BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 712/QĐ-TCDT	Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2011

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 1422/QĐ-BTC ngày 25/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế làm việc trong hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/2009/QĐ-TTg ngày 20/8/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Dự trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2448/QĐ-BTC ngày 05/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Dự trữ Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế làm việc trong hoạt động đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 2 (để thực hiện); - Lãnh đạo Tổng cục (để báo cáo); - VPĐU, CĐ, TN; - Lưu: VT, TH.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Đình Hòa

 

QUY CHẾ LÀM VIỆC

TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 712/QĐ-TCDT ngày 20/10/2011 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, phân công, phân cấp, quan hệ phối hợp và quy trình thực hiện các hoạt động đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

2. Hoạt động đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước là những hoạt động do các đơn vị, cá nhân trực tiếp hay trên danh nghĩa Tổng cục tiến hành để thực hiện nhiệm vụ của Tổng cục có liên quan với các tổ chức quốc tế, các cơ quan của nước ngoài, các tổ chức phi Chính phủ và các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, các cá nhân nước ngoài kể cả Việt kiều hoặc công dân Việt Nam làm việc cho các tổ chức nước ngoài (sau đây gọi là khách nước ngoài).

3. Những hoạt động đối ngoại thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này gồm:

a) Tiếp và làm việc với khách nước ngoài;

b) Giao dịch với khách nước ngoài bằng văn bản;

c) Tổ chức đoàn công tác ra nước ngoài (đoàn ra);

d) Tổ chức đón đoàn nước ngoài vào công tác (đoàn vào);

đ) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

e) Công tác đối ngoại khác gồm: biên phiên dịch, lễ tân, khánh tiết và tuyên truyền đối ngoại.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Cán bộ, công chức, viên chức, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác với Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức thực hiện hoạt động đối ngoại

Tuân thủ các nguyên tắc và quy chế đối ngoại của Đảng, Nhà nước và Bộ Tài chính; chủ động mở rộng quan hệ đối ngoại trên tinh thần cùng có lợi, đảm bảo lợi ích quốc gia, đảm bảo giữ gìn bí mật quốc gia và thực hiện theo đúng các quy định tại Quy chế này.

Thực hiện đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước; tiếp thu những tri thức và kinh nghiệm tốt của các nước một cách chọn lọc, phù hợp với truyền thống pháp luật và điều kiện, hoàn cảnh của Việt Nam.

Bảo đảm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích, đúng quy định, công khai, minh bạch các nguồn kinh phí của các chương trình hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.

Tôn trọng pháp luật và thông lệ quốc tế.

Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) là đầu mối giúp Tổng Cục trưởng tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục, các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm trước Tổng Cục trưởng về việc tổ chức, thực hiện hoạt động đối ngoại trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Chương II

TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Điều 4. Quy trình tiếp và làm việc với khách nước ngoài của Lãnh đạo Tổng cục

1. Các đề nghị gặp gỡ (chào xã giao và làm việc) với Lãnh đạo Tổng cục của khách nước ngoài gửi đến Tổng cục hoặc thông qua các đơn vị của Tổng cục đều phải được chuyển đến Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế). Văn phòng có trách nhiệm tìm hiểu, tham khảo ý kiến các đơn vị liên quan, đề xuất và trình Tổng cục về việc tiếp khách nước ngoài ít nhất 04 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp (trừ trường hợp có yêu cầu đột xuất), trong đó nêu rõ sự cần thiết, nội dung, thời gian, thành phần tiếp và phân công đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung cho cuộc tiếp.

Trường hợp khác, Lãnh đạo Tổng cục tiếp và làm việc với khách nước ngoài, Văn phòng có trách nhiệm thông báo các đơn vị có liên quan để tổ chức buổi tiếp khách theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục.

2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Tổng cục tại Văn phòng Tổng cục.

2.1. Văn phòng Tổng cục

a) Thông báo cho khách, bộ phận lễ tân (Văn phòng Tổng cục) và các đơn vị liên quan về thời gian và địa điểm; hướng dẫn và làm thủ tục cho khách theo Quy chế làm việc của Tổng cục.

b) Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu theo nội dung được phân công.

c) Bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ cần thiết cho cuộc tiếp khách phù hợp với nội dung làm việc và nghi lễ đối ngoại; cử cán bộ phục vụ và cán bộ trực kỹ thuật trong thời gian tiếp khách của Lãnh đạo Tổng cục.

d) Bố trí phiên dịch cho cuộc tiếp và làm việc với khách của Lãnh đạo Tổng cục.

đ) Trong trường hợp đặc biệt, theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng chịu trách nhiệm đón và tiễn khách nước ngoài.

e) Mời các phóng viên trong ngành hoặc ngoài ngành để đưa tin tuyên truyền về cuộc tiếp khách nước ngoài (nếu được yêu cầu).

