi yếu tố có thể áp dụng được của hệ thống chất lượng; chúng phải mô tả ở mức độ chi tiết cần thiết để kiểm soát thích đáng các hoạt động có liên quan, các trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ tương hỗ của nhân viên quản lí, thực hiện, kiểm tra xác nhậ