2.2. Các đơn vị tiếp khách cùng Lãnh đạo Tổng cục

a) Đơn vị được phân công chủ trì chuẩn bị nội dung

Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị, tổng hợp các nội dung tiếp khách trình Lãnh đạo Tổng cục chậm nhất là 01 ngày trước ngày tiếp khách.

Đối với các văn kiện hợp tác quốc tế về ch­ương trình, dự án tiếp nhận viện trợ hoặc sử dụng vốn vay của nước ngoài, cứu trợ, viện trợ nước ngoài theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, đơn vị chủ trì thực hiện soạn thảo văn kiện hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị tham gia báo cáo Tổng Cục trưởng hoặc trình Bộ Tài chính xem xét, quyết định.

Cử đại diện tham dự tiếp khách cùng Lãnh đạo Tổng cục.

Tổng hợp, báo cáo Tổng cục kết quả cuộc tiếp khách, đề xuất những công việc cần triển khai tiếp theo (nếu có).

b) Đơn vị tham gia

Chuẩn bị nội dung theo yêu cầu và gửi đơn vị chủ trì (cả bản in và file văn bản) chậm nhất là 2 ngày trước ngày tiếp khách.

Cử đại diện tham dự và đề xuất những công việc triển khai tiếp theo sau cuộc tiếp khách (nếu có).

Đối với những cuộc tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo Tổng cục được tổ chức bên ngoài trụ sở Văn phòng Tổng cục (bao gồm cả ở trong và ngoài nước), đơn vị chủ trì được phân công có trách nhiệm làm đầu mối trao đổi với khách nước ngoài để thống nhất về thời gian, địa điểm tiếp khách và trình Lãnh đạo Tổng cục nội dung chuẩn bị cho buổi tiếp khách.

Điều 5. Quy trình tiếp khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Tổng cục

1. Các đơn vị thuộc Tổng cục tiếp khách nước ngoài theo đề nghị trực tiếp của khách nước ngoài phải được sự uỷ quyền của Lãnh đạo Tổng cục, trường hợp cuộc tiếp có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực Lãnh đạo Tổng cục phân công đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia tiếp khách và đề nghị các đơn vị này tổ chức cuộc tiếp khách theo yêu cầu.

2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc tiếp khách nước ngoài tại Văn phòng Tổng cục.

2.1. Văn phòng Tổng cục

a) Đề nghị các đơn vị liên quan thay mặt Tổng cục tiếp khách nước ngoài theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục.

b) Hỗ trợ trong việc bố trí cán bộ phiên dịch cho các đơn vị theo quy định tại Điều 17 của Quy chế này.

c) Bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ cần thiết cho cuộc tiếp khách trên cơ sở yêu cầu của đơn vị đề nghị tiếp khách và thông báo lại cho đơn vị.

d) Cử cán bộ phục vụ trong thời gian tiếp khách.

2.2. Các đơn vị tiếp khách

a) Liên hệ với khách để xác nhận thời gian, địa điểm và người tiếp.

b) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục có trách nhiệm cử cán bộ đủ thẩm quyền, trình độ chuyên môn để tiếp khách.

c) Chuẩn bị nội dung để tiếp khách. Đối với những cuộc tiếp khách liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì phối hợp với các đơn vị khác có liên quan chuẩn bị tài liệu. Trường hợp nội dung trao đổi vượt quá thẩm quyền quyết định, thủ trưởng đơn vị chủ trì phải báo cáo Lãnh đạo Tổng cục trước khi tiếp khách.

d) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Tổng cục kết quả cuộc tiếp khách để đề xuất những công việc triển khai tiếp theo (nếu có).

đ) Đăng ký phòng tiếp khách với Văn phòng.

e) Thông báo cho Văn phòng thời gian, địa điểm và tên khách để hướng dẫn cho khách nước ngoài khi đến làm việc.

g) Cử cán bộ đón, tiễn khách tại sảnh tầng 1.

Đối với những cuộc tiếp khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Tổng cục được tổ chức bên ngoài Văn phòng (bao gồm cả ở trong và ngoài nước), đơn vị chủ trì có trách nhiệm đầu mối trao đổi với khách nước ngoài để thống nhất về thời gian, địa điểm tiếp khách và chuẩn bị nội dung cho buổi tiếp khách trong phạm vi thẩm quyền được giao.

Chương III

GIAO DỊCH VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI BẰNG VĂN BẢN

Điều 6. Văn bản của khách nước ngoài gửi đến Tổng cục

1. Văn phòng (Phòng Tổng hợp - Hành chính) tiếp nhận các văn bản của đối tác nước ngoài gửi đến cơ quan Tổng cục, phân loại và chuyển đến đơn vị có liên quan xử lý hoặc trình Lãnh đạo Tổng cục để phân công đơn vị có liên quan xử lý. Quy trình xử lý đối với các văn bản của khách nước ngoài gửi đến tương tự như quy trình xử lý đối với văn bản trong nước.

2. Các đơn vị tiếp nhận các văn bản của đối tác nước ngoài do Văn phòng chuyển đến hoặc nhận trực tiếp từ đối tác nước ngoài có trách nhiệm xử lý theo chức năng nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị mình.

Điều 7. Văn bản đối ngoại của Tổng cục Dự trữ Nhà nước gửi đi

1. Các hình thức văn bản trao đổi chính thức của Tổng cục với khách nước ngoài được thể hiện dưới dạng công văn, công hàm hoặc công thư, trừ những hình thức cụ thể được quy định riêng với các khách nước ngoài cho một số nghiệp vụ đặc thù. Các hình thức văn bản trao đổi khác (như trao đổi công việc bằng thư điện tử) được coi là văn bản trao đổi không chính thức.

2. Công văn bằng tiếng Việt tuân theo quy định về hình thức công văn trong nước hiện hành. Công hàm và công thư được thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này. Công hàm bằng tiếng Việt và tiếng Anh của Tổng cục khi gửi đi được đóng con dấu của Tổng cục Dự trữ nhà nước.

3. Quy định về nội dung, thẩm quyền ký, chế độ lưu trữ đối với công hàm và công thư

3.1. Nội dung: Đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản đối ngoại gửi đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Nếu nội dung văn bản đối ngoại gửi đi liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi gửi đi.

3.2. Thẩm quyền ký tắt (đối với công hàm), ký đầy đủ (đối với công thư): thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi do Tổng Cục trưởng phân công các Phó Tổng Cục trưởng ký theo từng công việc phụ trách hoặc ủy quyền cho Chánh Văn phòng ký. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đối ngoại gửi đi phải ký soát trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục ký chính thức.

3.3. Chế độ lưu trữ

a) Công hàm phải được ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, số Công hàm, chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng và được đóng dấu treo của Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Công hàm gửi đi được lưu trữ: 02 bản lưu Văn phòng (Phòng Tổng hợp - hành chính và Phòng Hợp tác quốc tế); 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo.

b) Công thư gửi đi được lưu trữ 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo.

4. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc giao dịch với khách nước ngoài bằng văn bản

4.1. Văn phòng Tổng cục

a) Hướng dẫn thống nhất mẫu công hàm, công thư theo mẫu sử dụng trong công tác đối ngoại chung của Bộ Tài chính.

b) Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện của các đơn vị và kiến nghị Tổng cục trưởng những biện pháp nhằm tăng cường quản lý các văn bản đối ngoại gửi đi.

c) Mở sổ theo dõi và lưu trữ các văn bản đối ngoại gửi đi tương tự như chế độ công văn, giấy tờ trong nước.

4.2. Các đơn vị chủ trì soạn thảo

a) Chịu trách nhiệm về nội dung và thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi. Các đơn vị chức năng trả lời các văn bản đối ngoại gửi đến bằng hình thức công thư hoặc công hàm, thì chuyển nội dung cho Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) để làm đầu mối trả lời đối tác nước ngoài.

b) Tổ chức lưu trữ các văn bản đối ngoại gửi đi theo chế độ lưu trữ như các công văn, giấy tờ trong nước.

Chương IV

TỔ CHỨC ĐÓN ĐOÀN NƯỚC NGOÀI VÀO CÔNG TÁC

Điều 8. Nguyên tắc tổ chức đón đoàn nước ngoài vào công tác

1. Đoàn nước ngoài vào làm việc với Tổng cục Dự trữ Nhà nước (đoàn vào) là những đoàn vào theo chương trình được thoả thuận giữa Tổng cục và đối tác nước ngoài, các đoàn vào theo lời mời của Tổng cục Dự trữ Nhà nước hoặc theo phân công của Bộ Tài chính.

2. Vào cuối quý II hàng năm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ Tài chính, Vụ Tài vụ - Quản trị chủ trì phối hợp với Văn phòng Tổng cục xây dựng kế hoạch đoàn vào của năm sau trình Tổng cục, trình Bộ phê duyệt.

3. Tất cả các đoàn vào phải được đăng ký trong kế hoạch đoàn vào hàng năm được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt giao dự toán kinh phí. Trong trường hợp đoàn vào chưa có trong kế hoạch đoàn vào hàng năm, đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt trước khi mời đoàn vào.

4. Báo cáo Bộ Tài chính (Vụ Hợp tác quốc tế) và Bộ Công an (Cục An ninh Tài chính, Tiền tệ và Đầu tư - A84) về việc tiếp khách nước ngoài (nội dung làm việc, thành phần đoàn, thời gian và chương trình làm việc trong thời gian làm việc tại Việt Nam).

Điều 9. Đón tiếp đoàn vào cấp Lãnh đạo Tổng cục (hoặc tương đương trở lên)

1. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đón đoàn vào cấp Tổng cục hoặc tương đương

1.1. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung

a) Dự thảo tờ trình Bộ Tài chính xin phép đón đoàn đối với đoàn cấp Tổng cục và tương đương.

b) Đơn vị chủ trì tiếp phải chuẩn bị trước nội dung, dự kiến tình huống xảy ra cần xử lý. Trường hợp nội dung dự kiến trao đổi mang tính phức tạp, nhạy cảm hoặc vượt phạm vi thẩm quyền, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Tổng cục, Bộ Tài chính, và các Bộ, ngành liên quan xem xét, quyết định.

c) Xây dựng chương trình làm việc với đoàn vào; kiến nghị phương án, thành phần tiếp đoàn, trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt và thông báo tới các đơn vị nơi đoàn đến làm việc. Cử cán bộ tham dự trong quá trình hoạt động của đoàn theo chương trình được duyệt.

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan báo cáo Lãnh đạo Tổng cục kết quả đợt làm việc và báo cáo Bộ Tài chính chậm nhất là 5 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt làm việc đối với đoàn vào.

1.2. Văn phòng Tổng cục

a) Phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt phương án đón đoàn vào.

b) Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đoàn vào.

c) Chủ trì công tác lễ tân đón đoàn vào: đón tiễn tại cửa khẩu hoặc tại một địa điểm theo kế hoạch đón tiễn đã được phê duyệt, bố trí nơi ăn ở, đặt tiệc, mua tặng phẩm...và điều hành chương trình hoạt động của đoàn theo chương trình đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

d) Lập dự toán và quyết toán chi phí cho việc tổ chức đón đoàn vào.

đ) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đoàn theo chương trình, dự toán được duyệt.

e) Phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn.

g) Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin theo chương trình được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

h) Bố trí phương tiện đi lại cho đoàn vào trên cơ sở đề nghị của đơn vị được giao chủ trì đón đoàn theo phân công của Tổng cục.

Điều 10. Đón tiếp đoàn vào cấp chuyên viên

1. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan.

1.1. Đơn vị chủ trì về nội dung

a) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt phương án làm việc với đoàn (nếu cần).

b) Thực hiện các thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đoàn vào.

c) Chủ trì công tác lễ tân đón đoàn vào và bố trí cán bộ tháp tùng đoàn theo chương trình làm việc được phê duyệt.

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị làm việc với đoàn vào theo nội dung và chương trình được phê duyệt.

đ) Các cuộc tiếp khách nước ngoài tại cơ quan Tổng cục chỉ được tổ chức tại phòng tiếp khách do Văn phòng bố trí theo yêu cầu của đơn vị chủ trì. Không tiếp khách quốc tế tại phòng làm việc của cán bộ, công chức. Khi tiếp phải có ít nhất 02 (hai) người cùng dự. Đơn vị chủ trì tiếp khách phải cử cán bộ, công chức đón khách ít nhất trước 10 (mười) phút trước khi diễn ra buổi tiếp.

e) Cán bộ, công chức được cử tiếp khách quốc tế có trách nhiệm ghi chép đầy đủ nội dung và báo cáo Thủ trưởng đơn vị quản lý mình về kết quả buổi tiếp. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị phối hợp với Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Tổng cục kết quả buổi tiếp để xin ý kiến chỉ đạo.

g) Cán bộ, công chức của Tổng cục Dự trữ Nhà nước khi tiếp xúc, trao đổi với khách quốc tế về nội dung liên quan đến công việc qua điện thoại, thư điện tử hoặc các phương tiện khác cần báo cáo kịp thời và đầy đủ với Thủ trưởng đơn vị. Tuyệt đối không được trao đổi về các nội dung ngoài phạm vi thẩm quyền của mình.

h) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan báo cáo Tổng cục kết quả đợt làm việc chậm nhất là 05 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt làm việc, phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

1.2. Văn phòng Tổng cục

a) Tham gia ý kiến với đơn vị chủ trì về kế hoạch đón đoàn vào.

b) Xây dựng dự toán và quyết toán kinh phí đoàn vào theo chế độ quy định.

c) Hỗ trợ cho đơn vị chủ trì trong quá trình đón tiếp đoàn (nếu cần).

d) Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đoàn theo chương trình, dự toán được duyệt.

đ) Phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn.

e) Bố trí phương tiện đi lại cho đoàn theo chương trình làm việc được phê duyệt.

2. Việc đón tiếp các đoàn chuyên gia vào làm việc tại các dự án của nước ngoài tài trợ cho Tổng cục do các Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm thực hiện theo chương trình hoạt động của dự án.

Chương V

TỔ CHỨC ĐOÀN RA NƯỚC NGOÀI CÔNG TÁC

Điều 11. Nguyên tắc tổ chức đoàn ra

1. Đoàn ra là đoàn cán bộ Tổng cục được cử đi công tác nước ngoài do ngân sách nhà nước tài trợ hoặc do tổ chức khác tài trợ (các cơ quan doanh nghiệp trong, ngoài nước và các dự án hỗ trợ kỹ thuật của nước ngoài tài trợ).

2. Vào cuối quý II hàng năm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ, Vụ Tài vụ - Quản trị chủ trì, hướng dẫn xây dựng kế hoạch đoàn ra của năm sau, bao gồm cả các đoàn đi học tập, khảo sát thuộc chương trình hoạt động của các dự án thuộc Tổng cục và trình Bộ phê duyệt.

3. Tất cả các đoàn ra phải được đăng ký trong kế hoạch đoàn ra hàng năm được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, kể cả các đoàn ra do tổ chức trong nước, nước ngoài mời và tài trợ kinh phí. Đối với các đoàn ra phát sinh ngoài kế hoạch có sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Tổng cục.

4. Việc tổ chức đoàn ra phải trình Lãnh đạo Tổng cục (qua Vụ Tổ chức cán bộ) xem xét và phê duyệt. Nội dung tờ trình Tổng cục của đơn vị chủ trì phải nêu rõ: nội dung, nhân sự, chương trình và thời gian làm việc, địa điểm và các tổ chức đến làm việc, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác đến đoàn công tác. Việc quyết định cán bộ đi công tác nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành về việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp Tổng cục.

Điều 12. Tổ chức Đoàn ra

1. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra của Tổng cục Dự trữ Nhà nước

1.1. Văn phòng Tổng cục

a) Chủ trì soạn thảo Tờ trình tổ chức đoàn ra trình Lãnh đạo Tổng cục ký duyệt, trong đó ghi rõ nội dung, thành phần, thời gian công tác ở nước ngoài, những vấn đề cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục.

b) Trình Tổng cục (qua Vụ Tổ chức cán bộ) về nội dung, chương trình, các cơ quan dự kiến làm việc, thành phần, và các vấn đề liên quan cần thiết khác. Đối với những đoàn ra sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước mà chưa có trong kế hoạch được phê duyệt, Văn phòng lấy ý kiến của Vụ Tài vụ -Quản trị trước khi trình Tổng cục.

c) Xây dựng dự toán kinh phí và quyết toán kinh phí chi cho đoàn theo chế độ quy định.

d) Tổng hợp nội dung công tác của đoàn trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

đ) Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục cần thiết phục vụ cho đoàn ra, trừ những đoàn ra trong khuôn khổ các dự án hỗ trợ kỹ thuật của nước ngoài.

e) Chuẩn bị các thủ tục lễ tân, hậu cần cho đoàn ra (hộ chiếu, visa, mua vé máy bay, mua tặng phẩm,...).

g) Bố trí phiên dịch (trừ các đoàn ra theo dự án của Bộ).

h) Tổ chức công tác tuyên truyền về đoàn đi (nếu cần thiết).

i) Có trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

1.2. Vụ Tổ chức cán bộ: chủ trì trình Tổng cục quyết định nhân sự đoàn ra.

1.3. Đoàn công tác Báo cáo với Tổng cục Dự trữ Nhà nước và Bộ Tài chính kết quả đợt công tác chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác (Báo cáo được gửi cho Phòng Hợp tác quốc tế - Văn phòng Tổng cục 01 bản để lưu). Trường hợp cần thiết, Trưởng đoàn công tác báo cáo Lãnh đạo Tổng cục cho phép tổ chức tọa đàm báo cáo kết quả, thông tin về chuyến đi.

1.4. Cán bộ, công chức sau khi đi công tác nước ngoài về phải nộp lại hộ chiếu công vụ cho Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) để quản lý theo quy định.

Chương VI

LẬP DỰ TOÁN VÀ THANH QUYẾT TOÁN KINH PHÍ

Điều 13. Lập dự toán và thanh quyết toán kinh phí

Việc lập dự toán, quản lý và thanh quyết toán kinh phí cho đoàn nước ngoài vào công tác, đoàn cán bộ công chức của Tổng cục ra nước ngoài công tác được thực hiện theo các quy định hiện hành của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn, cụ thể như sau:

1.1. Hàng năm, vào thời điểm lập dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, Văn phòng căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài và đón các đoàn nước ngoài vào công tác để lập dự toán chi ngân sách Nhà nước theo các nội dung đã được quy định và tổng hợp chung vào dự toán chi ngân sách Nhà nước của Văn phòng trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt theo quy định.

1.2. Căn cứ vào kế hoạch đoàn ra và đoàn vào đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Văn phòng xây dựng dự toán theo quy định của Nhà nước, xác định nguồn kinh phí thực hiện để làm căn cứ triển khai thực hiện trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt.

1.3. Căn cứ dự toán đã được Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Văn phòng triển khai thực hiện tổ chức đoàn ra, đón tiếp đoàn vào. Sau khi kết thức đợt công tác, Văn phòng lập chứng từ thanh quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.

Chương VII

MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 14. Tổ chức viện trợ quốc tế

1. Khi có quyết định của Thủ tướng Chính phủ, của Bộ Tài chính về việc giao Tổng cục Dự trữ Nhà nước xuất hàng dự trữ quốc gia viện trợ quốc tế trong khuôn khổ hợp tác giữa Chính phủ Việt Nam với các nước trên thế giới, các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục được ủy quyền của Tổng Cục trưởng làm việc với các Bộ, ngành liên quan tổ chức thực hiện xuất hàng viện trợ theo thủ tục, trình tự xuất khẩu hàng hóa đúng quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế.

2. Trách nhiệm của các đơn vị chuẩn bị cho việc xuất cứu trợ, viện trợ quốc tế

2.1. Văn phòng Tổng cục

a) Đảm bảo các điều kiện về lễ tân, vật chất, hậu cần, bố trí phiên dịch... cho các buổi đàm phán, ký Biên bản thỏa thuận, Biên bản ghi nhớ về việc giao nhận hàng viện trợ của Tổng cục với đại diện nước nhận viện trợ theo đề nghị của đơn vị được giao chủ trì.

b) Chủ trì, phối hợp với đơn vị tổ chức lễ giao nhận hàng tượng trưng đảm bảo tuân thủ đúng nghi lễ ngoại giao.

c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, bài phát biểu của Lãnh đạo Tổng cục (hoặc đại diện được ủy quyền) của phía Việt Nam (nếu có) về lễ giao nhận hàng tượng trưng.

d) Đưa tin về việc cứu trợ, viện trợ quốc tế trên các phương tiện thông tin trong hoặc ngoài ngành theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục.

2.2. Các đơn vị tham gia xuất hàng viện trợ quốc tế

a) Vụ Quản lý hàng dự trữ

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan làm việc với Đại sứ quán hoặc đại diện của nước nhận viện trợ hàng dự trữ quốc gia về các nội dung: kế hoạch, thời gian và địa điểm giao nhận hàng tượng trưng và thực tế; phương thức giao, nhận hàng; kiểm tra chất lượng hàng và các nội dung khác có liên quan theo quy định về viện trợ, xuất khẩu hàng hàng hóa theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan hoàn tất các thủ tục pháp lý trong nước về việc ký kết văn bản (biên bản ghi nhớ, biên bản thỏa thuận, nội dung maket in trên bao bì...) và giải quyết các vấn đề có liên quan đến xuất hàng, phí và chất lượng hàng.

- Thông báo cho Văn phòng về địa điểm, nội dung, các yêu cầu vật chất phục vụ cho buổi lễ giao nhận hàng tượng trưng trước 3 ngày để Văn phòng chuẩn bị.

- Xây dựng phương án xuất hàng viện trợ trình Lãnh đạo Tổng cục; ban hành quyết định giao nhiệm vụ và hướng dẫn đơn vị được giao nhiệm vụ xuất hàng triển khai thực hiện.

- Thực hiện chế độ báo cáo về công tác viện trợ và các nhiệm vụ chuyên môn khác theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đã được Tổng cục phân công.

b) Vụ Khoa học và Công nghệ bảo quản: chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng trong nước, tham gia trực tiếp cùng nước bạn kiểm tra chất lượng hàng viện trợ và giải đáp các vướng mắc, vấn đề phát sinh có liên quan như: tiêu chuẩn, chất lượng, kỹ thuật, kiểm dịch thực vật, vệ sinh dịch tễ... khi có yêu cầu.

c) Vụ Tài vụ - Quản trị: thẩm định dự toán phí viện trợ trình Bộ Tài chính phê duyệt, bố trí nguồn kinh phí xuất viện trợ quốc tế như: phí giao nhận hàng, phí kiểm tra chất lượng hàng, phí vận chuyển nội địa và quốc tế...

2.3. Các Cục Dự trữ Nhà nước khu vực được Tổng cục giao xuất hàng viện trợ quốc tế

a) Ký hợp đồng vận tải nội địa (trường hợp giao hàng lọt lòng tàu tại cảng, cửa khẩu Việt Nam) hoặc hợp đồng vận tại quốc tế (trường hợp giao hàng tại nước bạn).

b) Kiểm tra chất lượng hàng, chuẩn bị bao bì, in maket và sang bao đóng gói theo đúng nội dung hướng dẫn của Tổng cục.

c) Tổ chức giao nhận vận chuyển hàng dự trữ nội địa và quốc tế, làm thủ tục xuất khẩu theo quy định.

d) Ký biên bản xác nhận khối lượng và báo cáo Tổng cục Dự trữ Nhà nước khi kết thúc quá trình giao nhận hàng.

đ) Lập dự toán chi phí xuất viện trợ quốc tế: phí giao nhận hàng, phí kiểm tra chất lượng hàng, phí vận chuyển... báo cáo Tổng cục trình Bộ Tài chính phê duyệt và thanh quyết toán theo quy định.

Điều 15. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam do Tổng cục chủ trì phải thực hiện theo Quyết định số 1422/QĐ-BTC ngày 25/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Quy chế làm việc trong hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính và Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Các đơn vị thuộc Tổng cục khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục, trong đó nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo.

- Nội dung của hội nghị, hội thảo.

- Thời gian và địa điểm tổ chức.

- Thành phần tham dự.

- Kinh phí.

- Phân công trách nhiệm thực hiện giữa các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

Điều 16. Ký kết văn kiện quốc tế

1. Việc ký kết các văn kiện quốc tế với các đối tác nước ngoài được thực hiện theo yêu cầu của công việc chuyên môn. Hình thức, nội dung và thẩm quyền ký kết các văn kiện phải tuân thủ theo Luật số 41/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội về ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế và Pháp lệnh số 33/2007/PL-UBTVQH11 ngày 20/4/2007 về ký kết, thực hiện thoả thuận quốc tế và các văn bản pháp lý của nhà nước.

2. Trách nhiệm của các đơn vị chuẩn bị cho việc ký kết văn kiện

2.1. Đơn vị chủ trì văn kiện ký kết

a) Chịu trách nhiệm trước Tổng cục về hình thức, nội dung, thẩm quyền văn bản ký kết.

b) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan hoàn tất các thủ tục pháp lý trong nước về việc ký kết văn bản (nếu có).

c) Chuẩn bị và dẫn chương trình lễ ký kết.

d) Chuẩn bị bài phát biểu của Trưởng đoàn (hoặc đại diện được uỷ quyền) của phía Việt Nam (nếu có).

đ) Chủ trì cung cấp thông tin cho báo chí (nếu cần thiết) về nội dung của lễ ký kết.

2.2. Văn phòng Tổng cục

a) Bố trí phiên dịch cho lễ ký kết theo quy định tại Điều 17 của Quy chế này.

b) Tổ chức lưu trữ văn bản theo chế độ quy định.

c) Phối hợp với các đơn vị chủ trì hoàn tất các thủ tục cần thiết trong nước cho việc tổ chức ký kết các văn kiện.

d) Phối hợp với đơn vị chủ trì chuẩn bị các vấn đề lễ tân cho lễ ký kết đảm bảo tuân thủ đúng nghi lễ ngoại giao.

đ) Chuẩn bị các điều kiện vật chất và hậu cần cho lễ ký kết.

e) Đưa tin về lễ ký kết trên các phương tiện thông tin trong hoặc ngoài ngành theo đề xuất của đơn vị chủ trì về nội dung.

Điều 17. Công tác biên, phiên dịch phục vụ hoạt động đối ngoại

1.Nội dung của công tác biên dịch, phiên dịch

1.1. Công tác biên dịch, hiệu đính tài liệu bao gồm:

a) Các văn bản gửi đi cho đối tác nước ngoài và nhận được từ đối tác nước ngoài.

b) Tài liệu phục vụ Lãnh đạo Tổng cục làm việc với đối tác nước ngoài.

c) Tài liệu nghiên cứu, tham khảo.

d) Các tài liệu khác để phục vụ cho công tác đối ngoại.

1.2. Công tác phiên dịch gồm

a) Phiên dịch cho Lãnh đạo Tổng cục tiếp và làm việc với khách nước ngoài, tham dự các hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước ngoài và các đoàn ra.

b) Phiên dịch cho cuộc tiếp và làm việc với khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Tổng cục (trừ các cuộc làm việc có liên quan trực tiếp đến hoạt động của các dự án, chương trình trợ giúp kỹ thuật).

2. Trách nhiệm của Văn phòng

a) Bố trí phiên dịch cho Lãnh đạo Tổng cục tiếp và làm việc với khách nước ngoài, tham dự các hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước ngoài và các đoàn ra của Lãnh đạo Tổng cục.

b) Tổ chức biên dịch các tài liệu đối với những lĩnh vực quản lý theo sự phân công của Lãnh đạo Tổng cục.

c) Hỗ trợ công tác biên, phiên dịch tài liệu đối với những đơn vị thuộc Tổng cục chưa tự đảm đương công việc biên, phiên dịch

3. Công tác biên, phiên dịch trong một số trường hợp đặc thù: trường hợp cần thiết phải biên, phiên dịch các ngôn ngữ đặc thù (tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Tây ban Nha, tiếng Lào v.v…) hoặc do khối lượng công việc lớn vượt quá khả năng biên, phiên dịch của các đơn vị, các đơn vị được phép thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ. Kinh phí thuê dịch vụ phiên dịch, biên dịch bên ngoài Tổng cục được thực hiện theo chế độ quy định. Trường hợp phải chi ngoài định mức trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét quyết định.

4. Kinh phí bồi dưỡng cho công tác biên, phiên dịch phục vụ cho công tác đối ngoại của Tổng cục được thực hiện theo chế độ hiện hành.

Điều 18. Quản lý nhập cảnh, xuất cảnh của khách nước ngoài: Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) chịu trách nhiệm về thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh cho các đoàn khách nước ngoài do Tổng cục mời vào làm việc theo chế độ quy định của Nhà nước.

Điều 19. Các quy định về lễ tân, khánh tiết

1. Kỷ niệm ngày Quốc khánh các nước có quan hệ hợp tác với Tổng cục

1.1. Văn phòng gửi thiếp chúc mừng Quốc khánh kèm theo danh thiếp của Lãnh đạo Tổng cục đến Đại sứ quán nước có liên quan. Trường hợp cần thiết có thể gửi lẵng hoa kèm theo danh thiếp chúc mừng của Lãnh đạo Tổng cục.

1.2. Lãnh đạo, cán bộ các đơn vị tham dự các hoạt động kỷ niệm Quốc khánh hoặc tiệc chiêu đãi theo giấy mời của Đại sứ quán.

2. Các hoạt động kỷ niệm khác

2.1. Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) trình Lãnh đạo Tổng cục quyết định về việc tham dự, cấp tham dự và hình thức tham dự đối với các hoạt động kỷ niệm như ngày thiết lập quan hệ ngoại giao, ngày sinh của lãnh tụ hoặc lãnh đạo các nước, kỷ niệm ngày thành lập của các tổ chức quốc tế lớn... có quan hệ mật thiết với Tổng cục.

2.2. Đối với các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhạy cảm: việc tham dự các hoạt động kỷ niệm các sự kiện có liên quan đến các quốc gia hoặc lãnh thổ này theo hướng dẫn chung của Bộ Ngoại giao và Bộ Tài chính.

Điều 20. Tổ chức chiêu đãi và tặng quà

1. Việc tổ chức tiệc chiêu đãi, tặng quà cho khách nước ngoài trên cơ sở định mức, chế độ hiện hành, đảm bảo tiết kiệm, lịch sự, phù hợp với truyền thống văn hoá dân tộc.

2. Đối với các đoàn khách nước ngoài của Lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng chủ trì, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục về tổ chức chiêu đãi, tặng quà.

3. Văn phòng chịu trách nhiệm nghiên cứu, đặt mua mẫu tặng phẩm chung, biểu tượng cho ngành Dự trữ và có khắc chữ để làm quà tặng cho các đoàn vào và các đoàn ra mang đi làm quà tặng.

Điều 21. Cung cấp thông tin đối ngoại

1. Việc cung cấp tài liệu và trao đổi thông tin với các đối tác nước ngoài phải tuân thủ theo những quy định bảo mật của Nhà nước và những quy định hiện hành của Bộ Tài chính và của Tổng cục Dự trữ Nhà nước.

2. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện trong đơn vị mình và chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng việc tuân thủ chế độ bảo mật theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Trang phục trong công tác đối ngoại

1. Mọi cán bộ, công chức khi tham gia các hoạt động đối ngoại phải mặc trang phục phù hợp với nghi lễ ngoại giao.

2. Tuỳ theo thời tiết cụ thể, cán bộ công chức phải mặc trang phục phù hợp.

a) Đối với nam giới: Trang phục đối ngoại bao gồm áo sơ mi, quần âu, bộ ký giả, bộ com-lê, thắt cra-vát, đi giầy hoặc dép có quai.

b) Đối với nữ giới: Trang phục đối ngoại bao gồm: bộ quần áo âu, bộ váy, bộ áo dài truyền thống, đi giầy hoặc dép có quai.

3. Đối với các buổi lễ, các cuộc đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi...có tính chất chính thức của Tổng cục, cán bộ, công chức phải mặc trang phục theo đúng yêu cầu ghi cụ thể trong giấy mời.

Điều 23. Tuyên truyền các hoạt động đối ngoại

1. Đối với các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Tổng cục, căn cứ vào nội dung và tính chất của cuộc gặp, Văn phòng chủ trì mời các báo của ngành để đưa tin.

2. Đối với các sự kiện đối ngoại lớn, các đoàn ra và vào cấp cao, căn cứ vào nội dung và tầm quan trọng của từng đoàn, Văn phòng chủ trì tổ chức triển khai các hoạt động tuyên truyền phù hợp (trước, trong và sau các sự kiện đối ngoại) trên các phương tiện thông tin đại chúng, chụp ảnh lưu niệm, tổ chức họp báo...

Chương VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 24. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân

1. Quy chế này được phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục để thực hiện.

2. Văn phòng có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới cán bộ, công chức đơn vị mình; chịu trách nhiệm liên đới nếu cá nhân trong đơn vị vi phạm.

4. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh về Văn phòng để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.